Содержание
Памятка по отправке сведений в СФР при увольнении сотрудника
- Проверьте, что увольнение оформлено приказом (распоряжением).
- Убедитесь, что форма ЕФС-1 заполнена актуальной версией бланка.
- Заполните титульный лист: ИНН, КПП, наименование работодателя.
- В подразделе 1 укажите СНИЛС, ИНН и ФИО уволенного сотрудника.
- В подразделе 1.1 выберите кадровое мероприятие «Увольнение».
- Проставьте правильный код причины увольнения из классификатора.
- Укажите дату увольнения в соответствии с приказом.
- Проверьте срок сдачи: не позднее следующего рабочего дня после увольнения.
- Отправьте отчет через ТКС или лично в отделение СФР (при малой численности).
- Сохраните квитанцию о получении отчета СФР.
- При обнаружении ошибки подайте корректирующую форму.
Что входит в форму ЕФС-1
Вместо использовавшихся когда-то бланков СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС компании и ИП заполняют Единую форму сведений (ЕФС-1). В нее необходимо вносить данные о приеме и увольнении сотрудников, о заключении и расторжении договоров ГПХ, о прохождении работниками медицинских осмотров и прочие сведения о трудовом процессе.
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов и подразделов. Заполнять и сдавать эти части нужно по отдельности, в зависимости от того, какие именно данные работодатель должен отправить в СФР.
Пошаговая инструкция по заполнению ЕФС-1 при увольнении
После увольнения сотрудника компания или ИП обязаны отчитаться о произошедшем в СФР. В этом случае бухгалтеру потребуется заполнить три части ЕФС-1: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 в разделе 1. Сдавать остальные разделы документа не нужно.
Шаг 1. Заполнение титульного листа ЕФС-1 при увольнении: сведения о работодателе
На титульном листе ЕФС-1 необходимо указать данные организации или ИП, от лица которых бухгалтер сдает документ:
- регистрационный номер, который присваивает СФР. Если Социальный фонд еще не назвал номер компании, используйте тот регистрационный номер, который ранее выдали в ПФР;
- полное название организации или ф. и. о. ИП без сокращений;
- идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании вписывайте с начала строки, в последних двух клетках поставьте прочерки;
- код причины постановки на учет (КПП). ИП не нужно заполнять эту графу;
- коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
- код деятельности организации или ИП по ОКВЭД;
- регистрационный номер ОГРН или ОГРНИП. При указании ОГРН в первые две клетки поля впишите «0»;
- номер телефона без пробелов и дополнительных символов. Все виды телефонных номеров нужно указывать полностью, включая код города;
- адрес электронной почты компании или ИП.
регистрационный номер, который присваивает СФР. Если Социальный фонд еще не назвал номер компании, используйте тот регистрационный номер, который ранее выдали в ПФР;
идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). ИНН компании вписывайте с начала строки, в последних двух клетках поставьте прочерки;
код причины постановки на учет (КПП). ИП не нужно заполнять эту графу;
коды статистики (ОКФС, ОКОГУ, ОКПО). Эти сведения вносят только государственные и муниципальные учреждения, когда сдают подраздел 1.3. Коды можно узнать на сайте регионального отделения Росстата;
Шаг 2. Заполнение подраздела 1 в ЕФС при увольнении: данные сотрудника
В подраздел 1 раздела 1 бухгалтер вносит личные данные уволенного работника:
- СНИЛС;
- ИНН сотрудника;
- фамилию, имя и отчество;
- дату рождения;
- статус застрахованного лица (работника) на момент сдачи отчета: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
- код страны, гражданином которой признан работник. Например, для граждан России это «643».
статус застрахованного лица (работника) на момент сдачи отчета: есть ли у сотрудника гражданство РФ или другой страны;
код страны, гражданином которой признан работник. Например, для граждан России это «643».
Таблица №1
| Статус сотрудника | Код для ЕФС-1 |
|---|---|
| Гражданин РФ | ГРФ |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства, постоянно проживающее в РФ | ПЖИГ |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно проживающее в РФ. Временно пребывающий в РФ иностранный гражданин-беженец | ВЖИГ |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ (за исключением ВКС) | ВПИГ |
| Иностранный гражданин или лицо без гражданства, временно пребывающее в РФ. Для сотрудников, признанных высококвалифицированными специалистами (ВКС) | ВКС |
Шаг 3. Заполнение подраздела 1.1 в ЕФС при увольнении: кадровое мероприятие
В подразделе 1.1 раздела 1 требуется привести информацию об увольнении сотрудника. Для этого заполните таблицу о кадровом событии:
- Порядковый номер мероприятия.
- Дата увольнения сотрудника.
- Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
- Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если ваш сотрудник работал в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник работал в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
- Бывшая должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работал. Указывайте структурное подразделение, только если оно было упомянуто в трудовом договоре.
- Код выполняемой функции по Общероссийскому классификатору занятий.
- Причины увольнения по справочнику.
- Наименование документа, на основании которого сотрудник был уволен. Как правило, это приказ.
- Дата приказа в формате «ДД.ММ.ГГГГ».
- Номер приказа без знака «№».
- Признак отмены записи. Оставьте это поле пустым.
Сведения о кадровых изменениях. Заглавными буквами впишите слово «УВОЛЬНЕНИЕ».
Сведения о работе в условиях Крайнего Севера. Если ваш сотрудник работал в районах Крайнего Севера, впишите код «РКС». Если сотрудник работал в местности, приравненной к регионам Крайнего Севера — «МКС». В других случаях не заполняйте это поле.
Бывшая должность сотрудника и структурное подразделение, в котором он работал. Указывайте структурное подразделение, только если оно было упомянуто в трудовом договоре.
Код причины увольнения в ЕФС-1
Внимательнее рассмотрим, как заполнить графу 7 в подразделе 1.1, то есть как вписать причину увольнения сотрудника в ЕФС-1. В этом поле нужно указать код причины увольнения из приложения № 8, а также формулировку причины расторжения договора согласно ТК РФ.Нужно использовать ту же формулировку, которая приведена в ТК РФ или в нужном федеральном законе.
Таблица №2
| Почему уволили работника | Что нужно указать в графе 7 подраздела 1.1 ЕФС-1 |
|---|---|
| Истек срок трудового договора | п2ч1с77тк, Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Сотрудник сам захотел уволиться | п3ч1с77тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Увольнение по соглашению сторон | п1ч1с77тк, Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Сотрудник попал под сокращение | п2ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с сокращением численности работников организации, индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
| Работник не выполнял трудовые обязанности | п5ч1с81тк, Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неоднократным неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей, пункт 5 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
Если в таблице из приложения № 8 нет нужной вам причины, впишите в графу 7 код «иное» и приведите полные реквизиты закона и статьи.
Сроки сдачи ЕФС-1 при увольнении сотрудника
При увольнении сотрудника сдать ЕФС-1 нужно не позднее следующего рабочего дня. Это значит, что, если работника уволили 18 марта 2026 года, отправить документ необходимо 18 или 19 марта. Если же сотрудника уволили накануне выходных, срок сдачи ЕФС-1 сдвигается.
За нарушение сроков сдачи ЕФС-1 должностному лицу компании выпишут штраф в размере от 300 до 500 рублей.
Как сдать ЕФС-1 при увольнении в 2026 году
СФР принимает от работодателей ЕФС-1 на бумаге и в электронной форме. Однако отправлять бумажный отчет имеют право только те компании и ИП, которые работают не более чем с 10 сотрудниками. При заполнении бумажной ЕФС-1 нужно использовать синие, фиолетовые или черные чернила. Зачеркивать внесенные данные или исправлять их с помощью «штрихов» и «замазок» запрещено.
Организациям и ИП, которые наняли и застраховали больше 10 работников, необходимо отправлять ЕФС-1 в электронном виде. Если документы в СФР подает руководитель компании, ему нужно выпустить на свое имя усиленную квалифицированную электронную подпись либо личную квалифицированную электронную подпись и машиночитаемую доверенность от руководителя.
Часто задаваемые вопросы об отправке сведений в СФР при увольнении
Вопрос: Какой крайний срок подачи ЕФС-1 при увольнении?
Ответ: Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении.
Вопрос: Нужно ли сдавать ЕФС-1, если сотрудник уволился в первый день работы?
Ответ: Да, если был заключен трудовой договор и издан приказ об увольнении, отчет подается в общем порядке.
Вопрос: Какой код причины увольнения ставить в ЕФС-1 при расторжении договора по соглашению сторон?
Ответ: Код «1» — расторжение трудового договора по соглашению сторон (пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ).
Вопрос: Что будет, если опоздать со сдачей ЕФС-1 при увольнении?
Ответ: Штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей, для организации — от 300 до 500 рублей за каждый непредставленный документ.
Вопрос: Можно ли сдать ЕФС-1 на бумаге?
Ответ: Да, если среднесписочная численность работников за предыдущий год не превышает 10 человек.
Вопрос: Нужно ли подавать ЕФС-1 при увольнении совместителя?
Ответ: Да, сведения подаются по каждому месту работы, где оформлено увольнение.
Вопрос: Как исправить ошибку в уже сданном ЕФС-1 при увольнении?
Ответ: Подается корректирующая форма с правильными данными и признаком «корректирующая».
Вопрос: Входит ли в ЕФС-1 информация о стаже при увольнении?
Ответ: Да, в подразделе 1.1 отражается кадровое мероприятие «Увольнение» и период работы.
Вопрос: Обязательно ли заверять ЕФС-1 электронной подписью?
Ответ: При сдаче через ТКС требуется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Вопрос: Какой код категории застрахованного лица ставить в ЕФС-1 при увольнении?
Ответ: Для обычных работников — «НР», для иностранцев или лиц без гражданства — уточняется в зависимости от статуса.
