Отпуск по закону: как отправляют сотрудников, расчет и сроки выплат

Памятка: главные шаги по оформлению отпуска

1. Проверьте, что отпускные выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.
2. Убедитесь, что расчетный период (12 месяцев) определен верно.
3. Включите в расчет все предусмотренные системой оплаты труда выплаты (оклад, премии, надбавки).
4. Исключите из расчета периоды больничных, командировок, отпусков и другие неотработанные дни.
5. Рассчитайте средний дневной заработок по формуле: сумма выплат за расчетный период / 12 / 29,3.
6. Примените коэффициент индексации, если в расчетном периоде повышался оклад.
7. Удержите НДФЛ с суммы отпускных и перечислите его в бюджет до конца месяца.
8. Начислите страховые взносы на отпускные в общем порядке.
9. Проверьте, что отпускные выплачены в полном объеме без задержек.
10. Сохраните платежные документы и расчетные листки для отчетности.
11. При увольнении после отпуска оформите окончательный расчет в последний рабочий день.
12. Убедитесь, что график отпусков соблюден и отпуск предоставлен по заявлению сотрудника.

Рассчитайте и заплатите отпускные

Выполняйте расчет заранее, чтобы выдать отпускные сотруднику до начала отпуска. Вы можете легко посчитать их с помощью специального калькулятора.

Более подробная интструкция по расчету отпускных и использованию калькулятора — в этой статье.

В какой срок выплачивать отпускные

Срок выплаты отпускных — минимум 3 календарных дня до начала отпуска. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника на следующей неделе, перечислите ему отпускные в четверг. Можно выдавать отпускные раньше, например, вместе с зарплатой.

Если вы задержали отпускные, выдайте сотруднику компенсацию — 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки. Это немного: за неделю просрочки 20 тысяч рублей отпускных вы заплатите 70 рублей компенсации.

• 30 000 — 50 000 рублей — организацию,
• 10 000 — 20000 рублей — должностных лиц, например, директора или бухгалтера,
• 1 000 — 5000 рублей — индивидуального предпринимателя.

НДФЛ и страховые взносы с отпускных

НДФЛ перечисляют дважды в месяц с каждой части зарплаты — перечислите НДФЛ с отпускных вместе с ближайшим платежом.

Страховые взносы платите как обычно — не позднее 28 числа следующего месяца.

Как наказывают за нарушение

Если не давать сотруднику отпуск дольше двух лет или не вовремя платить отпускные, могут оштрафовать: ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

Ответы на популярные вопросы об отпускных

Вопрос: Как рассчитать отпускные, если сотрудник отработал менее года?
Ответ: Средний заработок рассчитывается за фактически отработанное время, учитываются все выплаты и исключаются периоды, когда сотрудник не работал.

Вопрос: Входят ли премии в расчет отпускных?
Ответ: Да, ежемесячные премии включаются полностью, а квартальные и годовые — пропорционально отработанному времени.

Вопрос: Нужно ли выплачивать отпускные, если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением?
Ответ: Да, отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, а окончательный расчет производится в последний рабочий день.

Вопрос: Какой срок выплаты отпускных при совмещении должностей?
Ответ: Срок выплаты не зависит от совмещения — отпускные перечисляются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Вопрос: Облагаются ли отпускные страховыми взносами?
Ответ: Да, отпускные облагаются страховыми взносами в общем порядке, включая взносы на травматизм.

Вопрос: Когда перечислять НДФЛ с отпускных?
Ответ: НДФЛ с отпускных перечисляется в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором они были выплачены.

Вопрос: Можно ли выплатить отпускные раньше чем за три дня?
Ответ: Да, закон не запрещает выплачивать отпускные раньше установленного срока, главное — не позднее чем за три дня.

Вопрос: Как рассчитать отпускные при повышении оклада в расчетном периоде?
Ответ: При повышении оклада применяется коэффициент индексации, который умножается на выплаты до повышения.

Вопрос: Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?
Ответ: Отпуск продлевается на количество дней болезни, а пособие по временной нетрудоспособности выплачивается отдельно.

Вопрос: Какие штрафы грозят за невыплату отпускных в срок?
Ответ: Для должностных лиц штраф до 20 000 рублей, для юридических — до 50 000 рублей, при повторном нарушении возможна дисквалификация.