Как дополнить трудовой договор недостающими сведениями и условиями: частые ошибки и обязательные требования

Памятка: как правильно дополнить трудовой договор

1. Проверьте, какие обязательные сведения и условия отсутствуют в текущем договоре.
2. Подготовьте проект дополнительного соглашения в двух экземплярах.
3. Укажите в соглашении конкретные недостающие сведения или условия.
4. Согласуйте текст с работником (при необходимости — с юристом).
5. Подпишите дополнительное соглашение обеими сторонами.
6. Зарегистрируйте соглашение в журнале учета трудовых договоров.
7. Вручите один экземпляр работнику под подпись.
8. Убедитесь, что изменения не ухудшают положение работника.
9. Храните дополнительное соглашение вместе с основным договором.
10. При необходимости внесите изменения в кадровые документы (приказы, личную карточку).

Обязательные условия и сведения в трудовом договоре

• фамилия работника,
• имя работника,
• наименование работодателя,
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника,
• ИНН работодателя,
• сведения о представителе со стороны работодателя а также полномочия, на основании которых представитель работодателя подписывает трудовой договор,
• место и дата заключения договора.

Кроме того, недавно появилась новая норма относительно иностранных граждан, которые временно пребывают на территории России. Для них дополнительными сведениями является: сведения о разрешении на работу и сведения о патенте или сведения о разрешении на временное проживание. Для иностранцев, которые постоянно проживают на территории РФ — сведения о виде на жительство.

• Место работы;
• Трудовая функция;
• Дата начала работы. (Если трудовой договор срочный, то обязательно указывать срок его действия и основания, в связи с которыми данный трудовой договор является срочным со ссылками на нормы закона, в частности, статью 59 Трудового Кодекса.);
• Условия оплаты труда;
• Режим рабочего времени и отдыха;
• условия при приеме на работу работников с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы;
• условие об обязательном социальном страховании;
• условия труда на рабочем месте.

Для иностранцев, временно пребывающих на территории Российской Федерации, ещё одним обязательным условием является наличие сведений о добровольном медицинском страховании. Это могут быть, например, реквизиты полиса ДМС что или договор между работодателем и медицинской организацией, имеющей лицензию на оказание первичной медико-санитарной помощи иностранному гражданину. Кроме того, обязательными условиями могут быть какие-то другие условия, которые предусмотрены в рамках закона для определенных категорий работников, в частности, для медицинских и педагогических работников. Дополнительными условиями, которые могут быть включены по желанию работника и работодателя в трудовой договор могут являться сведения о структурном подразделении, длительность испытательного срока, обязательства работника о неразглашении конфиденциальной информации, обязанность работника после обучения за счет средств работодателя отработать определенное время, виды и условия дополнительного страхования. Кроме того, могут быть дополнительные условия, такие как улучшение социально-бытовых условий работника и членов его семьи, права и обязанности работника и работодателя, дополнительное негосударственное пенсионное страхование работника.

Итак, мы рассмотрели наиболее распространённые виды ошибок, которые допускают работодатели при составлении трудовых договоров. Теперь рассмотрим некоторые из них более детально.

Место работы

Указание места работы – обязательное условие составления трудового договора, но если его указывать слишком детально, то работник может отказаться от переезда в случае, если ему будет предложено новое место работы. Тогда работодателю придётся выплачивать, например, компенсацию в рамках статьи 74 ТК РФ «Изменение организационных или технологических условий труда». Статья достаточно тяжелая, поэтому детально место работы указывать не рекомендуем. Возможна и другая ошибка — место работы указывается слишком абстрактно. В этом случае у работодателя могут возникнуть сложности при увольнении за прогул – неясно, где место работы работника и куда он фактически не вышел.

Пример оптимального варианта: «ООО «Мир», город Москва», или, если работник принимается в отдельное обособленное подразделение или филиал, то можно указать место работы «ООО «Мир», филиал в городе Калининград», и тогда вопросов не возникнет.

Трудовая функция

Другим обязательным условием является трудовая функция — работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией, специальностью с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В трудовом договоре необходимо указывать наименование должности, профессии, специальности с указанием квалификации работников. Если есть должностная инструкция то подробно указывать всё, что должен делать работник необязательно, а достаточно указать его должность без указания дополнительных обязанностей. Все обязанности можно отразить в должностной инструкции. В случае отсутствия должностных инструкций описание трудовой функции обязательно должно присутствовать в трудовом договоре. Без этого будет сложно требовать от работника выполнения обязанностей, не предусмотренных договором (ст. 60, ч. 2 ст. 72.2 ТК РФ).

Если работнику по должности положены какие-то определенные компенсации и льготы в рамках законодательства, то нужно эту должность указывать в соответствии с ЕТКС, ЕКС или проф. стандарте (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Это правило также позволит упростить сокращение штата.

Дата начала работы

В трудовом договоре обязательно необходимо указать дату начала работы. Если дата начала работы не указана, то работник считается принятым на работу на следующий рабочий день после вступления трудового договора в силу и он должен приступить к работе. Если работник не приступил к работе в указанный срок, то трудовой договор может быть аннулирован работодателем. Если трудовой договор заключается с иностранцем которому нужно получить разрешение на работу, то практически всегда на практике возникает вопрос, какую дату начала работы поставить в трудовом договоре. При подаче документов в миграционные органы трудовой договор предоставляется и дата подписания договора может не совпадать с датой начала работы, а дата начала работы должна следовать за датой получения разрешения на работу.

Срочный трудовой договор

При заключении срочных трудовых договоров обязательно необходимо отразить причины заключения срочного трудового договора (ст. 59 ТК РФ), срок действия трудового договора (максимальный срок – 5 лет). В случае несоблюдения двух указанных условий при заключении срочного трудового договора при возникновении споров суды как правило становятся на сторону работника.

МРОТ

Условия оплаты труда обязательно должны быть указаны в трудовом договоре. Заработная плата должна быть указана в соответствии с системой оплаты труда, действующей в компании в рамках штатного расписания. При указании оклада и тарифной ставки необходимо учитывать квалификацию, сложность работы, минимальный размер оплаты труда (МРОТ) на полную ставку или размер минимальной зарплаты в регионе. Например, в Москве и Санкт-Петербурге — городах федерального значения — МРОТ отличается от минимального размера оплаты труда в других регионах, который устанавливается на федеральном уровне для всей территории Российской Федерации и эти условия обязательно надо учитывать. Кроме того, в трудовом договоре должен быть указан порядок выплаты зарплаты, в том числе сроки, если они не прописаны в коллективном договоре или правилах внутреннего распорядка (ч.6 ст. 136 ТК РФ). Это требование статьи 136 ТК и по поводу неё было много споров и вопросов но сейчас всё работает в рамках данной статьи. Однако многие работодатели продолжают совершать ошибки, в частности, например, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца.

Сроки выплаты заработной платы

Помимо этого условия обязательно должны быть указаны сроки выплаты заработной платы, недостаточно просто указать «два раза в месяц». Если же в локальном нормативном акте предусмотрены сроки выплаты заработной платы, то в трудовом договоре можно сделать ссылку на эти нормы. Пример:

«Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца: за первую половину месяца – 16-30 (31) число этого месяца, за вторую половину месяца – 1-15 число следующего месяца.»

Стимулирующие выплаты

Заработная плата может состоять из оклада и стимулирующих выплат. Описание стимулирующих выплат (доплат, надбавок стимулирующего характера, премий и т.д.) также может быть указано в трудовом договоре. Стимулирующие выплаты не привязаны к определенным числам и месяцам и могут выплачиваться за другие периоды (не только полмесяца, как это отражено в части должностного оклада в трудовом договоре).

Если положением об оплате труда предусмотрено, что выплаты стимулирующего характера производятся раз в месяц, то работодатель, соответственно, может выплачивать их раз в месяц. Это также отражено в письме Минтруда (от 23.09.2017 N 14-1/ООГ-8532).

Оплата труда по неполной ставке

Часто у работодателей возникают сложности при написании условий оплаты труда при неполной ставке и очень часто совершают в них ошибки. Как корректно отразить неполную ставку в трудовом договоре? Мы предлагаем два варианта формулировок, которые не противоречат нормам трудового законодательства:

1. Указать полный оклад. «Оплата труда работника производится пропорционально отработанному времени исходя из оклада по полной ставке 30 000 (тридцать тысяч) рублей 00 копеек в месяц»
2. Указать половину оклада. «Работнику устанавливается оклад 15 000 (пятнадцать тысяч) рублей в месяц, что согласно штатному расписанию ООО «ABC» составляет половину от оклада по должности администратора офиса».

Эти две формулировки помогут и бухгалтеру по расчету заработной платы и другому специалисту и самим работникам понимать, в каком же размере будет выплачена заработная плата работнику без каких-то определённых сложностей и спорных вопросов.

Указание размера зарплаты в иностранной валюте

Важным условием в трудовом договоре является валюта, в которой указывается заработная плата. Указание зарплату в иностранной валюте является нарушением, т.к. зарплата выплачивается в рублях (ч.1 ст. 131 ТК РФ) и в трудовом договоре она также должна быть указана в рублях (письма Роструда от 11.03.2009 N 1145-NP, от 20.11.2015 N 2631-6-1). Указание зарплаты в иностранной валюте без указания курса также приводит к ситуации, в которой размер заработной платы фактически не зафиксирован трудовым договором и зависит от курса валюты. Нарушается правило, согласно которому оклад должен быть фиксированным. По этим нарушениям имеется судебная практика, в которой работодателей привлекали к ответственности за «плавающий» курс и, соответственно «плавающую» выплату зарплаты. Для иностранных компаний вариантом решения данной проблемы была фиксация курса валюты в договоре, однако в таком случае указание зарплаты в иностранной валюте теряет смысл, т.к. фактически в трудовом договоре будет прописана фиксированная сумма в рублях.

Режим рабочего времени и отдыха

Кроме того, обязательным условием трудового договора является режим рабочего времени и отдыха. Если он описан в локальных нормативных актах, то в трудовом договоре можно сделать ссылку на эти ЛНА.

Для некоторых категорий работников продолжительность рабочего времени ограничена законом. Например, для инвалидов 1 и 2 групп – не более 35 часов в неделю, мед. работникам – не более 39 часов в неделю (в зависимости от специализации продолжительность рабочего времени может быть и ниже), совместители – не более 20 часов в неделю.

Обязательное социальное страхование

В трудовой договор необходимо включать условие об обязательном социальном страховании (абз. 10 ч.2 ст.57 ТК РФ). Например, формулировка, которая не противоречит действующему законодательству: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации». Никаких дополнительных требований ТК РФ не предусмотрено. Под данное требование не попадают иностранные работники ВКС. Они не подлежат обязательному социальному страхованию и это условие в трудовой договор включать не нужно (абз.1 ч.1 ст.2 225-ФЗ). Однако, если работодатель случайно забудет удалить данное условие из типового трудового договора при заключении ТД с ВКС, то это не будет являться ошибкой.

Что делать в случае обнаружения ошибок в обязательных условиях?

Если в трудовом договоре отсутствуют какие-то обязательные условия либо они внесены некорректно, то необходимо заключить с работником доп. соглашение и внести соответствующие изменения и дополнения в трудовой договор. Заключать доп. соглашения необходимо как можно скорее после обнаружения ошибок для того, чтобы избежать санкций со стороны государственной инспекции труда и прокуратуры по результатам плановых и внеплановых проверок, а также жалоб и обращений в суд со стороны работника.

Часто задаваемые вопросы о дополнении трудового договора

Вопрос: Каким образом вносятся недостающие сведения в трудовой договор?
Ответ: Недостающие сведения вносятся путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.

Вопрос: Можно ли дополнить трудовой договор условиями, не указанными в ТК РФ?
Ответ: Да, можно, если они не ухудшают положение работника по сравнению с трудовым законодательством.

Вопрос: Что делать, если в договоре не указано место работы?
Ответ: Необходимо составить дополнительное соглашение, указав конкретное место работы (например, структурное подразделение).

Вопрос: Как исправить ошибку в дате начала работы?
Ответ: Ошибка исправляется путем подписания дополнительного соглашения с верной датой.

Вопрос: Нужно ли заверять у нотариуса дополнение к трудовому договору?
Ответ: Нет, дополнительное соглашение составляется в простой письменной форме и подписывается сторонами.

Вопрос: Какие условия считаются недостающими в трудовом договоре?
Ответ: Условия, которые не были включены при заключении договора, но являются обязательными согласно ст. 57 ТК РФ.

Вопрос: Можно ли дополнить договор условиями о неразглашении коммерческой тайны?
Ответ: Да, это допускается путем включения соответствующего пункта в дополнительное соглашение.

Вопрос: Какой срок для внесения недостающих сведений?
Ответ: Законодательство не устанавливает конкретного срока, но рекомендуется сделать это сразу после обнаружения.

Вопрос: Обязательно ли уведомлять работника о дополнении договора?
Ответ: Да, работник должен быть ознакомлен с изменениями под подпись.

Вопрос: Что будет, если не дополнить договор недостающими сведениями?
Ответ: Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.