Пошаговая инструкция по оформлению сокращения работника при сокращении штата

Памятка: ключевые шаги при сокращении штата

1. Издать приказ о сокращении штата и утвердить новое штатное расписание.
2. Определить список сокращаемых должностей и работников.
3. Проверить, есть ли у работников преимущественное право на оставление на работе.
4. Уведомить каждого работника персонально под подпись за два месяца.
5. Направить уведомление в центр занятости населения.
6. Уведомить профсоюз (при его наличии).
7. Предложить все имеющиеся вакансии в течение всего срока предупреждения.
8. Оформить приказ об увольнении по сокращению штата.
9. Произвести полный расчет: зарплата, компенсация за отпуск, выходное пособие.
10. Выдать работнику трудовую книжку и все необходимые справки.

Восемь обязательных процедур

Увольнение сотрудников по инициативе работодателя, как в ситуации с сокращением – это множество дополнительных действий и оформительской суеты. Но закон суров и наказывает за пропуск каждого важного шага или допущенные в увольнительной процедуре ошибки. Снизить риск негативных последствий в такой ситуации помогают четкие алгоритмы и инструкции.

Сокращение штата работников в 2026 году проходит по привычному сценарию – в последнее время в этом вопросе глобальных изменений не происходило. Кратко расскажем, в каком порядке требует проводить сокращение штата трудовой кодекс:

По этой схеме далее разберем пошаговую инструкцию по увольнению по сокращению штатов в 2026 году.

Чем отличается сокращение численности от сокращения штата, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Шаг 1. Подготовительные действия

Начать процедуру увольнения в связи с сокращением штата без предварительной подготовки, означает обречь себя на ошибки и промахи – слишком много законодательных нюансов, требований и ограничений предусмотрено для этого мероприятия.

Первое, с чего нужно начать, это разработка изменений штатного расписания или ее новой версии. На подготовительном этапе также важно не ошибиться с категориями увольняемых сотрудников. Выделить отдельно тех, кого нельзя сокращать при сокращении штатов, и кто имеет преимущественное право при сокращении штата работников.

Если с работниками из запретительного списка более-менее понятно, то в отношении тех сотрудников, кто имеет преимущественное право продолжать работать, в законодательстве четкой определенности нет – конкретный список таких работников при сокращении штата в ТК РФ отсутствует.

Дистанционный характер работы не влияет на оценку преимущества при сокращении (Определение 3-го КСОЮ от 09.02.2026 № 88-2397/2026).

Разобравшись со списками сотрудников, можно переходить к следующему шагу в процедуре сокращения.

Шаг 2. Составление приказа

Приказ о сокращении штата – первый документ, официально фиксирующий начало процедуры сокращения штата работников. Что учесть при его оформлении:

Как может выглядеть формулировка текста приказа о сокращении штата.

Такой образец приказа о сокращении штата можно взять за основу при составлении собственного приказа, скорректировав ответственных лиц и иные вопросы, связанные со спецификой проведения сокращения у конкретного работодателя.

Шаг 3. Информирование работников

Законодательство требует от работодателя заранее уведомить сокращаемых сотрудников о предстоящем увольнении. Уведомление о сокращении штата законодательство предписывает направлять работникам с соблюдением общих и специальных сроков:

Шаблон уведомления в списке утвержденных унифицированных форм документов отсутствует, поэтому на работодателя ложится непростая задача – сформулировать текст уведомления таким образом, чтобы не упустить все законодательные требования, тем самым максимально обезопасив себя от претензий контролеров и в судебных разбирательствах.

Ошибки работодателя на этом этапе сокращения часто приводят к судебным разбирательствам и судьи восстанавливают на работе сотрудников, которым работодатель не предлагал вакансии во время процедуры сокращения.

Уведомление о сокращении работника по сокращению штатов может выглядеть так:

Уведомление следует отдать каждому работнику лично под роспись. Если личное вручение невозможно (к примеру, из-за территориального удаления филиала, в котором трудится сотрудник), следует отправить документ по почте заказным письмом с описью вложения и почтовым уведомлением о вручении.

Шаг 4. Уведомление биржи труда

Государство зафиксировало в законе о занятости незыблемое правило – работодатели обязаны информировать территориальные центры занятости населения о предстоящих сокращениях и возможных в связи с этим увольнениях сотрудников. Эта норма актуальна всегда, в том числе в ситуациях, когда никто из сокращенных сотрудников не собирается обращаться впоследствии на биржу и вставать на учет как безработный.

Выполнить эту обязанность работодатели должны в разные сроки в зависимости от своего статуса:

В законе отдельно указан еще один уведомительный срок − не позже чем за три месяца до сокращения работодатель обязан уведомить ЦЗН, если это мероприятие повлечет массовое увольнение работников. Как понять, проводится обычное или массовое сокращение штата работников и сколько человек должно уволиться по сокращению, чтобы его считать массовым?

Чтобы выполнить перед ЦЗН уведомительную функцию работодателю необходимо на бланке, утвержденном Приказом Минтруда от 26.01.2026 № 24 оформить сведения о каждом сокращаемом работнике.

Шаг 5. Профсоюзное урегулирование

Это шаг актуален только для тех работодателей, в компании которых действует профсоюзный орган. Если его в компании нет, данный шаг следует пропустить.

Если опоздать с уведомлением профсоюза, увольнение сотрудников могут признать незаконным.

Шаг 6. Предложение вакансий

Обязательный и ответственный этап процедуры сокращения – предложение попавшим под сокращение работникам вакантных должностей (ч. 3 ст. 81, ч.1 ст. 180 ТК РФ). Из-за ошибок, совершенных работодателями во время этого мероприятия, часто возникают судебные разбирательства по инициативе уволенных работников. Предлагать вакансии нужно даже в случае, если работник согласился уволиться ранее официальной даты сокращения (Определение 1-го КСОЮ от 18.01.2026 № 88-3059/2026).

Как проводить эту процедуру в законодательстве не сказано, но опыт показывает необходимость письменного ее оформления. Это может быть отдельное уведомление или формулировка в уведомлении о сокращении. В тексте следует указать дату предложения, наименование вакантных должностей и структурных подразделений, режим работы и размер зарплаты. Там же следует прописать срок, в течение которого работник должен ответить о принятом решении: согласен он с предлагаемой работой или нет.

Передавать документ работнику лучше под роспись. Если он расписываться откажется, зафиксируйте отказ в акте в присутствии двух свидетелей. Эти предосторожности помогут впоследствии работодателю доказать отсутствие нарушений с его стороны, если дело дойдет до суда.

Сокращение штата работников: как предлагают вакансии на практике

Конфликтное увольнение эффективно проводить с помощью независимой стороны. Ею может выступить медиатор – экспертная компания. Опытные консультанты помогут не только расстаться с сотрудником по обоюдовыгодным основаниям, но и не довести дело до суда

• способ 1: работодатель предлагает подходящую вакансию всем сокращаемым работникам, но переводит того, кто первым из них согласился на перевод;
• способ 2: работодатель предлагает вакансию и переводит на подходящую должность по ней «угодного» и «лояльного» сотрудника.

Любой из указанных вариантов предложения вакансии при возникновении судебного спора с работником о признании увольнения незаконным будет объявлен нарушением процедуры сокращения. Вследствие этого сотрудник будет восстановлен на работе, а компания оплатит ему время вынужденного прогула

Шаг 8. Увольнительные документы

Заключительный шаг в процедуре сокращения – оформление документов и их выдача сокращенным работникам. Здесь у работодателя затруднений возникнуть не должно – готовятся документы в том же порядке, что и при увольнении по общим основаниям (ст. 84.1 ТК РФ). От него потребуется составить приказ, внести запись в трудовую книжку, заполнить форму СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности…» и передать в ПФР информацию об увольнении по форме СЗВ-ТД.

При заполнении трудовой книжки особое внимание нужно уделить формулировке основания увольнения. Если фактически произошло сокращение численности, а в приказе и трудовой книжке речь идет о сокращении штата, работник вправе потребовать изменить причину увольнения (ч. 5 ст. 394 ТК РФ).

Работник сокращается досрочно: что учесть

Свои особенности и нюансы увольнения по сокращению штата появляются в ситуации добровольного увольнения сотрудника раньше запланированных сроков сокращения. В этом случае стандартная пошаговая инструкция по досрочному увольнению по сокращению штатов дополняется двумя пунктами:

1. Получение от работника письменного согласия на досрочное увольнение, включая согласование персональной даты увольнения.
2. Выплата дополнительной компенсации в размере среднего заработка, исчисляемого пропорционально времени, оставшемуся до истечения срока предупреждения об увольнении (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

Увольнение работника по сокращению досрочно не избавляет работодателя от выполнения других обязательных действий: письменного уведомления о сокращении, предложений по вакансиям и т.д.

Часто задаваемые вопросы о сокращении штата

Вопрос: Какие выплаты положены работнику при сокращении?
Ответ: Выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также средний заработок на период трудоустройства (до двух месяцев, в исключительных случаях — до трех).

Вопрос: Нужно ли предупреждать работника о сокращении за два месяца?
Ответ: Да, работодатель обязан уведомить работника персонально под подпись не менее чем за два месяца до увольнения.

Вопрос: Можно ли сократить беременную женщину?
Ответ: Нет, увольнение беременных женщин по сокращению штата запрещено Трудовым кодексом РФ.

Вопрос: Что делать, если работник согласился на досрочное сокращение?
Ответ: Работодатель может уволить его до истечения двухмесячного срока с выплатой дополнительной компенсации пропорционально оставшемуся времени.

Вопрос: Какие документы нужно выдать работнику в день увольнения?
Ответ: Трудовую книжку (или СТД-Р), справку о сумме заработка (182н), выписку из СЗВ-ТД и расчетный листок.

Вопрос: Обязательно ли предлагать вакансии при сокращении?
Ответ: Да, работодатель обязан предложить все имеющиеся вакантные должности, соответствующие квалификации работника, а также нижестоящие или нижеоплачиваемые.

Вопрос: Нужно ли уведомлять профсоюз о сокращении?
Ответ: Да, если в организации есть профсоюз, его нужно уведомить не позднее чем за два месяца до начала мероприятий.

Вопрос: Когда нужно сообщать в центр занятости о сокращении?
Ответ: Не позднее чем за два месяца до увольнения, а при массовом сокращении — за три месяца.

Вопрос: Можно ли сократить работника, который находится на больничном?
Ответ: Нет, увольнение по инициативе работодателя в период временной нетрудоспособности запрещено.

Вопрос: Как оспорить незаконное сокращение?
Ответ: Работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд в течение одного месяца со дня вручения копии приказа об увольнении.