Номер приказа об увольнении в трудовой книжке: как он выглядит и где его найти

Чек-лист: как правильно оформить номер приказа в трудовой книжке

1. Проверьте, что номер приказа соответствует регистрационному номеру в журнале учета кадровых документов.
2. Убедитесь, что номер указан арабскими цифрами без лишних символов.
3. Проверьте, что дата приказа указана в формате ДД.ММ.ГГГГ.
4. Убедитесь, что в графе «Наименование документа» написано «Приказ» или «Приказ (распоряжение)».
5. Проверьте, что номер и дата приказа соответствуют данным в самом приказе об увольнении.
6. Убедитесь, что запись внесена в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
7. Проверьте, что запись заверена подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии).
8. Убедитесь, что исправления (если были) оформлены в соответствии с правилами ведения трудовых книжек.
9. Проверьте, что номер приказа не содержит опечаток или лишних пробелов.
10. Убедитесь, что запись об увольнении внесена в день увольнения работника.
11. Проверьте, что номер приказа читается четко и не вызывает сомнений.
12. Убедитесь, что в трудовой книжке нет других записей с таким же номером приказа за этот период.

Зачем оформлять приказ

Потому работодатель не вправе отказаться издавать (оформлять) приказ об увольнении, даже когда сам не желает прекращения трудового договора, например, при увольнении работника по собственному желанию. Если работодатель забудет издать приказ, то его могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (см., например, решение Оренбургского областного суда от 30.05.2018 по делу № 21-216/2018).

Таким образом, оформление приказа об увольнении – не простая формальность. В его отсутствие и работнику, и работодателю в случае возникновения трудового спора будет трудно доказать факт увольнения, если отсутствуют иные доказательства.

Суд отказал в удовлетворении требования о восстановлении на работе, поскольку в установленном законом порядке трудовые отношения по указанной должности с истцом не прекращены, с соответствующим заявлением на имя работодателя истец не обращалась, приказ об увольнении не издавался (апелляционное определение Волгоградского областного суда от 25.04.2019 по делу № 33-5828/2019).

В другом деле работодатель утверждал, что работник был уволен и не исполнял трудовые обязанности, но суд все равно взыскал задолженность по заработной плате за спорный период, т.к. приказ об увольнении не издавался, прекращение трудового договора не оформлено в установленном законом порядке, т.е. отсутствуют доказательства увольнения (апелляционное определение Верховного суда Республики Крым от 12.01.2017 по делу № 33-363/2017).

Обратите внимание: в ряде случаев записи в трудовую книжку могут вноситься не на основании приказа об увольнении, а другого документа. Например, при увольнении директора общества с ограниченной ответственностью единственным участником данного общества основанием для внесения записи в трудовую книжку может быть и решение такого участника, а не приказ об увольнении.

Какую форму нужно использовать для приказа об увольнении?

Как видите, важно правильно и своевременно оформить приказ о прекращении трудового договора. Однако, несмотря на обязательность приказа, в ТК РФ:

• нет требований к его содержанию и оформлению;
• не указано, какие именно реквизиты обязательны для приказа и как их заполнять, приведены лишь основные требования, связанные с соблюдением процедуры увольнения. Например, что работника надо обязательно ознакомить с изданным приказом под подпись (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

• унифицированную форму приказа об увольнении (форма № Т-8 или № Т-8а для случаев увольнения нескольких работников одновременно). Унифицированные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Бюджетные организации (госсектор) должны составлять кадровые документы по унифицированной форме (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете). Негосударственные также вправе ими руководствоваться. Для этого применение унифицированных форм закрепляется приказом руководителя организации. Преимущество унифицированной формы заключается в том, что в ней есть все необходимые реквизиты и сложнее ошибиться при оформлении приказа, к тому же ее заполнение вряд ли вызовет нарекания со стороны контролирующих органов (на практике иногда встречаются придирки инспекторов ГИТ, если используется не утвержденная Госкомстатом форма);
• самостоятельно разработанную форму приказа. Негосударственные организации сами выбирают: взять за основу унифицированную форму приказа или разработать форму документа самостоятельно (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1; ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете). При этом форма приказа должна содержать все обязательные реквизиты для первичного учетного документа, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Приведем их с учетом специфики кадрового документа и назначения приказа об увольнении (Таблица).

Остановимся на одном важном моменте. В ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете предусмотрена возможность оформления первичного учетного документа в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, однако в отношении приказа об увольнении такое правило применять нельзя, т.к. трудовым законодательством еще…

FAQ по оформлению записи об увольнении в трудовой книжке

Вопрос: Как выглядит номер приказа об увольнении в трудовой книжке?
Ответ: Номер приказа об увольнении в трудовой книжке указывается в графе «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись» и представляет собой порядковый номер, присвоенный приказу при его регистрации в журнале учета кадровых документов.

Вопрос: В каком формате пишется номер приказа в трудовой книжке?
Ответ: Номер приказа пишется арабскими цифрами, например: «1», «25», «148». Допускается указание номера с буквенным индексом, если это предусмотрено локальными актами организации (например, «25-к»).

Вопрос: Нужно ли указывать дату приказа об увольнении в трудовой книжке?
Ответ: Да, дата приказа об увольнении обязательно указывается в трудовой книжке в той же графе, что и номер, в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Вопрос: Что писать в графе «Наименование документа» в трудовой книжке?
Ответ: В графе «Наименование документа» пишется полное название документа: «Приказ» или «Приказ (распоряжение)».

Вопрос: Какую форму приказа об увольнении использовать для записи в трудовую книжку?
Ответ: Для записи в трудовую книжку используется унифицированная форма Т-8 (для одного работника) или Т-8а (для нескольких работников), либо самостоятельно разработанная форма, утвержденная в организации.

Вопрос: Может ли номер приказа об увольнении содержать буквы?
Ответ: Да, номер приказа может содержать буквенные индексы, если это принято в организации (например, «12-у» или «45-л/с»).

Вопрос: Что делать, если номер приказа в трудовой книжке указан неверно?
Ответ: Неверная запись должна быть исправлена в установленном порядке: зачеркивается одной чертой, рядом вносится правильная запись со ссылкой на подтверждающий документ.

Вопрос: Нужно ли заверять запись с номером приказа печатью организации?
Ответ: Если организация использует печать, то запись заверяется печатью. С 2021 года печать не является обязательной для большинства организаций.

Вопрос: Какой реквизит приказа указывается в трудовой книжке: номер или дата?
Ответ: В трудовой книжке указываются оба реквизита: и номер, и дата приказа об увольнении.

Вопрос: Влияет ли номер приказа на действительность записи об увольнении?
Ответ: Нет, номер приказа является техническим реквизитом. Действительность записи определяется правильностью оформления и наличием всех обязательных реквизитов.