Документы при сокращении штата: что обязаны выдать работнику

Чек-лист: что проверить при получении документов при сокращении

1. Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) с записью об увольнении по сокращению штата.
2. Копия приказа об увольнении (заверенная подписью и печатью).
3. Расчетный листок с указанием всех выплат (зарплата, компенсации, выходное пособие).
4. Справка о сумме заработка за два года (форма 182н) для расчета больничных.
5. Справка 2-НДФЛ за текущий год (за предыдущие — по запросу).
6. Справка о среднем заработке для центра занятости (за последние 3 месяца).
7. Выписка из персонифицированного учета (СЗВ-СТАЖ) или сведения о стаже.
8. Копия уведомления о сокращении (подтверждение, что вас предупредили за 2 месяца).
9. Проверьте, что все документы подписаны и заверены печатью организации.
10. Убедитесь, что в трудовой книжке нет ошибок в датах и формулировках.
11. Заберите оригинал военного билета (если он хранился в отделе кадров).
12. Сохраните копии всех документов для возможных судебных споров.

Какие документы обязательно выдают при увольнении

Перечень установлен Трудовым кодексом и разъясняется в профильных письмах Минтруда и Социального фонда России. Далее подробно расскажем про каждый документ.

Бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р).Обязанность работодателя описана в ст. 84.1 ТК. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, в нее нужно:

• внести запись об увольнении;
• передать ее сотруднику в последний рабочий день.

Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки или начал работать после 1 января 2026 года, работодатель должен выдать ему справку по форме СТД-Р — сведения о трудовой деятельности. Форма есть в приказе Минтруда от 10.11.2026. Её можно:

• заполнить самостоятельно и распечатать;
• сформировать в бухгалтерской программе и распечатать;
• оформить в электронном виде с квалифицированной электронной подписью — согласно ст. 66.1 ТК.

Расчетный лист.В день увольнения сотрудник должен получить все выплаты, которые ему причитаются — это описано в ст. 140 ТК. Обычно это:

• итоговая заработная плата;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• премии, если есть.

Выплаты указывают в расчетном листе — его форма не зафиксирована в законе, но важно, чтобы все было прозрачно. Должно быть понятно, сколько денег начислено, как рассчитали удержания и премии, какая сумма будет выплачена в итоге. Это поможет избежать недопониманий с сотрудником и выполнить требования ст. 136 ТК РФ.

Сведения о трудовом стаже и пенсионных взносах.Работодатель передает в Социальный фонд России отчетность о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1 — единая форма сведений, а также РСВ — расчеты страховых взносов. При увольнении сотрудника нужно сделать выписки и выдать их работнику — это закреплено в п. 12 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в Письме СФР от 06.03.2026 № 19-20/33754.

В подразделе 1.2 могут быть указаны повышающие коэффициенты, например, если сотрудник работал в районах Крайнего севера

Выписки можно распечатать из программ кадрового и бухгалтерского учета или из личного кабинета Социального фонда.

Обязательные документы при увольнении сотрудника в 2026 году

В последний день работы сотрудника необходимо рассчитаться с ним и выдать ряд обязательных бумаг. Причем причина увольнения значения не имеет: по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению численности или штата, по инициативе работодателя и т.п.

Власти поменяли список документов от работодателя при увольнении, которые выдают работникам. Изменения связаны с поправками в законодательство под объединение ПФР и ФСС.

СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и справок 182н больше нет. Справку отменили вообще. Сведения о заработке фонд получит сам, а при необходимости направит работодателю сведения для оплаты первых трех дней больничного.

Какие документы выдавать при увольнении: таблица

Таблица №1

Документ	Кому выдавать
Бумажную трудовую книжку или форму СТД-Р	Всем работникам
Выписку из раздела 3 формы РСВ за квартал увольнения
Выписку из ЕФС-1 (вместо СЗВ-СТАЖ)
Расчетный листок за последний месяц
Справку о доходах и суммах налога (бывшая справка 2-НДФЛ)	Тем, кто написал заявление о выдаче
Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании и т. п.

Важно: не ошибитесь с датой окончательного расчета, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. Нарушение сроков — повод для штрафа от трудинспекторов. Когда дедлайн для расчета работника, разъяснил Минтруд.

Документы от работодателя при увольнении в 2026 году: список и образцы заполнения

Трудовая книжка. Бумажную трудовую выдавайте работникам, которые от нее не отказались. СТД-Р ‑ работникам, которые отказались от бумажной трудовой. Сотрудник не сможет устроиться на новую работу без трудовой или СТД-Р, потеряет в деньгах. А в случае конфликта вам придется ему заплатить. Если работник обратится в суд, вам придется выплатить средний заработок за все время, в течение которого он не мог приступить к новой работе из-за того, что не было трудовой книжки (ст. 234 ТК, абз. 2 п. 62 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2 и письмо Минтруда от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1577).

При увольнении в трудовую книжку сотрудника работодатель вносит запись с причиной расторжения трудового договора. К примеру, при увольнении по собственному желанию запись будет такой: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Также надо указать порядковый номер записи и дату (п. 15 Порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2026 № 320н).

СТД-Р. Работодатель выдает сотруднику СТД-Р, если он отказался от бумажной трудовой и перешел на электронный формат. Форма отчета утверждена приказом Минтруда от 10.11.2026 № 713н. Сведения по форме СТД-Р можно выдать на бумаге или в электронном виде. Бумажную форму СТД-Р заверьте подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии. Электронный документ заверьте усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.

В СТД-Р надо отразить данные о работодателе и сотруднике, периоде его работы у данного работодателя и сведения о подаче заявления о способе ведения трудовой книжки. В разделе с данными о работе приводят все сведения за период работы сотрудника у конкретного работодателя от приема до увольнения.

Сведения о стаже сотрудника (бывший СЗВ-СТАЖ). Сведения о стаже включают в новый отчет «Сведения для ведения индивидуального персонифицированного учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)». Данные следует показывать в подразделе 1.2 раздела 1 формы.

Нужно ли при увольнении в 2026 году выдавать справки о заработке

С 2026 года работодатели не обязаны выдавать работникам справки 182н. Закон исключает обязанность работодателей выдавать работнику справку о сумме заработка для начисления пособий. Эта функция будет возложена на новый объединенный фонд.

Вместе с тем по просьбе сотрудника работодатель вправе выдать справку о среднем заработке для службы занятости. Официально документ называется «Справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (службы) для постановки на учет в центре занятости». Рекомендуемая форма приведена в письме Минтруда от 10.01.19 № 16-5/В-5.

Справки и документы, выдаваемые по запросу работника

Есть документы, которые работодатель выдает уволенному сотруднику по запросу — письменному заявлению. Они могут понадобиться для новой работы, оформления пособий или подтверждения дохода. Расскажем о каждом подробнее.

Справка о заработке для расчета пособий по форме 182н.Справку назвали по номеру Приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, который уже не действует — теперь данные о заработке получают автоматически из Социального фонда. При этом работник все равно может запросить справку — в таком случае можно воспользоваться шаблоном от Минтруда.

Справка о среднем заработке для службы занятости.В ней нужно указать заработок сотрудника за три календарных месяца до увольнения. Актуальную форму можно найти на портале правовых актов.

• трудовой договор;
• приказы о приеме на работу, переводе, увольнении;
• табели учета рабочего времени;
• графики отпусков.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодателю нужно подготовить копии в течение трех рабочих дней.

Возврат оригиналов документов сотрудника.После увольнения их стоит отдать, иначе придется запрашивать письменное согласие сотрудника для их хранения. Так рекомендуют сделать представители Роструда.

Как и когда выдавать документы при увольнении

Документы из обязательного перечня нужно выдать в день увольнения. А прочие справки — в течение трех дней после заявления работника. Причем по ст. 62 ТК РФ сотрудник может обратиться за документами в любое время, даже через месяц после увольнения.

Что делать, если сотрудник не может получить документы лично

Если сотрудник не смог забрать документы в день увольнения, работодатель должен сообщить ему, что их все равно нужно получить — это описано в ст. 84.1 ТК РФ. Также по соглашению с сотрудником можно:

Переслать документы почтой.Отправить бумажную трудовую книжку или справки по почтовому адресу, который указал сотрудник. В этом случае оформите опись вложения и сохраните квитанцию об отправке — так можно будет подтвердить, что вы отправили все в срок.

Отправить часть документов по электронной почте.Например, можно отправить выписку из электронной трудовой. Файл нужно подписать квалифицированной электронной подписью работодателя.

Коротко

Сотруднику, который увольняется, нужно выдать обязательные документы.Это бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой, расчетный лист с расшифровкой выплат, а также выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.

Некоторые документы выдают только по запросу работника.К ним относятся: копия приказа об увольнении, справки о доходах, среднем заработке, а также копии трудового договора, приказов и других кадровых документов. Их нужно выдать по запросу в течение трех рабочих дней.

Документы нужно выдать в последний день работы.Если сотрудник не забирает их лично, работодатель направляет ему уведомление и может переслать документы по почте или в электронном виде. За нарушение сроков есть штрафы: до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для ООО.

Ответы на частые вопросы о документах при сокращении штата

Вопрос: Какие документы работодатель обязан выдать в день увольнения при сокращении штата?
Ответ: В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку (или сведения о трудовой деятельности), расчетный листок, справку о сумме заработка за два года (182н) и копию приказа об увольнении.

Вопрос: Нужно ли выдавать справку 2-НДФЛ при сокращении?
Ответ: Да, справка 2-НДФЛ за текущий год выдается обязательно, а за предыдущие годы — по письменному заявлению работника.

Вопрос: В какой срок нужно выдать документы, если сотрудник не пришел за ними в день увольнения?
Ответ: Работодатель обязан направить уведомление о необходимости получить документы, а затем выслать их по почте или передать через доверенное лицо в течение трех рабочих дней с момента получения запроса.

Вопрос: Какие документы нужно запросить дополнительно для постановки на учет в центре занятости?
Ответ: Для центра занятости потребуется справка о среднем заработке за последние три месяца (форма может быть утверждена региональным центром) и копия приказа об увольнении.

Вопрос: Обязан ли работодатель выдавать копии внутренних документов компании при сокращении?
Ответ: Нет, работодатель не обязан выдавать внутренние локальные акты, но по письменному заявлению работника может предоставить заверенные копии документов, связанных с его работой (например, должностную инструкцию).

Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается выдавать документы при сокращении?
Ответ: Необходимо направить письменное заявление с требованием выдать документы, а в случае отказа — обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Вопрос: Нужно ли выдавать военный билет при сокращении?
Ответ: Военный билет не входит в перечень обязательных документов при увольнении, он возвращается работнику, если хранился в отделе кадров, но это не является обязанностью работодателя.

Вопрос: Какие документы подтверждают стаж при сокращении штата?
Ответ: Стаж подтверждается трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности (СТД-Р), а также справкой о периодах работы (если сотрудник работал до 2020 года).

Вопрос: Можно ли получить документы электронно при сокращении?
Ответ: Да, если в компании ведется электронный документооборот, работник может получить скан-копии документов на электронную почту, но оригиналы (например, трудовую книжку) все равно нужно забрать лично или заказать почтой.

Вопрос: Какие документы нужно выдать при сокращении, если сотрудник работал по совместительству?
Ответ: Перечень документов тот же: трудовая книжка (если основная работа), справки о заработке, расчетный листок, копия приказа об увольнении. Дополнительно можно запросить справку о периодах работы по совместительству.