Содержание
Краткая памятка по оформлению кадровых документов при увольнении
- Составьте письменное соглашение о расторжении трудового договора в двух экземплярах.
- Укажите в соглашении точную дату увольнения и условия прекращения отношений.
- Издайте приказ об увольнении по форме Т-8 с формулировкой «по соглашению сторон».
- Внесите запись в трудовую книжку со ссылкой на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.
- Заполните личную карточку Т-2 и ознакомьте работника с записью под подпись.
- Оформите записку-расчет (форма Т-61) для начисления окончательного расчета.
- Подготовьте справку 2-НДФЛ и справку о заработке (форма 182н).
- Выдайте работнику трудовую книжку в день увольнения под подпись в журнале учета.
- Направьте уведомление в военкомат (для военнообязанных) об увольнении сотрудника.
- Проверьте, чтобы в документах не было избыточных сведений, не относящихся к увольнению.
- Сделайте копии всех подписанных документов для архива организации.
- Убедитесь, что работник получил все обязательные справки и выписки.
Избыточные сведения о приеме на работу
Согласно п. 10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Следуя требованиям указанного пункта Правил о точном соответствии записи в трудовой книжке тексту приказа, бывает, что в трудовую книжку переносят практически все изложенные в приказе сведения, в том числе о срочности трудового договора и испытательном сроке:
Пример 3. Избыточные сведения в записи о приеме на работу выделены оранжевым цветом
Однако в трудовую книжку следует включать далеко не весь текст приказа. Разберемся, что именно подлежит переносу. Согласно п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69; далее – Инструкция) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Таким образом, переносу в трудовую книжку (см. Пример 3) из приказа о приеме на работу (см. Пример 4) подлежат только следующие сведения:
- дата приема на работу (отмечена цифрой 1 в обоих Примерах);
- место работы, включая структурное подразделение (цифра 2 там же);
- должность, на которую принимается работник (цифра 3);
- реквизиты приказа о приеме на работу (цифра 4).
Запись в трудовой книжке из Примера 3 будет правильной, если исключить из нее лишние фрагменты, выделенные оранжевым цветом.
В трудовые книжки порой вносятся такие записи, которые, являясь по сути ошибочными, не требуют обязательного исправления, поскольку не влияют ни на трудовой стаж человека, ни на его репутацию как работника. Несмотря на это, наличие ошибок не украшает трудовую книжку, поэтому их лучше избегать.
Ответы на частые вопросы по оформлению увольнения по соглашению сторон
Вопрос: Какие документы обязательно оформить при увольнении по соглашению сторон?
Ответ: Обязательно оформить соглашение о расторжении договора, приказ об увольнении (Т-8), запись в трудовую книжку и личную карточку, а также записку-расчет (Т-61).
Вопрос: Нужно ли составлять отдельное соглашение, если стороны договорились устно?
Ответ: Да, обязательно. Устная договоренность не имеет юридической силы. Соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах.
Вопрос: Какой пункт указывать в приказе об увольнении?
Ответ: В приказе указывается пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ (соглашение сторон) со ссылкой на реквизиты подписанного соглашения.
Вопрос: Можно ли отменить соглашение о расторжении договора?
Ответ: Односторонняя отмена невозможна. Изменить или отменить соглашение можно только по взаимному согласию сторон до даты увольнения.
Вопрос: Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
Ответ: Вносится запись: «Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Вопрос: В какой срок нужно выдать трудовую книжку?
Ответ: Трудовая книжка выдается в день увольнения. Если работник отсутствует, направляется уведомление о необходимости получить книжку или дать согласие на отправку почтой.
Вопрос: Какие документы нужно выдать работнику кроме трудовой книжки?
Ответ: Справку 2-НДФЛ, справку о заработке (форма 182н), копию приказа об увольнении, выписку из формы СЗВ-ТД, а также по заявлению — другие документы, связанные с работой.
Вопрос: Что такое избыточные сведения о приеме на работу?
Ответ: Это включение в документы об увольнении лишних данных о приеме, которые не относятся к процедуре расторжения договора, например, подробное описание обязанностей при приеме.
Вопрос: Нужно ли оформлять акт приема-передачи дел?
Ответ: Акт приема-передачи дел не является обязательным документом при увольнении по соглашению сторон, если это не предусмотрено внутренними локальными актами организации.
Вопрос: Как исправить ошибку в записи об увольнении в трудовой книжке?
Ответ: Ошибочная запись признается недействительной, вносится правильная запись с указанием даты и номера приказа, на основании которого вносится исправление.
