Паспорт иностранного гражданина или вид на жительство: что указывать в трудовом договоре

Памятка: что проверить при оформлении трудового договора с иностранцем

1. Убедитесь, что у иностранца есть документ, удостоверяющий личность (паспорт, ВНЖ, удостоверение беженца).
2. Проверьте срок действия документа.
3. Укажите в договоре точные реквизиты документа (серия, номер, дата выдачи, кем выдан).
4. Для лиц с ВНЖ — укажите данные ВНЖ как основного документа.
5. Для временно пребывающих — укажите данные паспорта.
6. Не путайте документ, удостоверяющий личность, с миграционной картой или разрешением на работу.
7. Проверьте, не требуется ли дополнительное разрешение на привлечение иностранной рабочей силы.
8. Убедитесь, что иностранец зарегистрирован по месту пребывания.
9. Проверьте, есть ли у иностранца патент или разрешение на работу (если требуется).
10. Сохраните копии всех документов в личное дело работника.
11. Проконсультируйтесь с юристом при найме граждан из стран с особым режимом (например, Белоруссия, Казахстан).
12. Обновите шаблон трудового договора с учетом требований 2026 года.

Прием на работу иностранных граждан в 2026 году

Трудоустройство иностранцев зависит от того, в каком статусе они находятся на территории страны:

• временно пребывающий: есть миграционная карта, но нет вида на жительство и разрешения на временное проживание; может находиться на территории РФ на основании визы или в безвизовом порядке;
• временно проживающий: получил разрешение на временное проживание в РФ, которое выдается на 3 года;
• постоянно проживающий: есть вид на жительство, на который можно претендовать после того, как прожил в России 1 год; вид на жительство дается на 5 лет, его можно продлевать.

• есть миграционная карта, но нет вида на жительство и разрешения на временное проживание;
• может находиться на территории РФ на основании визы или в безвизовом порядке;

• есть вид на жительство, на который можно претендовать после того, как прожил в России 1 год;
• вид на жительство дается на 5 лет, его можно продлевать.

Таблица №1

Отдельная категория иностранцев — высококвалифицированные специалисты, чья работа в России оплачивается в размере
не менее 58 500 руб	в месяц для привлекаемых к трудовой деятельности резидентами технико-внедренческой особой экономической зоны;
не менее 83 500 руб	в месяц для занятых в научно-исследовательской, туристической, медицинской сфере;
не менее 1 млн руб	за год для медицинских и педагогических работников, приглашаемых на работу на территорию международного медицинского кластера;
не менее 750 тыс	руб. в квартал для задействованных в иных отраслях экономики;

В Путеводителе по кадровым вопросам эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили правила приема иностранных граждан на работу. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Трудоустройство граждан ДНР и ЛНР происходит с некоторыми особенностями. Какой должен быть пакет документов, нужно ли ставить их на миграционный учет, уведомлять о заключении трудового договора, подавать сведения о трудовой деятельности, подробно разъяснил Д. А. Мыльников, государственный советник РФ 3 класса из Минтруда. Посмотреть разъяснения чиновника можно в КонсультантПлюс бесплатно, оформив пробный доступ.

Как принять на работу беженца из Украины, читайте в Путеводителе от КонсультантПлюс, пробный доступ к системе бесплатный.

Также на порядок приема на работу влияет то, из какого государства приехал работник и установлен ли с этим государством визовый режим. Визу нужно получать гражданам большинства территориально удаленных от РФ стран (например, США, Канады, стран Евросоюза). Из ближайших стран в визовом порядке приезжают эстонцы, латыши, грузины. Перечень стран с указанием необходимости получения визы для посещения России приведен в письме МИД РФ от 27.04.2012 № 19261/кд.

Таким образом, именно от статуса иностранца и страны приезда зависит перечень документов, которые он должен будет представить в компанию при трудоустройстве и ваше взаимодействие с госорганами как работодателя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Уведомлять миграционную службу (с апреля 2016 года полномочия ФМС переданы МВД России) о трудоустройстве иностранного сотрудника необходимо всегда (за редким исключением, о котором расскажем далее). Нарушение этого правила чревато для компании штрафом в размере от 400 000 до 1 000 000 руб. (в худшем случае приостановлением деятельности), а ответственное лицо может быть оштрафовано на сумму от 35 000 до 50 000 руб. (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ).

Уведомление оформляйте на бланке из приказа МВД России от 30.07.2026 № 536 (в ред. от 06.08.2026). Вы можете скачать его бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Ознакомьтесь с образцом уведомления о приеме на работу гражданина из страны ЕАЭС на примере Киргизии. Документ доступен в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ бесплатно.

Важно! Приказ № 536 будет применяться до 01.09.2026 года. Далее, как ожидается, примут новый норматив (который уже прошел общественное обсуждение). Значимых отличий между ним и действующим приказом немного.

Основной нормативный акт, регулирующий труд иностранных работников, — закон «О правовом положении иностранных граждан в РФ» от 25.07.2002 № 115-ФЗ. Кроме того, на иностранцев распространяются нормы ТК РФ и иных законодательных актов, регулирующих трудовые отношения в РФ.

Согласно ст. 65 ТК иностранный работник должен предоставить работодателю разрешение на работу или патент при трудоустройстве. Проверять подлинность этих документов работодатель не обязан. Но если выяснится, что сотрудник предоставил поддельные документы, работодателя могут оштрафовать за привлечение к труду иностранца с нарушением требований миграционного законодательства (письмо Минтруда от 04.12.2018 №.14-2/В-966). Поэтому рекомендуем проверить документы на подлинность с помощью специального сервиса ГУ МВД.

Важно! Если иностранец из «визового» государства, то ему, чтобы не аннулировали разрешение на работу, нужно в течение 30 дней после выдачи данного документа получить сертификат о знании русского языка, истории и законодательства России (п. 7 ст. 15.1 Закона № 115-ФЗ). Работодателю, таким образом, необходимо напомнить человеку о такой обязанности, и при необходимости содействовать получению сертификата.

Шаг 1. Проверьте документы иностранных граждан

Иностранцы вправе работать в российских компаниях, если они старше 18 лет и оформили специальное разрешение — патент. Исключение составляют несколько категорий граждан, например: Иностранцы вправе работать в российских компаниях, если они старше 18 лет и оформили специальное разрешение — патент. Исключение составляют несколько категорий граждан, например:

• иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство;
• студенты очных отделений российских вузов;
• иностранцы с действующей срочной трудовой визой;
• граждане стран ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии.

иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство; иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство;

студенты очных отделений российских вузов; студенты очных отделений российских вузов;

иностранцы с действующей срочной трудовой визой; иностранцы с действующей срочной трудовой визой;

граждане стран ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии. граждане стран ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии.

Чтобы принять таких иностранцев, не нужно оформлять разрешение, достаточно запросить у них подтверждающие документы. Например, загранпаспорт для граждан ЕАЭС, визу или справку об обучении в российском вузе. Остальным иностранцам нужны разрешения. Чтобы принять таких иностранцев, не нужно оформлять разрешение, достаточно запросить у них подтверждающие документы. Например, загранпаспорт для граждан ЕАЭС, визу или справку об обучении в российском вузе. Остальным иностранцам нужны разрешения.

Старайтесь проверять документы до оформления в штат. Если иностранцы не относятся к указанным категориям, то они должны оформить патент в миграционной службе МВД. Старайтесь проверять документы до оформления в штат. Если иностранцы не относятся к указанным категориям, то они должны оформить патент в миграционной службе МВД.

Если у сотрудника уже есть разрешение, проверьте срок действия документа и регион выдачи: иностранцы могут работать только на территории того субъекта, в котором получили патент. В противном случае работодателю грозит штраф до 800 тысяч рублей. Если у сотрудника уже есть разрешение, проверьте срок действия документа и регион выдачи: иностранцы могут работать только на территории того субъекта, в котором получили патент. В противном случае работодателю грозит штраф до 800 тысяч рублей.

Шаг 2. Получите разрешение в миграционной службе МВД

Если планируете нанимать иностранцев, заранее получите разрешение от МВД. Для этого напишите заявление по строгой форме и укажите: Если планируете нанимать иностранцев, заранее получите разрешение от МВД. Для этого напишите заявление по строгой форме и укажите:

• название миграционной службы МВД по месту регистрации компании или ИП;
• название компании или инициалы ИП;
• паспортные данные (для ИП), ИНН, ОГРН (или ОГРНИП);
• количество сотрудников с указанием должностей и гражданства;
• срок действия разрешения, но не дольше года;
• вид деятельности компании или ИП;
• общее число штатных сотрудников;
• адрес компании или фактического места работы.

название миграционной службы МВД по месту регистрации компании или ИП; название миграционной службы МВД по месту регистрации компании или ИП;

паспортные данные (для ИП), ИНН, ОГРН (или ОГРНИП); паспортные данные (для ИП), ИНН, ОГРН (или ОГРНИП);

количество сотрудников с указанием должностей и гражданства; количество сотрудников с указанием должностей и гражданства;

срок действия разрешения, но не дольше года; срок действия разрешения, но не дольше года;

адрес компании или фактического места работы. адрес компании или фактического места работы.

Чтобы правильно заполнить заявление, запросите у сотрудников копии патентов на работу. Информация о работниках и должностях в документах должна полностью совпадать. Чтобы правильно заполнить заявление, запросите у сотрудников копии патентов на работу. Информация о работниках и должностях в документах должна полностью совпадать.

За каждое рабочее место для иностранцев работодатель платит госпошлину в размере 10 тысяч рублей. Её оплачивают с расчётного счёта компании или ИП. За каждое рабочее место для иностранцев работодатель платит госпошлину в размере 10 тысяч рублей. Её оплачивают с расчётного счёта компании или ИП.

Заявление и квитанцию об оплате госпошлины можно принести лично в миграционную службу МВД, отправить по почте или через Госуслуги. Документы рассмотрят в течение 30 рабочих дней, после чего выдадут разрешение. Заявление и квитанцию об оплате госпошлины можно принести лично в миграционную службу МВД, отправить по почте или через Госуслуги. Документы рассмотрят в течение 30 рабочих дней, после чего выдадут разрешение.

Шаг 4. Уплатить налоги за иностранных сотрудников

Работодатель является налоговым агентом и платит НДФЛ за своих сотрудников. НДФЛ за иностранного сотрудника платят, если выполняется хотя бы одно условие: Работодатель является налоговым агентом и платит НДФЛ за своих сотрудников. НДФЛ за иностранного сотрудника платят, если выполняется хотя бы одно условие:

• работодатель — российская компания или ИП,
• работник — налоговый резидент РФ,
• сотрудник получает выплаты на карту, открытую в российском банке.

работодатель — российская компания или ИП, работодатель — российская компания или ИП,

сотрудник получает выплаты на карту, открытую в российском банке. сотрудник получает выплаты на карту, открытую в российском банке.

С 2026 года применяется прогрессивная шкала налога на доходы физических лиц. Налог составляет 13%, пока доход за год не превысит 2,4 млн рублей, 15% — на доход от 2,4 млн до 5 млн рублей, 18% — от 5 млн до 20 млн рублей, и так далее. С 2026 года применяется прогрессивная шкала налога на доходы физических лиц. Налог составляет 13%, пока доход за год не превысит 2,4 млн рублей, 15% — на доход от 2,4 млн до 5 млн рублей, 18% — от 5 млн до 20 млн рублей, и так далее.

Размеры взносов в Социальный фонд такие же, как для российских сотрудников. Размеры взносов в Социальный фонд такие же, как для российских сотрудников.

Прием на работу гражданина Белоруссии в 2026 году

В январе 2000 года вступил в силу договор о создании Союзного государства между Россией и Республикой Беларусь. Тесная интеграция 2 стран способствует тому, что на сегодняшний день трудоустроиться в России белорусам несложно. Кроме того, Беларусь, наряду с Арменией, Казахстаном, Киргизией и Россией, является членом ЕАЭС. Соответственно, при трудоустройстве гражданина Беларуси действуют правила договора о ЕАЭС от 29.05.2014.

Для трудоустройства белорусские граждане не обязаны получать патент. Работодатель не оформляет для них приглашение на въезд и не запрашивает информацию о квотах иностранных сотрудников в службе занятости.

При трудоустройстве гражданин Беларуси предъявляет белорусский паспорт и иные документы, указанные в ст. 65 ТК РФ:

• трудовую книжку российского образца (если таковой нет, ее заведет работодатель);
• сведения о регистрации;

ВНИМАНИЕ! Граждане Белоруссии, прибывшие на территорию РФ, освобождаются от регистрации в компетентных органах по месту пребывания в течение 90 дней с даты въезда (ст. 3 Соглашения). По истечении указанного срока пребывающий в РФ гражданин Белоруссии подлежит постановке на миграционный учет в общем порядке, установленном действующим законодательством.

• СНИЛС (постоянно не проживающие граждане оформлять этот документ не обязаны);
• документы об образовании.

Напомним, что с 2019 года СНИЛС в виде зеленой заламинированной карточки больше не оформляется. Что должен предоставить сотрудник вместо СНИЛС, узнайте в материале «СНИЛС отменили — что взамен?»

Аналогичные правила приема на работу действуют для остальных иностранцев, прибывших из стран — членов ЕАЭС: при приеме на работу они предъявляют паспорт соответствующей страны и прочие документы согласно ст. 65 ТК РФ.

Если вы заключаете трудовой или гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином Белоруссии, уведомлять об этом миграционную службу желательно. Это следует в том числе из письма МВД России от 28.12.2026 № 3/207724106203.

Несмотря на то что Верховный Суд РФ, например, в Постановлениях от 07.06.2018 N 83-АД18-6, от 30.05.2017 N 78-АД17-19, признал незаконным привлечение к административной ответственности по ч. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ работодателя (должностное лицо работодателя), не уведомившего миграционную службу о приеме на работу (увольнении) гражданина Республики Беларусь, мы рекомендуем работодателям (заказчикам услуг) при заключении (расторжении, прекращении) трудового (гражданско-правового) договора с гражданином Беларуси уведомлять об этом территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел в течение 3-х дней после заключения договора.

Прием на работу иностранных граждан в 2026 году: таблица

Для того чтобы вам было проще ориентироваться в правилах трудоустройства иностранцев, мы подготовили специальную таблицу. В ней вы найдете основные нюансы приема на работу граждан в зависимости от их статуса и страны пребывания.

ВАЖНО! Неисполнение норм трудового и миграционного законодательства чревато для компании крупными штрафами — до нескольких сотен тысяч рублей. Ответственный сотрудник работодателя штрафуется в меньшем размере. Сумма штрафа зависит от того, какую обязанность работодатель не выполнил. При этом наказание выносится не за сам проступок, а за каждого неверно принятого на работу сотрудника.

Главное

1. Российские компании и ИП вправе нанять иностранцев, если получили разрешение от МВД.
2. Иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство, студенты-очники и граждане ЕАЭС не считаются трудовыми мигрантами и оформляются по общим правилам.
3. Разрешение для трудового мигранта оформляет миграционная служба МВД. Для этого нужно отправить заявление и заплатить пошлину по 10 тысяч рублей за каждого сотрудника.
4. Чтобы принять иностранца на работу, заключите с ним трудовой договор и уведомьте об этом миграционную службу МВД.

Российские компании и ИП вправе нанять иностранцев, если получили разрешение от МВД. Российские компании и ИП вправе нанять иностранцев, если получили разрешение от МВД.

Иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство, студенты-очники и граждане ЕАЭС не считаются трудовыми мигрантами и оформляются по общим правилам. Иностранцы с разрешением на временное проживание или видом на жительство, студенты-очники и граждане ЕАЭС не считаются трудовыми мигрантами и оформляются по общим правилам.

Разрешение для трудового мигранта оформляет миграционная служба МВД. Для этого нужно отправить заявление и заплатить пошлину по 10 тысяч рублей за каждого сотрудника. Разрешение для трудового мигранта оформляет миграционная служба МВД. Для этого нужно отправить заявление и заплатить пошлину по 10 тысяч рублей за каждого сотрудника.

Чтобы принять иностранца на работу, заключите с ним трудовой договор и уведомьте об этом миграционную службу МВД. Чтобы принять иностранца на работу, заключите с ним трудовой договор и уведомьте об этом миграционную службу МВД.

Часто задаваемые вопросы о документах иностранных работников

Вопрос: Что указывать в трудовом договоре: паспорт иностранного гражданина или вид на жительство?
Ответ: В трудовом договоре указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, который предъявил работник при трудоустройстве. Для иностранного гражданина это может быть паспорт, а для лица с видом на жительство — вид на жительство.

Вопрос: Обязательно ли указывать в договоре данные паспорта иностранца?
Ответ: Да, данные паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность) являются обязательным реквизитом трудового договора.

Вопрос: Если у иностранца есть вид на жительство, нужно ли указывать его в договоре?
Ответ: Да, вид на жительство является документом, удостоверяющим личность, поэтому его данные также должны быть указаны в трудовом договоре.

Вопрос: Какой документ считать основным для заполнения договора: паспорт или ВНЖ?
Ответ: Основным документом является тот, который работник предъявил при заключении договора. Обычно это паспорт, но если у работника есть ВНЖ, он может предъявить его.

Вопрос: Можно ли указать в договоре и паспорт, и вид на жительство?
Ответ: Законодательство не запрещает указывать оба документа, но достаточно указать один — тот, который удостоверяет личность на момент заключения договора.

Вопрос: Что делать, если у иностранца временное убежище?
Ответ: В этом случае в договоре указываются данные свидетельства о предоставлении временного убежища.

Вопрос: Влияет ли статус иностранца на заполнение договора?
Ответ: Да, статус (временно проживающий, постоянно проживающий, временно пребывающий) влияет на перечень документов, но в части удостоверения личности действует общее правило.

Вопрос: Нужно ли указывать в договоре номер миграционной карты?
Ответ: Нет, миграционная карта не является документом, удостоверяющим личность, поэтому ее данные в трудовом договоре не указываются.

Вопрос: Какой документ указывать для гражданина Белоруссии?
Ответ: Для гражданина Белоруссии — паспорт гражданина Республики Беларусь.

Вопрос: Что будет, если указать неверные данные документа в договоре?
Ответ: Это может привести к признанию договора заключенным с нарушением, а также к штрафам со стороны трудовой инспекции.