Содержание
Краткая памятка по оформлению трудового договора на удаленке
- Определите статус сотрудника: дистанционный или надомный работник.
- Составьте трудовой договор с обязательными условиями для удаленки.
- Пропишите режим работы и порядок отчетности.
- Укажите размер и порядок компенсации расходов на оборудование и связь.
- Организуйте электронный документооборот или обмен сканами.
- Подпишите договор обеими сторонами (с ЭЦП или без).
- Издайте приказ о приеме на работу.
- Внесите запись в трудовую книжку (если применимо).
- Уведомите налоговую и фонды в стандартном порядке.
- Настройте систему учета рабочего времени и контроля задач.
- Проведите инструктаж по охране труда дистанционно.
- Храните копии всех документов в личном деле сотрудника.
Что считается удаленной работой
Если до COVID-19 удаленные сотрудники были редкостью, то во время и после пандемии дистанционный формат работы стал очень распространенным. Выполнять задачи удаленно могут специалисты из разных сфер: IT, бухгалтерии, юриспруденции, дизайна, PR, маркетинга.
Согласно ст. 312.9 ТК РФ, работодатели не следят за местоположением сотрудника — он может сам выбирать, где работать. Важно лишь, насколько хорошо он работает.
- Постоянную. Сотрудник работает удаленно в течение всего срока действия трудового договора.
- Временную. Вводится на определенный срок, обычно до шести месяцев. Например, если сотрудник заболел, но может подключаться к задачам. Или когда нет возможности работать в офисе из-за ремонта. Это временное решение — когда закончится срок дистанционной работы, сотрудники вернутся в офлайн.
- Периодическую. Это комбинированный вариант. Сотрудник часть времени работает из офиса, а часть — удаленно. Такой формат подходит для тех, кому важно иногда быть на рабочем месте, чтобы решать задачи лично или общаться с командой.
Пример. Разработчик Антон живет в Нижнем Новгороде, но работает в московской компании. Переезжать он не планирует, поэтому трудится удаленно: участвует в рабочих процессах, ежедневно проводит онлайн-встречи с командой, выполняет задачи и предлагает идеи для проектов.
Временную. Вводится на определенный срок, обычно до шести месяцев. Например, если сотрудник заболел, но может подключаться к задачам. Или когда нет возможности работать в офисе из-за ремонта. Это временное решение — когда закончится срок дистанционной работы, сотрудники вернутся в офлайн.
Пример. Копирайтер Ангелина решила перезимовать в жаркой стране и попросила руководителя разрешить ей временно работать удаленно. Руководитель одобрил запрос Ангелины и перевел ее на дистанционный формат на три месяца. В начале весны копирайтер снова будет работать из офиса.
Периодическую. Это комбинированный вариант. Сотрудник часть времени работает из офиса, а часть — удаленно. Такой формат подходит для тех, кому важно иногда быть на рабочем месте, чтобы решать задачи лично или общаться с командой.
Пример. Проджект-менеджер Настя согласовала с руководителем три дня в офисе, а два — дистанционно. Такой график позволит ей уделять больше времени семье. Например, она сможет вечером отвозить ребенка на дополнительные занятия.
Ответы на популярные вопросы об оформлении удаленной работы
Вопрос: Нужно ли указывать в договоре конкретный адрес работы?
Ответ: Да, обязательно укажите место выполнения трудовой функции — домашний адрес сотрудника или иное место по его выбору.
Вопрос: Можно ли перевести сотрудника на удаленку без изменения договора?
Ответ: Нет, требуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где прописываются новые условия работы.
Вопрос: Как фиксировать рабочее время удаленного сотрудника?
Ответ: Работодатель вправе установить любой режим, но обязан вести учет фактически отработанного времени, например через электронные системы.
Вопрос: Обязательно ли использовать электронную подпись для договора?
Ответ: Нет, можно обменяться сканами документов по email, если стороны согласны, но ЭЦП повышает юридическую защиту.
Вопрос: Кто оплачивает интернет и электроэнергию удаленщику?
Ответ: Если это оговорено в договоре, работодатель компенсирует расходы. В противном случае сотрудник несет их сам.
Вопрос: Можно ли уволить удаленного сотрудника за прогул?
Ответ: Да, если в договоре четко прописан режим работы и сотрудник его нарушает без уважительной причины.
Вопрос: Нужно ли вносить запись в трудовую книжку удаленщика?
Ответ: Да, запись вносится в общем порядке, если сотрудник не отказался от бумажной трудовой книжки.
Вопрос: Как проверить, что сотрудник действительно работает?
Ответ: Используйте системы трекинга задач, отчеты о выполненной работе или видеозвонки — это должно быть прописано в договоре.
Вопрос: Какие налоги платит работодатель за удаленного сотрудника?
Ответ: Те же, что и за офисного: НДФЛ и страховые взносы, независимо от места работы.
Вопрос: Можно ли нанять иностранца на удаленку по российскому ТК?
Ответ: Да, но потребуется оформить патент или разрешение на работу, если иностранец находится в РФ.
