Начисление отпуска по закону: оплата, расчет, сроки и примеры

Памятка: ключевые правила начисления отпуска

1. Расчетный период — 12 календарных месяцев до отпуска.
2. Средний дневной заработок = сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3.
3. Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска.
4. Из расчетного периода исключаются больничные, командировки и отпуска.
5. Премии учитываются по особым правилам: не более одной ежемесячной премии за каждый показатель.
6. Годовая премия учитывается независимо от даты начисления, если расчетный период отработан полностью.
7. При неполном расчетном периоде премии пересчитываются пропорционально отработанному времени.
8. Отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
9. Замена отпуска деньгами возможна только для части свыше 28 дней.
10. При увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска.

Как оплачивается отпуск по ТК РФ

Расчет отпуска в 2026 году традиционно следует начать с определения расчетного периода. Для большинства сотрудников, работающих в организации более года, – это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.04.2026 N 540, далее – Положения N 540). Т.е. при расчете отпускных нужно будет использовать доходы работника, полученные им в течение этих 12 месяцев. При этом календарный месяц – это период с первого по последнее число месяца включительно.

Дизайнер Пе­ре­лы­гин С.В. ра­бо­та­ет в ООО «Ка­лей­до­скоп» с 1 февраля 2026 года. С 5 октября 2026 года в со­от­вет­ствии с гра­фи­ком от­пус­ков ему дол­жны предо­став­ить еже­год­ный опла­чи­ва­е­мый от­пуск. Его сред­ний за­ра­бо­ток будет опре­де­лять­ся за рас­чет­ный пе­ри­од – с 1 октября 2026 года по 30 сентября 2026 года.

Начисление отпуска: какие суммы учитываются

Суммы, которые учитываются при расчете среднего заработка, – это выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, начисленные в пользу работника в расчетном периоде. Сюда входят зарплата, премии, надбавки и т.д. (ст. 139 ТК РФ, п. 2 Положения N 540). Вместе с тем, не учитываются при расчете:

• социальные и иные нетрудовые выплаты, к примеру, оплата проезда, питания, коммунальных услуг работнику (п. 3 Положения N 540);
• суммы, полученные работником за периоды, когда он не работал, но в соответствии с законодательством за ним сохранялся средний заработок: командировочные выплаты, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и т.д. (п. 5 Положения N 540).

Как рассчитывается отпуск

Расчетный период может быть отработан сотрудником полностью или не полностью. В зависимости от этого применяются разные формулы расчета среднего заработка для отпуска.

Если период отработан полностью и отпуск предоставляется работнику в календарных днях, то средний дневной заработок определяется так (ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения N 540):

При не полностью отработанном расчетном периоде используется другая формула:

В свою очередь последний показатель знаменателя – число отработанных дней в не полностью отработанных месяцах – определяется с учетом пропорции отдельно для каждого такого месяца.

Формула, учитывающая не полностью отработанные месяцы, используется в том случае, если в расчетном периоде работника были исключаемые периоды: отпуска, командировки, периоды временной нетрудоспособности и т.д. (п. 5 Положения N 540).

Определив сумму среднего дневного заработка работника, можно рассчитать и сумму отпускных (п. 9 Положения N 540):

Начисление отпускных в 2026 году: пример

Ме­не­дже­ру Са­фо­но­ву А.Н. в со­от­вет­ствии с гра­фи­ком от­пус­ков с 5 октября 2026 года предо­став­ляется оче­ред­ной опла­чи­ва­е­мый от­пуск на 14 ка­лен­дар­ных дней. Рас­чет­ный пе­ри­од – с 1 октября 2026 года по 30 сентября 2026 года. Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 918 000 руб.

Сумма среднего дневного заработка: 2610,92 руб. (918 000 руб. / 12 мес. / 29,3)

Вос­поль­зу­ем­ся усло­ви­ем преды­ду­ще­го при­ме­ра и пред­по­ло­жим, что Са­фо­нов А.Н. с 7 по 9 ок­тяб­ря 2026 года был в ко­ман­ди­ров­ке, а с 9 по 15 декабря 2026 года – на боль­нич­ном. Сумма вы­плат, учи­ты­ва­е­мых при рас­че­те сред­не­го за­ра­бот­ка, со­ста­ви­ла 899 600 руб.

Среднемесячное количество отработанных дней в октябре 2026 года: 26,5 дн. (29,3 / 31 дн. х (31 дн. – 3 дн.)).

Среднемесячное количество отработанных дней в декабре 2026 года: 22,7 дн. (29,3 / 31 дн. х (31 дн. – 7 дн.)).

Сумма среднего дневного заработка: 2628,87 руб. (899 600 руб. / (29,3 х 10 мес. + 26,5 дн. + 22,7 дн.)).

О перерасчете отпускных, если отпуск начинается в первый календарный день месяца, рассказала главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова.

Как оплачивается отпуск по ТК РФ в 2026 году при «стаже» менее года

Если сотрудник работает в организации менее 12 месяцев, то расчетным периодом для него является период с даты приема его на работу по последний календарный день месяца, предшествующего месяцу начала отпуска (п. 4 Положения N 540).

Сек­ре­тарь Би­рю­ко­ва Н.А. ра­бо­та­ет в ООО «Ка­лей­до­скоп» со 2 фев­ра­ля 2026 года. Она на­пи­са­ла за­яв­ле­ние на от­пуск с 14 сентября 2026 года на 7 ка­лен­дар­ных дней. Рас­чет­ный пе­ри­од в дан­ном слу­чае – это пе­ри­од с 2 фев­ра­ля 2026 года по 31 августа 2026 года.

За сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные

Крайний срок, когда работодатель должен выплатить работнику отпускные, – это не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). В ТК РФ прямо не указано, о каких днях идет речь, – календарных или рабочих. Но по разъяснениям Роструда отсчитывать этот срок нужно в календарных днях (Письмо Роструда от 14.05.2026 N ПГ/20884-6-1).

Пер­вый день от­пус­ка у ве­ду­ще­го ин­же­не­ра Ми­хай­ло­ва А.С. при­хо­дит­ся на по­не­дель­ник 12 октября 2026 года. Со­от­вет­ствен­но, от­пуск­ные надо ему вы­пла­тить не позд­нее 8 октября (в чет­верг).

В случае, когда день выплаты отпускных выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, деньги должны быть перечислены в предшествующий ему рабочий день. И если бы Ми­хай­лов А.С., работающий по 5-дневной рабочей неделе, решил пойти в от­пуск, к при­ме­ру, с 14 октября 2026 года (это среда), от­пуск­ные ему надо было бы вы­пла­тить не позд­нее 9 октября 2026 года (в пят­ни­цу).

КоАП РФ № 14-2/В-644
Несоблюдение срока, установленного для оплаты отпуска, чревато для работодателя штрафом (ч. 6 ст. 5.27). Более того, по мнению Минтруда, компанию могут оштрафовать даже в том случае, когда работник написал заявление на отпуск позже, чем за 3 дня до его предполагаемого начала (Письмо Минтруда от 26.08.2015). Хотя при таких обстоятельствах работодатель в принципе не может соблюсти требование ТК РФ о выплате отпускных за 3 дня до начала отпуска.

Оплата отпуска по Трудовому кодексу: как учесть премии

Премии выплачиваются работникам по разным основаниям и с разной периодичностью. Для целей расчета отпускных учитываются они по-разному.

Какие премии и как учитываются при подсчете среднего заработка, на вебинаре рассказала главный редактор журнала «Главная книга» Евгения Филимонова.

Ежемесячные премии, которые были начислены в пользу работника в расчетном периоде, включаются в расчет по одной за каждый показатель премирования. Премии за периоды большей продолжительности, но в пределах расчетного периода, например, квартальные, участвуют в расчете аналогичным образом – по одной за каждый показатель.

Годовые премии, а также единовременные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), начисленные по итогам года, предшествующего году, в котором сотрудник идет в отпуск, должны быть учтены в расчете отпускных в полном объеме (п. 15 Положения N 540). Причем не имеет значения, были эти выплаты начислены в течение расчетного периода или после него, а также перед отпуском или после отпуска. То есть в последнем случае отпускные придется пересчитывать.

Ме­не­дже­ру по про­да­жам Гре­ко­ву И.Л. предо­став­ляется от­пуск с 25 мая 2026 года. В ООО «Че­ты­ре се­зо­на» он ра­бо­та­ет с 6 но­яб­ря 2013 года. Рас­чет­ный пе­ри­од – с 1 мая 2026 года по 30 ап­ре­ля 2026 года – от­ра­бо­тан им пол­но­стью. В ап­ре­ле 2026 года Гре­ко­ву И.Л. была на­чис­ле­на пре­мия по ито­гам I квар­та­ла 2026 года, а также го­до­вая пре­мия за 2026 год. А до того в марте ему были на­чис­ле­ны 2 еже­ме­сяч­ных пре­мии за объ­е­мы про­даж се­зон­ной про­дук­ции.

Следовательно, при расчете отпускных должны быть учтены годовая премия, квартальная премия и одна ежемесячная премия за объем продаж.

Ме­не­дже­ру по про­да­жам Сте­ба­ко­ву Н.Н. предо­став­ляется от­пуск с 13 ап­ре­ля 2026 года. Рас­чет­ный пе­ри­од с 1 ап­ре­ля 2026 года по 31 марта 2026 года от­ра­бо­тан им пол­но­стью. Пре­мия по ито­гам 2026 года была на­чис­ле­на ему 8 ап­ре­ля 2026 года. Несмот­ря на тот факт, что в рас­чет­ный пе­ри­од го­до­вая пре­мия не по­па­да­ет, при рас­че­те от­пуск­ных ее сумма долж­на быть учте­на в пол­ном объ­е­ме.

А если бы пре­мия за 2026 год была на­чис­ле­на после того, как ра­бот­ник уже вышел из от­пус­ка, то суммы, учтен­ные при ис­чис­ле­нии сред­не­го за­ра­бот­ка, надо было бы уве­ли­чить на сумму пре­мии, за­но­во опре­де­лить сумму от­пуск­ных и до­пла­тить ра­бот­ни­ку раз­ни­цу.

Отпускные с учетом премий при не полностью отработанном расчетном периоде

№ 14-1/В-847 № 2337-17
А как начисляются отпускные с учетом премий, если расчетный период был не полностью отработан сотрудником, или если у него были исключаемые периоды? Здесь возможно 2 варианта. Если эта премия была начислена с учетом времени, фактически отработанного сотрудником, то она в расчет отпускных включается в полном размере. В противном случае в расчете должна учитываться только часть премии, рассчитанная пропорционально отработанному сотрудником времени (п. 15 Положения N 540, Письмо Минтруда от 15.10.2015). При этом пропорция высчитывается по рабочим дням (Письмо Минздравсоцразвития от 26.06.2008):

Сумма премии, учитываемая при расчете отпускных = Сумма премии, начисленной в расчетном периоде / Число рабочих дней в расчетном периоде х Число рабочих дней, фактически отработанных сотрудником в расчетном периоде

Часто задаваемые вопросы о начислении отпуска по закону

Вопрос: Входит ли больничный в расчет среднего заработка для отпуска?
Ответ: Нет, дни временной нетрудоспособности и выплаты по ним исключаются из расчетного периода.

Вопрос: Как начисляются отпускные, если сотрудник отработал менее 6 месяцев?
Ответ: Отпуск предоставляется авансом, расчет производится исходя из фактически отработанного времени и начисленной зарплаты.

Вопрос: Облагаются ли отпускные налогом?
Ответ: Да, с суммы отпускных удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Вопрос: Когда должны выплатить отпускные по закону?
Ответ: Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Вопрос: Учитывается ли материальная помощь при расчете отпускных?
Ответ: Нет, материальная помощь не входит в систему оплаты труда и не учитывается.

Вопрос: Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде было повышение зарплаты?
Ответ: Применяется коэффициент индексации к выплатам до повышения.

Вопрос: Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?
Ответ: Только часть отпуска, превышающую 28 календарных дней, или при увольнении.

Вопрос: Как начисляются отпускные в 2026 году при сменном графике?
Ответ: Расчет производится по общим правилам из среднего дневного заработка.

Вопрос: Входят ли премии в расчет отпускных?
Ответ: Да, но с учетом правил: ежемесячные — не более одной за каждый показатель, квартальные и годовые — в размере начисленной суммы.

Вопрос: Что делать, если отпускные выплачены позже установленного срока?
Ответ: Работодатель обязан выплатить компенсацию за задержку (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день).