Как оформить в 1с больничный, совпавший с отпуском: продление и перенос

Памятка: ключевые шаги при совпадении больничного и отпуска

1. Получить от сотрудника листок нетрудоспособности.
2. Определиться с вариантом: продление или перенос отпуска.
3. Если выбран перенос — взять письменное заявление от сотрудника.
4. Издать приказ о переносе или продлении отпуска.
5. Внести изменения в график отпусков (при необходимости).
6. В программе 1С создать документ «Перенос отпуска» или скорректировать даты.
7. Пересчитать отпускные, если даты изменились.
8. Начислить пособие по временной нетрудоспособности.
9. Приложить копии документов (больничный, заявление, приказ) в личное дело.
10. Уведомить бухгалтерию об изменениях для корректного расчета зарплаты.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска

Сначала важно понять, что говорит закон, а конкретно. Если работник заболел во время отпуска, есть несколько вариантов развития событий.
ст. 124 ТК РФ

Ключевое правило: если сотрудник заболел во время отпуска, дни отпуска и дни больничного считаются отдельно. Это означает, что работник не теряет свой отпуск. Он может либо продлить его, либо перенести на другое время.

Логика простая: отпуск — это время для отдыха и восстановления сил. Если человек болеет, он не отдыхает, он лечится. Поэтому государство защищает право работника на полноценный отпуск.

Отпуск может быть продлён или пернесён в рамках текущего года, в котором работник болел, или на следующий год. Конечно, первый вариант проще и предпочтительнее.

Больничный лист

• ФИО пациента.
• Даты болезни.
• Диагноз (может быть закодирован).
• Подпись врача и печать медучреждения.

Больничный сотрудник оформляет стандартным образом, как если бы он находился не в отпуске. Сотрудник получает электронный листок нетрудоспособности, после чего данные поступят в Социальный фонд России.

Заявление сотрудника

Сотрудник должен написать заявление о том, что он хочет либо продлить, либо перенести отпуск.

• ФИО сотрудника.
• Даты первоначального отпуска.
• Даты больничного.
• Просьба о продлении или переносе.
• Новые даты отпуска (если перенос).

Приказ работодателя

• Фамилию и должность сотрудника.
• Первоначальные даты отпуска.
• Даты больничного.
• Новые даты отпуска.
• Дату издания приказа.

Копии документов в личное дело

Все документы должны быть скопированы и подшиты в личное дело сотрудника. Это нужно для проверки трудовой инспекцией.

Как оформить продление отпуска

Продление отпуска — это самый простой вариант. Сотрудник просто получает дополнительные дни вместо потерянных.

Сотрудник пишет заявление на имя работодателя. В заявлении он просит продлить отпуск на количество дней, пропущенных из‑за болезни.

Работодатель должен согласиться с продлением. Обычно это не вызывает проблем, так как это право сотрудника. Но работодатель может предложить другие даты, если в это время критична его работа.

• Оплату за дополнительные дни отпуска.
• Оплату за дни больничного (обычно 60–100% от среднего заработка).

Например, сотрудник взял отпуск с 1 по 14 июня. С 5 по 8 июня он болел и принёс больничный лист. Тогда:

• С 1 по 4 июня — отпуск (оплачивается как отпуск).
• С 5 по 8 июня — больничный (оплачивается как стандартный больничный).
• С 9 по 14 июня — отпуск (оплачивается как отпуск).

Итого: 4 дня отпуска + 4 дня больничного + 6 дней отпуска = 10 дней отпуска остаются в запасе. На этот срок сотрудник может попросить продлить отпуск.

Как оформить перенос отпуска

Однако иногда продление неудобно. Тогда сотрудник может перенести отпуск на другое время.

• Сотрудник хочет отдохнуть в другое время.
• Работодатель не может отпустить сотрудника (например, в конце квартала).
• Сотрудник хочет накопить больше дней отпуска для более длительного отдыха.

В рамках одного года отпуск перенести не проблема. Однако не все категории сотрудников имеют право перенести свой отпуск на следующий год.

• Работникам, не достигшим возраста 18 лет.
• Сотрудникам, работающим без отпуска в течение двух последних лет.
• Работникам, занятым на вредных и опасных работах.

• Первоначальные даты отпуска.
• Новые даты отпуска.
• Причина переноса.

• Фамилию сотрудника.
• Первоначальные даты отпуска.
• Новые даты отпуска.
• Причину переноса.

• Отменить оплату за первоначальный отпуск.
• Оплатить дни больничного.
• Подготовить новый расчёт на новые даты отпуска.

По закону перенос отпуска должен быть согласован в письменном виде. Новый отпуск должен быть предоставлен не позже, чем через 2 года после первоначального отпуска. Но лучше перенести отпуск в течение текущего года.

Если больничный совпал с отпуском, это не катастрофа. Закон защищает права работника. Помните, что дни отпуска и дни больничного считаются отдельно.

Часто задаваемые вопросы по оформлению больничного в отпуске в 1С

Вопрос: Нужно ли уведомлять работодателя о больничном во время отпуска?
Ответ: Да, сотрудник обязан сообщить работодателю о факте заболевания, чтобы оформить продление или перенос отпуска.

Вопрос: Какой документ является основанием для переноса отпуска в 1С?
Ответ: Основанием служит заявление сотрудника и листок нетрудоспособности (больничный лист).

Вопрос: Влияет ли больничный на расчет отпускных?
Ответ: Да, дни болезни исключаются из расчетного периода для отпускных, а сам больничный оплачивается отдельно.

Вопрос: Можно ли не переносить отпуск, а просто продлить его?
Ответ: Да, если сотрудник не против, отпуск автоматически продлевается на количество дней болезни без дополнительного заявления.

Вопрос: Как в 1С отразить перенос отпуска из-за больничного?
Ответ: Необходимо создать документ «Перенос отпуска» на основании ранее введенного отпуска, указав новые даты.

Вопрос: Что делать, если больничный открыт в последний день отпуска?
Ответ: Отпуск продлевается на количество дней болезни, даже если больничный переходит на следующий месяц.

Вопрос: Обязательно ли писать заявление на продление отпуска?
Ответ: Нет, при продлении заявление не требуется, достаточно больничного листа. Заявление нужно только для переноса.

Вопрос: Как оплачивается больничный, если он совпал с отпуском?
Ответ: Больничный оплачивается в обычном порядке, а дни отпуска переносятся или продлеваются.

Вопрос: Входит ли больничный в стаж для отпуска?
Ответ: Нет, дни временной нетрудоспособности не включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Вопрос: Можно ли оформить перенос отпуска задним числом в 1С?
Ответ: Да, программа позволяет ввести документы с датой, предшествующей текущей, но это должно быть обосновано.