Содержание
Памятка: ключевые шаги по оформлению переноса отпуска при больничном в 1С
- Зарегистрируйте больничный лист в 1С:ЗУП.
- Проверьте, что больничный пересекается с датами отпуска.
- Выберите способ: продление или перенос отпуска.
- Создайте документ «Перенос отпуска» или отредактируйте текущий.
- Укажите новые даты отпуска в соответствии с заявлением сотрудника.
- Проверьте автоматический пересчет отпускных.
- Убедитесь, что дни болезни не учтены как отпускные.
- Сформируйте отчет по остаткам отпусков для контроля.
- Сохраните заявление сотрудника в системе (скан или отметка).
- Проведите документ и проверьте расчет зарплаты за месяц.
Продление отпуска
Рассмотрим на примере. Сотруднику предоставлен отпуск с 14.06.24 по 27.06.24, зарегистрировано в программе документом Отпуск.
По информации, поступившей от СФР в программе создался автоматически документ Отсутствие, который сообщает нам, что сотруднику открыт больничный с 22.06.24 г.
Внимание!!! Документ Отсутствие загружается автоматически при обмене с СФР, если в учетной политике установлены соответствующие настройки.
В нашем случае сотрудник должен был выйти на работу 28.06.24 г., больничный еще не закрыт, поэтому для корректного расчета зарплаты за июнь, нам необходимо скорректировать дату окончания на 28.06.24 г. в документе Отсутствие. В самом документе установлен переключатель Болезнь, больничный еще не закрыт.
Ответив ДА откроется новый документ — исправления предыдущего отпуска, в котором будет указан новый период отпуска с учетом дней болезни, в нашем случае сотруднику продлевается отпуск на 8 дней, следовательно, на работу он должен выйти 06.07.24 г.
На закладке Продления, переносы, отзывы будет отображаться причина переноса (наш больничный).
Программа не пересчитывает средний заработок для нового периода отпуска, сторнирует предыдущий отпуск и при этом производит расчет в таком же размере, но за другой период, сумму отпускных, а также не начисляет НДФЛ.
Таким образом мы продлили отпуск сотруднику по причине болезни в период нахождения в отпуске.
Остались вопросы как правильно отразить изменения в программе? Наши специалисты помогут вам разобраться в этом вопросе!
Перенос отпуска
Если принято решение не продлевать отпуск, а перенести его на другой срок, то при создании Больничного, в момент, когда программа спрашивает о продлении отпуска, нам надо ответить НЕТ.
На закладке Продления, переносы, отзывы также будет указан больничный (причина переноса).
Отпуск будет сторнирован полностью на закладке Пересчет прошлого периода и начислен заново на закладке Начислено (подробно), но без учета дней болезни.
При предоставлении очередного отпуска необходимо создать новый документ Отпуск.
В случае, если расчетный период изменится, то программа пересчитает отпускные по новому среднему заработку.
Образовавшаяся переплата из-за излишне выплаченных отпускных будет учтена при следующих выплатах сотруднику.
Так же на практике можно встретить не только перенос и продление отпуска, но и отзыв из него.
Существует несколько вариантов оформления отзыва из отпуска в программе. В каждом свои особенности по учету НДФЛ и расчету среднего заработка.
Обращайтесь к нам на Линию Консультации, и специалисты помогут во всем разобраться.
- Составить служебную записку
- Направить сотруднику уведомление об отзыве из отпуска
- Получить от сотрудника согласие на досрочный выход на работу
- Издать приказ об отзыве из отпуска
- Пересчитать отпускные
- Заполнить табель учета рабочего времени
Новый механизм продления и переноса отпуска в связи с больничным
Начиная с релиза 3.1.14, механизм по переносу отпуска по причине болезни в «1С:ЗУП» упрощен. Он позволяет при пересечении больничного и отпуска сформировать документ-исправление и указать количество дней, на которое нужно перенести или продлить отпуск.
Чтобы работать с новым механизмом, в окне «Расчет зарплаты» уберите галочку в пункте «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
Пункт «Сторнировать отпуск в больничном при переносе периодов»
В новом окне на вкладке «Пособия СФР» разверните раздел «Создание документов при получении сведений об ЭЛН» и поставьте галочку «Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН».
Пункт «Автоматически создавать отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН»
В документе «Отсутствие» поставьте флажок с причиной отсутствия «Болезнь (больничный еще не закрыт)». Так как больничный не закрыт, в поле «Дата окончания» укажите день, когда сотрудник должен был выйти на работу после отпуска. Это нужно для корректного расчета зарплаты. При закрытии больничного листа от СФР поступит информация с точными датами болезни.
Продление отпуска по причине болезни в 1С:ЗУП
В документе «Больничный лист» при пересечении с отпуском программа предложит продлить или пересчитать отпуск. Кликнув на ссылку «Исправить отпуск», вы попадете в документ-исправление.
Программа выведет сообщение с предложением продлить отпуск. Нажмите «Да».
Откроется документ-исправление, в котором сформируется вкладка «Продления, переносы, отзывы». В табличной части отразится причина переноса и количество перенесенных дней.
На вкладке «Основной отпуск» будут отображаться новые даты отпуска с учетом дней болезни.
На вкладке «Начислено (подробно)» сумма отпускных останется прежней, но с учетом нового периода отпуска.
После этого в документе «Больничный лист» отобразится сообщение о том, что в документ «Отпуск» внесены изменения на основе больничного листа.
Скорректированные данные в документе «Больничный лист»
Если больничный регистрируется в том же месяце, что и отпускные выплаты, дни отсутствия по болезни на вкладке «Пересчет прошлого периода» не сторнируются, так как расчетный период «не закрыт».
Если отпускные были начислены в одном месяце, а выплаты по больничному листу в следующем, то дни отсутствия сторнируются, так как расчетный период «закрыт».
Проведите больничный лист. Если ранее был создан документ «Отсутствие», появится предупреждение о пересечении документов. Нажмите «ОК».
Сообщение о зарегистрированном ранее докумете «Отсутствие»
Перенос отпуска по причине болезни в «1С:ЗУП»
Если сотрудник решил перенести отпуск, то при клике на ссылку «Исправить отпуск» в документе «Больничный лист» в окошке «Продлить основной отпуск?» нажмите «Нет».
В документе-исправлении на вкладке «Продления, переносы, отзывы» будут указаны причина переноса, период и количество переносимых дней.
На вкладке «Начислено (подробно)» отпускные сторнируются. Выполняется новое начисление с учетом больничных дней.
Когда сотрудник решит воспользоваться отпуском, создается новый документ «Отпуск». Отпускные рассчитываются на основе новых данных о среднем заработке, если отпуск будет в другом расчетном периоде.
Прежний механизм продления и переноса отпуска в связи с больничным
Чтобы работать с прежним механизмом продления и переноса отпуска, в окне «Расчет зарплаты» поставьте галочку в пункте «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов».
Активация пункта «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов»
Проверка приоритетных начислений
Перед перерасчетом дней отпуска необходимо создать начисления по больничному листу. Это выполняется через приоритетные начисления.
Для проверки приоритетов в разделе «Настройка» выберете пункт «Начисления» и вид «Больничный». В окне на вкладке «Приоритет» отображаются все начисления. Больничный по приоритету стоит выше ежегодного отпуска. Его расчет отменяет начисление отпускных за дни больничного.
Расчет дней временной нетрудоспособности сотрудника
Для введения расчёта за дни временной нетрудоспособности в разделе «Зарплата» выберите пункт «Больничные листы» и нажмите кнопку «Создать». В новом документе укажите дату начисления, сотрудника, номер больничного листа, причину и дату нетрудоспособности.
Автоматически производятся вычисления по больничному листу и отпуску. При проведении документа программа оповестит о том, что за указанный период уже зарегистрировано отсутствие сотрудника.
На вкладке «Начислено(подробно)» отображается информация о начислениях по больничному листу за счёт работодателя и за счёт ФСС.
Во вкладке «Пересчёт прошлого периода» программа вносит исправления в начисление отпуска за дни, на которые наложился больничный сотрудника.
Проверка начислений
Проверку начислений можно провести с помощью расчётного листка. Для его создания во вкладке «Зарплата» необходимо выбрать пункт «Отчёты по зарплате» и затем «Расчётный листок».
Пример. С 30 октября по 4 ноября произошло пересечение дней, поэтому отображаются отрицательные суммы отпускных и указываются начисления по больничному листу.
Варианты продления и переноса отпуска в 1С:ЗУП в связи с больничным
Продление и перенос отпуска работника можно выполнить несколькими вариантами в зависимости от ситуации.
В нем необходимо ввести корректную дату окончания отпуска с учётом количества дней, которые пересеклись с периодом нетрудоспособности работника. Дата окончания отпуска считается со следующего дня после окончания больничного.
Больничный, отпуск и его продление в одном расчётном периоде
Пример. Посмотрим расчеты на вкладке «Начислено(подробно)». Отпуск длился 11 дней – с 21 по 31 октября. С 30 по 31 октября зафиксировано отсутствие по больничному листу. Поэтому программа посчитала 9 дней отпуска.
Далее с учетом продления отпуск длился с 1 по 10 ноября. Так как на первые 4 дня в ноябре зафиксирован больничный, срок отпуска указывается 6 дней.
В этом случае регистрируется новый документ «Отпуск» в том периоде, в котором будет предоставлен.
Часто задаваемые вопросы об оформлении переноса отпуска при больничном в 1С
Вопрос: Как в 1С оформить перенос отпуска при больничном?
Ответ: Используйте документ «Перенос отпуска» в разделе «Кадры» или новый механизм в 1С:ЗУП, который автоматически корректирует даты.
Вопрос: Нужно ли пересчитывать отпускные при переносе?
Ответ: Да, если даты отпуска меняются, программа автоматически пересчитывает средний заработок и сумму отпускных.
Вопрос: Как продлить отпуск в 1С:ЗУП из-за больничного?
Ответ: В документе «Отпуск» установите флаг «Продление отпуска» и укажите количество дней болезни.
Вопрос: В чем разница между продлением и переносом отпуска в 1С?
Ответ: Продление увеличивает текущий отпуск на дни болезни, а перенос сдвигает неиспользованные дни на другой период.
Вопрос: Как ввести больничный лист, чтобы он повлиял на отпуск?
Ответ: Зарегистрируйте больничный в разделе «Зарплата» — «Больничные листы», программа сама предложит продление или перенос.
Вопрос: Можно ли перенести отпуск в 1С без заявления сотрудника?
Ответ: Нет, требуется письменное заявление или согласие сотрудника, которое фиксируется в системе.
Вопрос: Как проверить, что перенос отпуска прошел корректно?
Ответ: Сформируйте отчет «Остатки отпусков» и проверьте, что дни болезни не учтены как использованный отпуск.
Вопрос: Что делать, если больничный открыт до начала отпуска?
Ответ: В этом случае отпуск переносится полностью, а не продлевается. Используйте механизм переноса.
Вопрос: Как настроить автоматический перенос отпуска в 1С:ЗУП?
Ответ: В настройках расчета зарплаты включите опцию «Автоматически продлевать и переносить отпуск при больничном».
Вопрос: Почему в 1С не срабатывает перенос отпуска при больничном?
Ответ: Проверьте, что больничный зарегистрирован в том же периоде, что и отпуск, и что у сотрудника есть неиспользованные дни.
