Как отразить смену фамилии работника в трудовом договоре: дополнительное соглашение и приказ

Краткая памятка: что нужно сделать при смене фамилии сотрудника

1. Получить от работника заявление и копии документов, подтверждающих смену фамилии.
2. Издать приказ об изменении кадровых данных.
3. Составить и подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Внести изменения в трудовую книжку (если она ведется).
5. Обновить личную карточку Т-2.
6. Уведомить бухгалтерию для корректировки расчетных документов.
7. Проверить данные в системе персонифицированного учета (СЗВ-ТД, СЗВ-М).
8. Заменить полис ДМС, если он оформлен на старую фамилию.
9. Обновить пропуск и другие внутренние документы организации.
10. Проверить корректность данных в воинском учете (если применимо).

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене фамилии сотрудника?

Если сотрудница, получив новый паспорт, поменяла фамилию, вносить изменения в трудовой договор необязательно.

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником (ст. 56 ТК РФ), в рамках которого работодатель обязуется:

• предоставить сотруднику работу по обусловленной трудовой функции;
• обеспечить условия труда, которые предусмотрены трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллдоговором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным договором;
• своевременно и полностью платить ему зарплату.

• выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;
• соблюдать ПВТР, действующие у работодателя.

выполнять определенную договором трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя;

В трудовом договоре указывают в т. ч. ФИО работника, а также сведения об удостоверяющем его личность документе. Этот документ (как правило, паспорт) работник представляет работодателю на момент заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Эти данные считаются обязательными сведениями (ст. 57 ТК РФ), но не являются условиями договора. Поэтому изменения в этих сведениях не влекут оформления допсоглашения к трудовому договору.

В то же время работодатель вправе, в т. ч. по просьбе сотрудника, внести новые сведения (фамилию и паспортные данные) в текст трудового договора путем заключения допсоглашения к нему.

Вносим изменения на основании приказа

Как правило, фамилию меняют при заключении брака. Чтобы внести изменения в трудовой договор, в принципе достаточно паспорта, где указана новая фамилия, и свидетельства о браке. Но не возбраняется получить от работницы заявление и издать приказ.

• сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
• директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
• кадровики корректирую документы.

сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);

В каких случаях составляется дополнительное соглашение при смене фамилии работника

Трудовой договор (ТД) — это основной документ, который регламентирует отношения работника и работодателя. Его заключение обязательно при трудоустройстве (ст. 56 ТК РФ).

В него вносят данные о работе и сведения о сотруднике и работодателе. В отношении сотрудника указывают:

• Ф.И.О.;
• паспортные данные.

Если сотрудник поменял фамилию при вступлении в брак или по иным причинам, необходимо актуализировать данные ТД. Прямого указания закона на необходимость изменения сведений нет, но без актуализации данных возникнет путаница в кадрах. Если кадровик будет направлять отчеты на сотрудника по старым Ф.И.О., СФР их не примет, а банк может вернуть платеж, если отправить зарплату по старым данным. Чтобы этого избежать, составляют дополнительное соглашение к ТД.

Поскольку смена фамилии влечет за собой получение нового паспорта, в трудовой договор вносят новые паспортные данные.

Как составить дополнительное соглашение при смене фамилии работника

Когда сотрудник поменял фамилию, ему необходимо предоставить в отдел кадров новый паспорт и документ о смене данных: свидетельство о перемене имени или о заключении брака.

На основании предоставленных документов вносят изменения в кадровые документы. Можно запросить у сотрудника заявление о внесении изменений в трудовой договор и кадровые документы, если это предусматривает учетная политика работодателя.

Рекомендуем издать приказ о внесении изменений в документы. Он необходим для оперативного ориентира в документах, чтобы не искать причину внесения изменений в личном деле.

Единой формы допсоглашения о смене Ф.И.О. законом не установлено, его составляют в свободной форме. В дополнительном соглашении указывают:

• наименование работодателя;
• новые Ф.И.О. сотрудника;
• основание для изменений — заявление работника, свидетельство о заключении брака, о перемене имени и пр.;
• новые паспортные данные. Для удобства допустимо указать старые данные и новые, на которые они меняются;
• дату вступления изменений в силу.

Допсоглашение составляют в двух экземплярах и подписывают сотрудником и работодателем.

Когда допсоглашение подписано, кадровику необходимо обновить информацию:

• в личной карточке, если она ведется;
• программе кадрового документооборота;
• во внутренних программах организации (например, в системе пропусков).

Часто задаваемые вопросы: как отразить смену фамилии в трудовом договоре

Вопрос: Нужно ли менять трудовой договор при смене фамилии?
Ответ: Да, необходимо внести изменения, так как фамилия является обязательным условием идентификации сторон.

Вопрос: Какой документ является основанием для изменения фамилии в договоре?
Ответ: Паспорт с новой фамилией и свидетельство о перемене имени (или другой подтверждающий документ).

Вопрос: Обязательно ли составлять дополнительное соглашение?
Ответ: Да, если меняются персональные данные, указанные в договоре, требуется подписать допсоглашение.

Вопрос: Можно ли просто издать приказ о смене фамилии?
Ответ: Приказ фиксирует факт изменения, но для корректировки договора нужно именно дополнительное соглашение.

Вопрос: В какой срок нужно внести изменения в трудовой договор?
Ответ: Законодательство не устанавливает строгих сроков, но рекомендуется сделать это в течение нескольких дней после получения новых документов.

Вопрос: Нужно ли уведомлять работника о предстоящих изменениях?
Ответ: Да, работника следует уведомить письменно, так как изменение условий договора требует согласия обеих сторон.

Вопрос: Что делать, если работник отказывается подписывать дополнительное соглашение?
Ответ: Отказ возможен, но в таком случае работодатель вправе издать приказ на основании предоставленных документов, а отказ зафиксировать актом.

Вопрос: Нужно ли менять ИНН и СНИЛС при смене фамилии?
Ответ: Нет, эти номера остаются прежними, но необходимо заменить сами свидетельства (СНИЛС) или получить уведомление (ИНН).

Вопрос: Влияет ли смена фамилии на трудовую книжку?
Ответ: Да, в трудовую книжку вносятся изменения на основании приказа и паспорта.

Вопрос: Нужно ли вносить изменения в личную карточку Т-2?
Ответ: Да, все кадровые документы должны быть приведены в соответствие с новыми данными работника.