Какие справки и документы запрашивать у работодателя при увольнении

Памятка увольняющегося: какие справки забрать у работодателя

1. Проверьте, что вам выдали трудовую книжку или форму СТД-Р.
2. Заберите расчетный листок за последний месяц работы.
3. Убедитесь, что в комплекте есть выписка из персонифицированных сведений.
4. Запросите выписку из ЕФС-1 (подраздел 1.2).
5. Потребуйте копию раздела 3 РСВ (данные о взносах).
6. Напишите заявление на справку о доходах (6-НДФЛ).
7. Попросите справку о среднем заработке для центра занятости.
8. Запросите справку № 182н для расчета больничных на новой работе.
9. Возьмите копии приказов о приеме, переводах и увольнении (по необходимости).
10. Проверьте, что вам вернули все оригиналы документов, которые вы предоставляли ранее.

Какие документы обязательно выдают при увольнении

Перечень установлен Трудовым кодексом и разъясняется в профильных письмах Минтруда и Социального фонда России. Далее подробно расскажем про каждый документ.

Бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой книжки (СТД-Р).Обязанность работодателя описана в ст. 84.1 ТК. Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, в нее нужно:

• внести запись об увольнении;
• передать ее сотруднику в последний рабочий день.

Если сотрудник перешел на электронный формат трудовой книжки или начал работать после 1 января 2026 года, работодатель должен выдать ему справку по форме СТД-Р — сведения о трудовой деятельности. Форма есть в приказе Минтруда от 10.11.2026. Её можно:

• заполнить самостоятельно и распечатать;
• сформировать в бухгалтерской программе и распечатать;
• оформить в электронном виде с квалифицированной электронной подписью — согласно ст. 66.1 ТК.

Расчетный лист.В день увольнения сотрудник должен получить все выплаты, которые ему причитаются — это описано в ст. 140 ТК. Обычно это:

• итоговая заработная плата;
• компенсация за неиспользованный отпуск;
• премии, если есть.

Выплаты указывают в расчетном листе — его форма не зафиксирована в законе, но важно, чтобы все было прозрачно. Должно быть понятно, сколько денег начислено, как рассчитали удержания и премии, какая сумма будет выплачена в итоге. Это поможет избежать недопониманий с сотрудником и выполнить требования ст. 136 ТК РФ.

Сведения о трудовом стаже и пенсионных взносах.Работодатель передает в Социальный фонд России отчетность о трудовой деятельности сотрудников по форме ЕФС-1 — единая форма сведений, а также РСВ — расчеты страховых взносов. При увольнении сотрудника нужно сделать выписки и выдать их работнику — это закреплено в п. 12 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ и в Письме СФР от 06.03.2026 № 19-20/33754.

В подразделе 1.2 могут быть указаны повышающие коэффициенты, например, если сотрудник работал в районах Крайнего севера

Выписки можно распечатать из программ кадрового и бухгалтерского учета или из личного кабинета Социального фонда.

Обязательные документы при увольнении

К обязательным документам, которые необходимо выдать работнику при уходе, относятся:

Трудовая книжка, если её вели в бумажном варианте. Запись об увольнении заверяется сотрудником отдела кадров, подписью и печатью организации (при наличии).

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, если у работника была электронная трудовая книжка. СТД-Р выдают в виде бумажного бланка с подписью сотрудника отдела кадров и печатью компании или в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Трудовая книжка или СТД-Р

Таблица №1

Параметр	Трудовая книжка	Форма СТД-Р
Кто выдает и при каких условиях	Работодатель при завершении трудового договора или его расторжении — в последний рабочий день.	Работодатель выдает при расторжении трудовых отношений с сотрудником. Оформляется строго на основании заключенного трудового договора, причем даже с сотрудниками на удаленке, или работающими по совместительству.
Законодательное обоснование выдачи	Часть 4 статьи 84.1 ТК РФ	Выдается на основании статьи 66.1 ТК РФ, оформляется согласно Приложения №1 приказа Минтруда РФ № 713н от 10.11.2026 г.
Когда выдается	В последний трудовой день.	В последний трудовой день.
Что содержится	Информация о всех местах работы — предыдущих и нынешнем. В день увольнения в трудовой книжке ставится соответствующая запись.	Сведения записываются только о последнем месте работы.

Сведения СТД-Р выдаются как в бумажном, так и в электронном виде, в зависимости от того, что сотрудник указал. Бумажный выдается только работодателем, а электронный можно получить через портал “Госуслуги”, СФР или МФЦ.

Расчетный листок

При увольнении работодатель обязан полностью произвести расчет и выплатить все, причитающиеся работнику денежные средства. В подтверждение — выдать на руки расчетный листок (ст. 136 ТК РФ). Для подтверждения выдачи документа работника просят расписаться в журнале выдачи расчетных листков.

Записка-расчет Т-61 при увольнении выпускается согласно утвержденной форме бланка по ОКУД 0301052 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1).

Выписка из отчета “Персонифицированные сведения”

Каждый работодатель ведет индивидуальный учет для каждого из своих сотрудников в системе обязательных пенсионного и социального страхования (Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Как выдавать выписку из персонифицированных сведений о физлицах (замена СЗВ-М) за последний месяц

Выписку из персонифицированных сведений о физлицах (замена СЗВ-М) за последний месяц безопасно выдать в день увольнения работника или в день прекращения договора ГПХ. Форма персонифицированных сведений утверждена в приложении 2 к приказу ФНС от 29.09.2026 № ЕД-7-11/878@. Выдайте сведения за последний месяц работы. Так вы избежите конфликтов с работниками. Специального штрафа за невыдачу нет.

Выписка из ЕФС-1

Информация по страховым взносам по форме ЕФС-1 предназначена для предоставления сведений в СФР, если работодатель этого сделать не успел.

Важно!
Данные в подраздел 1.2 ЕФС-1 предоставляются только за период когда сотрудник был уволен. Можно запросить сведения за более ранний период, для этого необходимо написать соответствующее заявление.

Данные из РСВ

Работодатель выдает копию Раздела № 3 формы РСВ. В 2026 году бланк формы был обновлен, согласно проекта приказа ФНС России «О внесении изменений в приложения к приказу ФНС России от 29.09.2026 г. № ЕД-7-11/878@».

Информация из формы РСВ предоставляется бухгалтерией. Данные вносят за последние 3 месяца

Оформите подписку на журнал «Главбух» и получите инструкции и алгоритмы для работы, согласованные в ФНС. Вы получите незаменимого помощника, который:

• Введет вас в курс важных дел ближайших недель;
• Укажет даты, которые нельзя пропустить;
• Пояснит мнение чиновника по острому вопросу.

Какие документы выдают при увольнении в 2026 году

Перечень документов, которые работодатель обязан выдать работнику строго в дату увольнения, регулирует статья 84.1 ТК РФ. В ней же есть указание на справки и выписки, которые руководитель не обязан выдавать, но должен подготовить по письменному запросу сотрудника.

Изменения в составе документов были введены в 2026 году и остаются актуальными в 2026 году — обновились только формы отчётов расчёта страховых взносов (РСВ) и единой формы сведений (ЕФС-1).

Обязательные документы при увольнении от работодателя 2026

При увольнении по собственному желанию какие документы должны выдать работнику? При расторжении трудового договора работодатель выдает сотруднику документы о его трудовой деятельности в этой организации. Существует список обязательных к выдаче документов при увольнении(ст. 84.1 ТК РФ):

• трудовая книжка сотрудника или форма СТД-Р для владельцев электронных версий;
• выписка из подраздела 1.2 и 3 раздела 1 формы ЕФС-1;
• информация о персонифицированных сведениях физического лица (сотрудника);
• в расчете по страховым взносам берется исключительно 3 раздел.

Прочие документы выдаются только по просьбе и заявлению сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Например, справка о доходах сотрудника, копия приказа об увольнении. Все документы и их копии должны быть заверенными и с необходимыми записями.

Если в последний рабочий день сотрудник не смог получить обязательные документы, необходимо устно предупредить работника и продублировать письменно о необходимости получить документы.

кие действия работодателя считаются препятствием для отзыва заявления, читайте в статье редакции Системы Главбух.
Можно использовать альтернативные методы передачи документов, например, пересылка почтой ценным письмом или бандеролью. О том, ка

В справочнике Системы Главбух — перечень изменений в работе бухгалтера с 2026 года. Чтобы вы ничего не пропустили, мы постоянно обновляем таблицу с поправками. Справочник поможет быстро разобраться в новых правилах и как их применять на практике.

✅ Трудовая книжка

Подготовить СТД-Р и другие виды справок можно в облачной версии 1С. Например, подойдет программа «1С:ЗУП». Можно поработать в ней бесплатно две недели, либо получить бесплатный доступ на 28 дней.

✅ Копия раздела 3 РСВ

Обратите внимание: все бумаги и копии обязательно должны быть заверены, а их электронные версии следует подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

✅ Расчетный листок

В день увольнения работодатель производит окончательный расчет с сотрудником. Нужно выдать расчетный листок с информацией обо всех начислениях и удержаниях за последний месяц работы. Кроме того, в листке нужно прописать суммы других выплат. Например, размер больничного пособия и компенсаций за неиспользованный отпуск.

✅ Оригиналы документов

Кроме того, нужно вернуть все оригинальные документы, которые хранились у работодателя: трудовую книжку, медкнижку, дипломы и другие бумаги.

По закону о персональных данных, компания не может хранить копии личной информации сотрудника без его согласия, поэтому после увольнения нужно будет уничтожить копии паспорта, СНИЛС, диплома об образовании.

Справки и документы, выдаваемые по запросу работника

Есть документы, которые работодатель выдает уволенному сотруднику по запросу — письменному заявлению. Они могут понадобиться для новой работы, оформления пособий или подтверждения дохода. Расскажем о каждом подробнее.

Справка о заработке для расчета пособий по форме 182н.Справку назвали по номеру Приказа Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, который уже не действует — теперь данные о заработке получают автоматически из Социального фонда. При этом работник все равно может запросить справку — в таком случае можно воспользоваться шаблоном от Минтруда.

Справка о среднем заработке для службы занятости.В ней нужно указать заработок сотрудника за три календарных месяца до увольнения. Актуальную форму можно найти на портале правовых актов.

• трудовой договор;
• приказы о приеме на работу, переводе, увольнении;
• табели учета рабочего времени;
• графики отпусков.

Согласно ст. 62 ТК РФ, работодателю нужно подготовить копии в течение трех рабочих дней.

Возврат оригиналов документов сотрудника.После увольнения их стоит отдать, иначе придется запрашивать письменное согласие сотрудника для их хранения. Так рекомендуют сделать представители Роструда.

Документы по запросу при увольнении в 2026 году

Кроме обязательных сотрудник вправе запросить иные документы о трудовой деятельности или их копии. Заявление с просьбой о выдаче можно написать даже после увольнения. Ниже рассмотрим, какие документы нужно запросить сотруднику при увольнении по собственному желанию.

Важно!
Копию правил внутреннего трудового распорядка работодатель имеет право сотруднику не выдавать. Закон обязывает его только ознакомить сотрудника с правилами под роспись.

Справка о доходах

С 2026 года упразднена справка № 182н, где размещались сведения о доходах сотрудника за последние 3 года (приказ Минтруда от 19.10.2026 № 677н). Информация из справки служила подтверждением величины дохода при оформлении листков временной нетрудоспособности, а также декретных и пособия по уходу за ребенком.

Важно!
Сотрудник вправе запросить у работодателя сведения по упраздненной форме 182н. Для этого необходимо написать заявление и в 3-х дневный срок работодатель выдаст ее.

Приказ об увольнении

Если работник напишет заявление, работодатель обязан предоставить ему заверенную копию приказа об увольнении.

Какие документы нужно выдать по запросу

Дополнительные бумаги следует отдать не позже трех рабочих дней после получения письменного запроса (статья 65 ТК РФ).

Если их не предоставить, или сделать это с задержкой — работодателя оштрафуют (статья 5.27 КоАП РФ):

→ от 1 000 до 5 000 ₽ заплатит ИП, а если он нарушит закон повторно, штраф вырастет до 20 000 ₽;

→ штраф для юрлиц составит от 30 000 до 50 000 ₽, при повторном нарушении вырастет до 70 000 ₽.

✅ Копии приказов

У бывшего сотрудника остается право запрашивать копии приказов: о приеме на работу, о переводе, увольнении, назначении больничных, отпускных, командировочных. Также это могут быть различные приказы, которые связаны с направлением на обучение и аттестацию.

✅ Справка о доходах 6-НДФЛ

До 2026 года работодатели выдавали справку по форме 2-НДФЛ, но с 2026 года она отменена. Теперь готовят справку о доходах, которая представляет собой выписку из отчета 6-НДФЛ. Она включает информацию о доходах, суммах НДФЛ и налоговых вычетах.

✅ Справка № 182н

С 1 января 2026 года она была отменена, поэтому работодатели теперь ее не выдают. Несмотря на это, у сотрудника остается право запросить эту справку — компания не сможет отказать в такой просьбе.
В блоге подробнее рассказали про причины отмены справки и объяснили, где найти форму в программах 1С.

✅ Справка об использовании дополнительных дней отдыха по уходу за ребенком инвалидом

За ней может обратиться сотрудник, который ухаживает за ребенком инвалидом. В ней нужно прописать, сколько на момент увольнения осталось дополнительных выходных по уходу, сколько из них использовано, а сколько нет.

✅ Справка о среднем заработке

Может понадобиться тем, кто хочет встать на учет в центр занятости и оформить пособие по безработице. В ней указывают продолжительность работы в компании, информацию об отпусках и размер среднего заработка.

Ранее предоставленные работником документы

А какие документы еще оформляются при увольнении? Для выполнения некоторых категорий работ требуется медицинская книжка. Она может оформляться за счет нынешнего работодателя или ранее за свой счет, но хранится у работодателя (приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 г. № 402). При расторжении договора вернуть сотруднику ЛМК необходимо в последний рабочий день.

Как и когда выдавать документы при увольнении

Документы из обязательного перечня нужно выдать в день увольнения. А прочие справки — в течение трех дней после заявления работника. Причем по ст. 62 ТК РФ сотрудник может обратиться за документами в любое время, даже через месяц после увольнения.

Срок и порядок выдачи документов при увольнении сотрудника в 2026 году

Согласно правилам, список обязательных документов при увольнении выдают в последний рабочий день. Прочие — по заявлению, но не позднее 3 рабочих дней с момента получения письменного требования. Особые ситуации:

• отпуск с с последующим увольнением — выдаются в крайний рабочий день перед отпуском;
• работник пребывает за границей и увольняется — работодатель отправляет все на бумажных носителях по указанному в письменной просьбе адресу.

Если в заявлении сотрудник указал адрес отправки документов в другой стране, тогда:

• с одной стороны при отправке документов за границу по конкретно указанному сотрудником адресу инспекция по труду не может наложить штрафных санкций;
• с другой стороны отправка трудовой книжки за пределы РФ запрещена.

Законодательно регистрировать процесс выдачи документов работодатель не обязан. Журналы учета выдачи сведений персонифицированного учета и прочие — это инициатива (предосторожность) работодателя. При наличии росписей «о выдаче» со стороны работодателя (или ответственного лица) и «о получении» со стороны работника, можно доказать факт выдачи.

Важно!
Если журналов учета на предприятии нет, администрация вправе просить сотрудников написать расписку о получении обязательного пакета документов при увольнении.

Что делать, если сотрудник не может получить документы лично

Если сотрудник не смог забрать документы в день увольнения, работодатель должен сообщить ему, что их все равно нужно получить — это описано в ст. 84.1 ТК РФ. Также по соглашению с сотрудником можно:

Переслать документы почтой.Отправить бумажную трудовую книжку или справки по почтовому адресу, который указал сотрудник. В этом случае оформите опись вложения и сохраните квитанцию об отправке — так можно будет подтвердить, что вы отправили все в срок.

Отправить часть документов по электронной почте.Например, можно отправить выписку из электронной трудовой. Файл нужно подписать квалифицированной электронной подписью работодателя.

Частые ошибки работодателей при выдаче документов при увольнении в 2026 году

Важно понимать, что ошибки работодателей при увольнении часто связаны с задержкой документов или неполным расчётом.

1. Задержка трудовой книжки — часто встречается, грозит компенсацией и штрафами.
2. Неполный расчёт — отсутствие компенсации за отпуск или премий.
3. Справки не выдаются по заявлению — нарушает права работника.
4. Некорректные записи в приказе — могут создать проблемы при устройстве на новую работу.

Задержка трудовой книжки — часто встречается, грозит компенсацией и штрафами.

Некорректные записи в приказе — могут создать проблемы при устройстве на новую работу.

💡 Используйте чек-лист по выдаче документов при увольнении, чтобы минимизировать риски.

Образцы документов от работодателя при увольнении в 2026 году

Если сотрудник, у которого есть ребенок-инвалид, использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни не полностью, при увольнении он вправе запросить справку об этом.

Образец заполнения справки о том, что на дату увольнения дополнительные выходные для ухода за ребенком-инвалидом в этом календарном году он не использовал или использовал их частично

Обмен кадровыми документами в 1С

Сформировать перечень документов при увольнении можно в облачной версии 1С, подойдет конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом». Вы можете протестировать «1С:ЗУП» бесплатно в течение 14 дней, а также продлить бесплатный период до 28 дней.

Кроме того, для автоматизации обмена сведениями с персоналом подойдет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Он поможет ускорить обработку и обмен заявлениями, справками, расчетными листками и другими кадровыми документами. Это удобное решение, если сотрудник работает удаленно или не может подойти в офис чтобы забрать нужные бумаги.

Обязательные документы при увольнении сотрудника (ТК РФ)

Каждый работодатель обязан выдать все обязательные документы в день увольнения сотрудника. Это минимальный пакет, без которого работник не может подтвердить стаж и расчёты.

Таблица №2

Документ	Назначение	Срок выдачи	Комментарий
Трудовая книжка / СТД‑Р	Подтверждение трудового стажа	В день увольнения	Запись об увольнении с основанием (ст. 66, 84.1 ТК РФ)
Приказ об увольнении (форма Т‑8)	Формальное оформление увольнения	В день увольнения	Подписывается работником, фиксирует основания и дату
Расчётный листок / окончательный расчёт	Зарплата, компенсация за отпуск, премии	В день увольнения	Подробная расшифровка начислений и удержаний

💡 Даже при отсутствии сотрудника обязательные документы при увольнении — трудовая, приказ и расчёт — должны быть выданы вовремя. Нарушение грозит штрафом и компенсацией.

Справки при увольнении по заявлению работника

Работник может запросить дополнительные справки при увольнении, которые не входят в обязательный пакет: такие как 2‑НДФЛ, справка о среднем заработке и копии кадровых документов. Обычно срок выдачи — 3 рабочих дня после подачи письменного заявления.

Эти документы необходимы для подачи деклараций, расчёта пособий по безработице или больничных, а также для предоставления в новые организации.

Таблица №3

Документ / справка	Назначение	Комментарий
Справка 2‑НДФЛ	Подтверждение доходов и удержанного налога	Для налоговых вычетов и подачи декларации
Справка о среднем заработке	Расчёт пособий по безработице, больничным	Может использоваться для пенсионных или страховых выплат
Копии кадровых документов	Приказы о приёме, увольнении, переводах	Выдаются только по запросу сотрудника

💡 Работодатель обязан выдавать справки при увольнении, такие как 2‑НДФЛ, средний заработок и копии кадровых документов, только по письменному заявлению сотрудника.

Коротко

Сотруднику, который увольняется, нужно выдать обязательные документы.Это бумажная трудовая книжка или выписка из электронной трудовой, расчетный лист с расшифровкой выплат, а также выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.

Некоторые документы выдают только по запросу работника.К ним относятся: копия приказа об увольнении, справки о доходах, среднем заработке, а также копии трудового договора, приказов и других кадровых документов. Их нужно выдать по запросу в течение трех рабочих дней.

Документы нужно выдать в последний день работы.Если сотрудник не забирает их лично, работодатель направляет ему уведомление и может переслать документы по почте или в электронном виде. За нарушение сроков есть штрафы: до 5 000 рублей для ИП и до 50 000 рублей для ООО.

Кратко про увольнения в 2026 году

Расторжение трудового договора нужно проводить по закону: работодатель должен рассчитаться с бывшим коллегой и подготовить для него обязательный пакет документов. Если запоздать с оформлением бумаг, можно нарваться на штраф — для компаний он может составить 70 000 ₽.

Сотрудник имеет право получить любые типы сведений, которые связаны с его работой: приказы, справки, выписки. Часть из них работодатель выдает в день увольнения, еще часть можно получить, направив письменный запрос.

Сотрудник может уволиться по собственному желанию, либо его могут уволить «по статье», например, за прогул или кражу. При этом увольнение — самый строгий вид наказания, кроме него к работнику на трудовом договоре можно применить замечание или выговор. В блоге рассказали, чем отличаются виды дисциплинарных взысканий и в каких случаях их использовать.

Какие документы нужно выдать обязательно

Обратите внимание, что списки ниже актуальны в том случае, если компания сотрудничает с персоналом по трудовым договорам. Список бумаг при расторжении договоров гражданско-правового характера будет отличаться.

Часто задаваемые вопросы о справках при увольнении

Вопрос: Какие справки работодатель обязан выдать при увольнении без заявления?
Ответ: Работодатель обязан выдать трудовую книжку (или СТД-Р), расчетный листок, выписку из персонифицированных сведений и выписку из ЕФС-1.

Вопрос: Нужно ли писать заявление на справку 2-НДФЛ при увольнении?
Ответ: Да, справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ) выдается только по письменному заявлению работника.

Вопрос: В какой срок работодатель должен выдать документы при увольнении?
Ответ: В день увольнения, который является последним рабочим днем сотрудника.

Вопрос: Что делать, если работодатель не выдал справку о среднем заработке?
Ответ: Необходимо направить письменный запрос работодателю. При отказе можно обратиться в трудовую инспекцию или суд.

Вопрос: Можно ли получить документы почтой после увольнения?
Ответ: Да, если вы не можете явиться лично, отправьте работодателю письменное согласие на отправку документов почтой.

Вопрос: Зачем нужна справка о среднем заработке для центра занятости?
Ответ: Для расчета пособия по безработице, если вы встанете на учет в службу занятости после увольнения.

Вопрос: Обязательно ли выдавать копию приказа об увольнении?
Ответ: Нет, это необязательный документ. Он выдается только по письменному запросу работника.

Вопрос: Что такое выписка из ЕФС-1 и зачем она нужна?
Ответ: Это отчет о страховом стаже работника. Она нужна для подтверждения стажа для будущей пенсии.

Вопрос: Как получить дубликат трудовой книжки, если работодатель ее потерял?
Ответ: Работодатель обязан восстановить и выдать дубликат в течение 15 дней с момента вашего обращения.

Вопрос: Может ли работодатель отказать в выдаче справки 182н?
Ответ: Нет, отказ незаконен. Справка 182н (о сумме заработка за 2 года) выдается по заявлению для расчета больничного на новом месте.