Как оформить больничный в организации: инструкция для работодателя

Памятка для работодателя: как действовать при больничном сотрудника

1. Проверьте, настроена ли система электронного документооборота с СФР.
2. Убедитесь, что на всех сотрудников поданы актуальные «Сведения о застрахованных лицах».
3. Отслеживайте оповещения от СФР об открытии электронного больничного.
4. Запросите у сотрудника номер электронного листка нетрудоспособности, если он не поступил автоматически.
5. Сверьте данные в полученном больничном с информацией о сотруднике.
6. Отправьте в СФР заполненный реестр сведений для расчета пособия.
7. Рассчитайте и выплатите сотруднику сумму за первые 3 дня болезни.
8. Убедитесь, что СФР получил все данные для выплаты оставшейся части пособия.
9. Сохраните копии всех отправленных документов в личном деле сотрудника.
10. Проконтролируйте фактическое поступление выплаты сотруднику на карту.

Шаг 1. Настроить систему обмена информацией с СФР

Способ 1. Работать через личный кабинет страхователя на сайте Социального фонда. Чтобы войти в личный кабинет, нужно авторизоваться через Госуслуги и предоставить личному кабинету страхователя право на просмотр:

• вашего номера телефона;
• списка организаций;
• ФИО;
• СНИЛС;
• адреса электронной почты

Главная страница состоит из разделов. Вот руководство от СФР по работе с каждым разделом.

Способ 2. Подключиться к системе «Социального электронного документооборота» (СЭДО).

СЭДО — это сервис для обмена документами между СФР, медицинскими учреждениями и работодателями. СЭДО интегрирован в бухгалтерскую программу или систему электронного документооборота, которой вы пользуетесь.

На всех этапах работы с СФР требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Чтобы её получить, руководитель компании или ИП должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или к доверенному лицу. Налоговики говорят, что к ним предварительно можно не записываться. При себе имейте паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-носитель.

Шаг 2. Подать «Сведения о застрахованных лицах»

«Сведения о застрахованных лицах» (СоЗЛ) — отчёт, который компания обязана отправить в Соцфонд по каждому работнику. Отчёт включает ФИО сотрудника, СНИЛС, адрес, банковские реквизиты. Данные необходимы, чтобы фонд назначил пособие по нетрудоспособности.

• устраивается на работу;
• наступает страховой случай, то есть болезнь, а СоЗЛ ещё не отправлены в СФР;
• сведения изменились, например, человек сменил паспорт или адрес

наступает страховой случай, то есть болезнь, а СоЗЛ ещё не отправлены в СФР;

Руководитель обязан отправить СоЗЛ в три рабочих дня с даты получения от сотрудника.

Форму отчёта можно посмотреть здесь. Отправляйте отчёт через СЭДО — это удобно и надёжно. По отзывам бухгалтеров региональные отделения СФР отказываются принимать документ в бумажном виде.

С 1 января этого года подрядчики по договорам ГПХ считаются застрахованными на случай болезни и в связи с материнством. Поэтому по ним тоже необходимо отправлять СоЗЛ.

Шаг 3. Получить оповещение, что больничный лист открыт

Открывает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) лечащий врач поликлиники. Он размещает ЭЛН в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» (ЕИИС Соцстрах).

СФР получает информацию об открытии больничного и передаёт её работодателю. Если статус документа изменится, к примеру, больничный будет продлён или аннулирован, СФР известит работодателя.

Больничные листы аннулируют по разным причинам, к примеру, врач ошибся в коде диагноза. В случае аннулирования сотрудник получит уведомление на Госуслугах. Скорее всего, ошибку исправят и разместят в системе новый ЭЛН. Если нет — работнику лучше связаться с врачом самостоятельно.

Шаг 4. Отправить данные в Социальный фонд

Когда ЭЛН закроют, Социальный фонд отправит работодателю документ с данными сотрудника. Бухгалтер должен проверить документ, дополнить — при необходимости, и отправить обратно в течение трёх дней. Дополнительно фонд может запросить сведения:

• о страховом стаже работника;
• о выплатах за расчётный период с разбивкой по годам;
• о районном коэффициенте;
• о периоде проведения судебно-медицинской экспертизы, если она проводилась

о периоде проведения судебно-медицинской экспертизы, если она проводилась

Чтобы было проще разобраться в процессе взаимодействия работодателя, Социального фонда и медорганизаций, смотрите схему:

Ст. 15.2 федерального закона «Об обязательном страховании по болезни и материнству» предусматривает ответственность для работодателя, если он не отправил документы, просрочил отправку или подал неверные сведения. Отделения СФР активно пользуются этой статьёй. Бывает, компании отправляют неправильные данные, и фонды из-за этого перечисляют больше денег, чем должно быть. Если в этом виноват работодатель, он заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч и возместит излишне понесённые расходы фонда.

Подпишитесь, чтобы узнавать о мерах поддержки и получать новые решения для вашего дела!

Шаг 5. Оплатить первые 3 дня больничного

Первые 3 дня травмы или болезни сотрудника оплачивает начальник, начиная с четвёртого дня — СФР.

В этом году расчёт пособия по нетрудоспособности изменился, поскольку ввели предел среднего дневного заработка (СДЗ). СДЗ не должен быть больше 2 736,99 и меньше 533,98 руб. Как теперь рассчитать больничный, читайте в нашем материале.

Часто задаваемые вопросы об оформлении больничного в организации

Вопрос: Как быстро организация узнает, что я открыл больничный?
Ответ: После настройки системы обмена с СФР работодатель получает автоматическое оповещение об открытии электронного листка нетрудоспособности.

Вопрос: Нужно ли мне лично приносить бумажный больничный в бухгалтерию?
Ответ: Нет, с 2022 года больничные листы оформляются только в электронном виде, и данные передаются напрямую в СФР и работодателю.

Вопрос: Что делать, если я заболел в первый день работы?
Ответ: Вам необходимо оформить больничный у врача, а работодатель обязан передать сведения о вас как о застрахованном лице в СФР.

Вопрос: Какие данные нужно подать в СФР для выплаты пособия?
Ответ: Работодатель подает «Сведения о застрахованных лицах»: паспортные данные, СНИЛС, ИНН и реквизиты для перечисления пособия.

Вопрос: Кто оплачивает первые три дня больничного?
Ответ: Первые три дня временной нетрудоспособности оплачивает работодатель за свой счет.

Вопрос: Как долго ждать выплату по больничному от СФР?
Ответ: После получения от работодателя всех необходимых данных СФР перечисляет пособие в течение 10 рабочих дней.

Вопрос: Что будет, если работодатель не отправит данные в СФР вовремя?
Ответ: Задержка выплаты пособия может быть оспорена через трудовую инспекцию, а на работодателя может быть наложен штраф.

Вопрос: Может ли работодатель отказаться оплачивать больничный?
Ответ: Нет, оплата больничного — это обязанность работодателя, предусмотренная Трудовым кодексом РФ.

Вопрос: Как проверить, что мой больничный оплачен правильно?
Ответ: Вы можете проверить начисления в личном кабинете на портале «Госуслуги» или запросить расчетный лист в бухгалтерии.

Вопрос: Что делать, если больничный закрыт, а выплаты нет?
Ответ: Свяжитесь с работодателем для проверки отправки данных в СФР или обратитесь в отделение Социального фонда.