Как оформить сотрудника на время больничного основного работника: приказ и документы

Краткая памятка по оформлению замещения на время больничного

1. Получите письменное согласие сотрудника на выполнение дополнительных обязанностей.
2. Определите размер доплаты за замещение и зафиксируйте его в дополнительном соглашении.
3. Издайте приказ о возложении обязанностей на время больничного основного работника.
4. Ознакомьте замещающего сотрудника с приказом под подпись.
5. Убедитесь, что в табеле учета рабочего времени корректно отражена работа заместителя.
6. Проверьте, не превышает ли общая продолжительность работы замещающего нормы рабочего времени.
7. При продлении больничного своевременно обновите приказ.
8. Сохраните все документы (согласие, допсоглашение, приказ) для кадрового учета.
9. Рассчитайте и выплатите доплату вместе с заработной платой.
10. После выхода основного сотрудника отмените приказ о замещении.

Что может сделать работодатель, если один из сотрудников ушел на больничный

Что может сделать работодатель, если один из сотрудников ушел на больничный:

1. Перевести временно на данную должность его коллегу (основание – ст. 72.2 ТК РФ). При этом надо оформить допсоглашение к договору и приказ о замещении на время больничного, образец которого будет представлен далее.
2. Возложить дополнительно функции отсутствующего работника на его коллегу, оформив при этом допсоглашение к трудовому договору и приказ о совмещении должностей (основание – ст. 60.2 ТК РФ).
3. Нанять нового человека на период отсутствия основного сотрудника.

Совмещение будет эффективным только если объем работы относительно небольшой. В ином случае лучшей альтернативой станет замещение.

Понятие замещения должности

Замещение должности – это перевод сотрудника компании на другую должность путем оформления соответствующего распоряжения. Перевод может осуществляться как на временной, так и на постоянной основе. Замещающий работник будет указан в документах как ИО или ВРИО. Замещение может понадобиться в следующих случаях: если основной сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декретном отпуске и др.

Механизм замещения регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. При переводе происходит изменение функциональных обязанностей замещающего. Сотрудник выполняет только обязанности своего коллеги в полном объеме, зарплата ему начисляется в соответствии с выполняемой работой, но как правило, не ниже его основного среднего заработка. Записи о периоде замещения в трудовую книжку при этом не вносятся, достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.

Работодатель не имеет права заставлять нанятый персонал замещать другие должности против его воли. Это возможно только с согласия работника, и в случае отказа он не несет никакой ответственности. Исключением являются ситуации, когда замещение временно отсутствующего работника обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).

ТК РФ устанавливает продолжительность максимального срока замещения – 1 год, а при замещении болеющего сотрудника, или находящегося на отдыхе – до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливает руководитель организации по согласованию с замещающим лицом.

Положена ли доплата за замещение?

Положена ли доплата за замещение? Если кратко, то да — она положена, но только в отдельных случаях: если новая работа более сложная или предполагает больший объем обязанностей, чем основная работа замещающего.

При замещении же сотрудник оставляет свои обязанности по основной должности и выполняет работу только за отсутствующего работника. Доплата в этом случае возможна, если новая работа является более сложной или предполагает больший объем трудовых обязанностей, чем основная работа замещающего. В любом случае порядок оплаты фиксируется в прилагаемом к трудовому договору допсоглашении о замещении.

Приказ о замещении на время больничного

• наименование юридического лица;
• дату составления;
• Ф. И. О. лица, которое переводится на новую должность;
• сведения о прежней должности и замещаемой;
• причину перевода;
• размер оплаты;
• ссылку на документ, ставший основанием для перевода;
• дату, с которой замещение вступает в силу;
• дату окончания замещения (или иное указание);
• подпись руководителя компании;
• подпись сотрудника, заступающего на новую должность, об ознакомлении.

Эти сведения должны быть отражены в распоряжении в обязательном порядке. Остальную информацию фиксируют при необходимости. С приказом должно ознакомиться лицо, в отношении которого он был составлен.

Составлению приказа предшествует написание служебной записки на замещение сотрудника начальником структурного подразделения, где работает отсутствующий сотрудник. Служебная записка подается руководителю организации на рассмотрение. Сотрудник, согласившийся заменять отсутствующее лицо, подтверждает свое согласие письменно и также подает его руководителю. Только после этого издается соответствующее распоряжение.

Составьте служебную записку в произвольной форме. Как правило, это делает руководитель отдела кадров или другого структурного подразделения.

Рекомендуем указать в ней, в частности, причину, по которой нужно возложить обязанности, сведения о том, какие именно обязанности и кому предлагаете поручить, дату, с которой их нужно возложить, и на какой срок, если временно, вашу подпись и дату составления служебной записки.

Другие документы

Приложение N 1. Информация о результатах мониторинга реализации ежегодного плана реализации Федеральной научно-технической программы развития синхротронных и нейтронных исследований и исследовательской инфраструктуры на 2019 — 2027 годы. Приказ Министерства науки и высшего образования РФ от 23.11.2026 N 1438 «Об утверждении порядка подготовки для совета по реализации Федеральной научно-технической программы развития синхротронных и нейтронных исследований и исследовательской инфраструктуры на 2019 — 2027 годы промежуточных и итоговых отчетов о ходе реализации Федеральной научно-технической программы развития синхротронных и нейтронных исследований и исследовательской инфраструктуры на 2019 — 2027 годы и достижении целевых индикаторов и показателей Федеральной научно-технической программы развития синхротронных и нейтронных исследований и исследовательской инфраструктуры на 2019 — 2027 годы и их формы» (документ не действует)

Подраздел 3.9. Сведения о руководителе обособленного подразделения оператора инвестиционной платформы (при наличии). Указание Банка России от 29.01.2026 N 5395-У «О порядке и сроках составления и представления в Банк России отчетов операторами инвестиционных платформ, формах отчетов операторов инвестиционных платформ и составе включаемых в них сведений» (документ не действует)

Приказ Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям от 20.12.2017 N 500 «О внесении изменений в Порядок проведения аттестации кандидатов на должность руководителя и руководителя подведомственной Федеральному агентству по печати и массовым коммуникациям образовательной организации дополнительного профессионального образования, утвержденный приказом Роспечати от 08.09.2014 N 225 «Об утверждении Порядка проведения аттестации кандидатов на должность руководителя и руководителя подведомственной Федеральному агентству по печати и массовым коммуникациям образовательной организации дополнительного профессионального образования» (документ не действует)

Вопрос: Обязана ли образовательная организация уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных участников образовательных отношений с целью организации образовательной деятельности, деятельности по реализации образовательных программ с применением средств авторизации? Если да, то в каком виде/носителе (электронном или бумажном) образовательная организация обязана исполнять функцию по ведению журнала успеваемости? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, январь 2026 г.)

Вопрос: В АО произошла смена директора. Кем подается заявление в регистрирующий орган для внесения изменений в ЕГРЮЛ: нотариусом или новый директор вправе сам подать такое заявление? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, январь 2026 г.)

Вопрос: Судом взысканы пени из расчета ключевой ставки ЦБ РФ 19% за определённый период, далее пени взысканы по день фактического исполнения решения суда. При этом на момент рассмотрения дела ключевая ставка уже была 21%. Пристав сделал расчет за период, указанный в решении суда, из расчета 19%, как указано в решении суда, а остальное — по действующей ставке. Верно ли это? Не выходит ли пристав за пределы заявленного иска и решения суда? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, январь 2026 г.)

Часто задаваемые вопросы о временном замещении сотрудника

Вопрос: Можно ли оформить замещение без согласия работника?
Ответ: Нет, для возложения дополнительных обязанностей требуется письменное согласие сотрудника.

Вопрос: Как оплачивается работа замещающего сотрудника?
Ответ: Работодатель обязан установить доплату, размер которой определяется по соглашению сторон.

Вопрос: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку о замещении?
Ответ: Нет, запись в трудовую книжку вносится только при постоянном переводе.

Вопрос: Какой документ является основанием для замещения?
Ответ: Основанием является приказ о возложении дополнительных обязанностей на время отсутствия основного работника.

Вопрос: Может ли замещающий сотрудник отказаться от доплаты?
Ответ: Отказ от доплаты не освобождает работодателя от обязанности ее установить, если работа выполняется.

Вопрос: На какой срок можно оформить замещение?
Ответ: На весь период временной нетрудоспособности основного работника.

Вопрос: Что делать, если больничный затягивается?
Ответ: Необходимо продлить срок действия приказа о замещении или издать новый.

Вопрос: Можно ли привлечь к замещению внешнего совместителя?
Ответ: Да, можно оформить срочный трудовой договор или совместительство.

Вопрос: Как рассчитать доплату за замещение?
Ответ: Доплата может быть установлена в фиксированной сумме или в процентах от оклада замещаемого сотрудника.

Вопрос: Нужно ли уведомлять профсоюз о замещении?
Ответ: Только если это предусмотрено коллективным договором или локальными актами организации.