Содержание
Памятка: ключевые правила внесения записи при сокращении
- Проверьте правильность формулировки причины увольнения — строго по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
- Укажите полную дату увольнения (последний рабочий день) без сокращений.
- В графе 3 напишите: «Уволен(а) в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В графе 4 укажите номер и дату приказа об увольнении.
- Заверьте запись подписью ответственного лица (руководителя или кадровика).
- Поставьте печать организации (при ее наличии).
- Ознакомьте работника с записью под подпись в личной карточке.
- Убедитесь, что в трудовой книжке нет исправлений и помарок.
- Выдайте трудовую книжку работнику в день увольнения под роспись.
- Сделайте копию записи для личного дела (при необходимости).
- Проверьте, что предыдущие записи в трудовой книжке заверены корректно.
- Не используйте сокращения слов (например, «п.» вместо «пункт»).
Общие требования к записям в ТК
Приказом Минтруда от 19.05.2026 № 320н утверждены общие правила ведения ТК на бумажном носителе. В документе указано, что запись в трудовой книжке об увольнении по сокращению делают одновременно с указанием основания для расторжения договора.
- все сведения вносятся аккуратно черными, фиолетовыми или синими чернилами;
- цифры разрешено писать только арабские;
- каждое слово записывается полностью, и, к примеру, когда оформляется увольнение по сокращению штата, в трудовой книжке нельзя писать «пр.» вместо слова «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»;
- допускается использовать печати и штампы.
Как правильно внести запись о сокращении
Отдельного порядка заполнения трудовой книжки при сокращении штата или численности сотрудников в НПА нет, поэтому специалист, который отвечает за ведение ТК, пользуется общими требованиями.
В документе он сначала фиксирует номер записи, затем дату в формате ХХ.ХХ.ХХХХ. Как требует Приказ Минтруда № 320н, запись в трудовой при сокращении работника делается на основании приказа, и дата берется из него.
В разделе, посвященном сведениям и основаниям для расторжения договора с сотрудником, указывают статью при сокращении работника в трудовой книжке — пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Внимание на формулировку: номер пункта и номер статьи даны цифрой, номер части — прописью, наименование кодекса дано полностью.
Независимо от того, сокращается штат или численность персонала, статья для увольнения единая. Потому основание, что пишут в трудовой при сокращении, в обоих случаях пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ.
В этом же столбце сведения заверяются подписью специалиста, сделавшего их. В некоторых организациях это кадровик, в других — бухгалтер, в третьих — сам руководитель. Ответственное лицо указывает должность, Ф.И.О. и ставит подпись.
Если компания большая, и у кадровой службы имеется собственная печать, допустимо ее использовать для подтверждения сведений. Альтернатива — печать всей организации. Если такого атрибута нет, никаких дополнительных штампов не ставят. Учтите: если печать все-таки ставите, она должна быть легко читаема, а размещена таким образом, что не перекрывает ни одну из заполненных строк.
Последний раздел — для сведений о решении, на основании которого записывалась информация. Обычно это приказ с номером и датой выпуска. Вся эта информация попадает в ТК.
В какой последовательности вы будете заполнять строки книжки — не принципиально. Главное — при передаче сотруднику ТД все записи корректные и полные. Если ошиблись, придется указать, что внесенная информация ошибочна, и под новым номером вписать правильные сведения.
Примеры оформления
Это образец записи в трудовую книжку о сокращении штата, оформленной по всем правилам и требованиям:
Еще один пример, но уже для ситуации, когда договор расторгается в связи с решением руководства сократить численность сотрудников (их должности):
Ничего лишнего не пишите: при заполнении документа понадобятся только дата, основание для увольнения, реквизиты приказа
- как внести в трудовую книжку запись об увольнении по собственному желанию;
- как внести запись о благодарности.
Запись в трудовой при сокращении работника
Как оформить подобную запись, детально разъясняется в п. 5.1 Инструкции, регламентирующей заполнение трудовых книжек (Постановление Минтруда № 69, от 10.10.2003). Вписывая ее в документ, следует помнить, что правки, зачеркивания, и даже сокращения слов в документе совершенно недопустимы. Если при оформлении допущена неточность, нужно после всех имеющихся в книжке записей сделать еще одну – о признании ошибочной записи недействительной. Ниже она переписывается в правильном варианте.
В вышеуказанной Инструкции говорится, что когда происходит сокращение, запись в трудовую книжку делается в следующей последовательности:
- в графе N 1 – вписывается ее порядковое значение (номер);
- в графе N 2 – ставится дата произведенного сокращения (последний рабочий день уволенного сотрудника);
- в графе N 3 – без сокращений пишется фраза: «Трудовой договор расторгнут (или «Уволен…») в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- в графе N 4 – вносятся дата/номер внутреннего приказа (о сокращении сотрудников).
в графе N 2 – ставится дата произведенного сокращения (последний рабочий день уволенного сотрудника);
в графе N 3 – без сокращений пишется фраза: «Трудовой договор расторгнут (или «Уволен…») в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;
в графе N 4 – вносятся дата/номер внутреннего приказа (о сокращении сотрудников).
Некоторые специалисты кадровых служб рекомендуют запись в трудовой при сокращении штата в третьей графе сделать более подробной, чем установлено Инструкцией. Кадровики ссылаются на ст. 84.1, где сказано, что в формулировке, объясняющей причину расторжения трудового контракта надо указывать и пункт статьи, и ее часть. По их мнению, правильная запись, к которой не придерется ни один проверяющий орган, выглядит так: «Уволен(а) по сокращению штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись в трудовой по сокращению штата: образец
Кадровик или другое ответственное лицо в его трудовой книжке сокращенного работника оформляет запись следующим образом:
Таблица №1
|
-2- |
18 |
|
-3- |
05 |
|
-4- |
2018 |
|
Уволена в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
|
|
Приказ от 18.05.2018 № 6-СУ |
|
|
-2- |
|
|
-3- |
|
|
-4- |
|
|
Специалист |
|
|
Колкина |
|
|
Колкина Г.Г. |
|
|
|
|
|
-2- |
|
|
-3- |
|
|
-4- |
|
|
Печать |
|
|
|
|
|
|
Таблица №2
|
-1- |
-2- |
-3- |
-4- |
||||
|
15 |
18 |
05 |
2018 |
Уволена в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 18.05.2018 № 6-СУ |
||
|
|
|
|
|
Специалист |
Колкина |
Колкина Г.Г. |
|
|
|
|
|
|
Печать |
|
|
|
Какие еще документы оформляют при сокращении
- письменным уведомлением о предстоящем увольнении (не менее, чем за 2 месяца);
- приказом руководителя компании – с указанием точной даты, когда подчиненный будет сокращен.
письменным уведомлением о предстоящем увольнении (не менее, чем за 2 месяца);
приказом руководителя компании – с указанием точной даты, когда подчиненный будет сокращен.
81-я статья Трудового кодекса предписывает работодателю предложить сокращаемому сотруднику другие вакансии, имеющиеся в компании, если его квалификация и здоровье позволяют их занять. Если работник готов трудиться в организации на новой должности, с ним заключается дополнительное соглашение, которым изменяются условия трудового договора и издается приказ о переводе. При этом в трудовой делается запись не о сокращении, а о переводе на другую должность.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Трудовая книжка
- Правилах от Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- Инструкции от Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Правила гласят о том, что основания для увольнения, отражаемые в трудовых книжках, должны полностью соответствовать нормам закона, вводящим такие основания.
Правила оформления в трудовой книжке записи об увольнении работника в связи с сокращением штата работников организации
Увольнение работника в связи с сокращением штата работников организации предусмотрено статьей 81 Трудового кодекса РФ:
…2) сокращения численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя…»
На практике Вы можете встретить разные формулировки в трудовых книжках:
- «Уволен в связи с сокращением штата работников организации…»
- «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации…»
- «Уволен в связи по сокращению штата работников организации…»
- «Трудовой договор расторгнут по сокращению штата работников организации…»
«Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации…»
«Трудовой договор расторгнут по сокращению штата работников организации…»
Разнообразие формулировок связано с тем, что среди кадровых специалистов существуют разные, но равноправные подходы к оформлению записей об увольнении. У сторонников каждой позиции есть аргументы, заслуживающие внимания. Подробно об этом мы писали здесь >>
Образцы записей об увольнении работника в связи с сокращением штата работников организации
Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2026 N 320н предусмотрено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей).
Часто задаваемые вопросы о записи в трудовой книжке при сокращении
Вопрос: Какую статью ТК РФ указывать в трудовой книжке при сокращении штата?
Ответ: В трудовой книжке делается ссылка на пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Вопрос: Нужно ли указывать номер приказа об увольнении в записи?
Ответ: Да, в графе 4 трудовой книжки обязательно указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
Вопрос: Какая формулировка считается правильной: «уволен» или «уволена»?
Ответ: Формулировка зависит от пола работника: для мужчин — «уволен», для женщин — «уволена».
Вопрос: Можно ли использовать сокращение «п.» вместо «пункт» в записи?
Ответ: Нет, в трудовой книжке не допускается использование сокращений, слово «пункт» пишется полностью.
Вопрос: Что писать в графе «Сведения о работе» при сокращении?
Ответ: Вносится запись об увольнении со ссылкой на пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ и указанием причины — «сокращение штата работников организации».
Вопрос: Нужно ли заверять запись печатью организации?
Ответ: Да, если организация использует печать, запись заверяется ею. Если печати нет, ставится подпись ответственного лица.
Вопрос: Какой датой нужно оформлять увольнение при сокращении?
Ответ: Датой увольнения является последний рабочий день сотрудника, указанный в уведомлении о сокращении.
Вопрос: Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в записи о сокращении?
Ответ: Неверная запись признается недействительной, и вносится корректная запись с указанием даты и номера документа-основания.
Вопрос: Обязательно ли вносить запись о сокращении, если сотрудник работал по совместительству?
Ответ: Запись о работе по совместительству вносится по желанию работника, но при увольнении с основного места работы запись обязательна.
Вопрос: Нужно ли знакомить работника с записью в трудовой книжке под подпись?
Ответ: Да, работник должен расписаться в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек.
