Содержание
Памятка по подготовке трудовых договоров к архивному хранению
- Проверьте комплектность каждого трудового договора (наличие всех листов и подписей).
- Убедитесь, что договоры сгруппированы по годам и в алфавитном порядке фамилий.
- Удалите металлические скрепки, скобы и пластиковые файлы.
- Пронумеруйте все листы в деле арабскими цифрами в правом верхнем углу.
- Составьте внутреннюю опись документов дела.
- Подготовьте заверительную надпись дела.
- Подшейте документы в твердую обложку или переплетите.
- Опечатайте дело сургучной печатью или мастичной печатью организации.
- Нанесите на обложку реквизиты: название организации, индекс дела, даты, количество листов.
- Передайте дело в архив по акту приема-передачи.
- Внесите запись в книгу учета архивных дел.
- Обеспечьте температурно-влажностный режим в архивохранилище.
Архивирование документов или архивация: что это такое и зачем нужно
Все знают, что про истечению надобности и с потерей актуальности кадровые документы организации передаются на хранение в архив. Но не все знают, как правильно назвать процедуру передачи деловых бумаг на хранение в архив — архивирование или архивация документов. Это понятия разные, хотя их часто путают:
- Архивирование кадровых документов в организации — это процесс создания и оснащения архива, передачи в него документов и последующего их хранения до истечения установленных сроков хранения.
- Архивация документов в организации — это тоже процесс, но касается он только тех документов, которые созданы в электронных форматах. Цель, с которой производится архивация документов — сжатие объёмов файлов с документами долговременного хранения, их перекодировка для сокращения места, которые они занимают на накопителях. Порядок архивации документов, также, как и порядок архивирования документов, может устанавливаться Инструкцией по делопроизводству. В ней же прописывают, какое программное обеспечение использовать для архивации, чтобы обеспечить совместимость форматов сжатия. Чтобы обеспечить сохранность и читаемость электронных файлов с информацией, правила архивации документов должны неукоснительно соблюдать все пользователи. Это гарантирует беспроблемную распаковку заархивированных файлов в исходные форматы.
С 17 сентября 2026 года действуют новые правила хранения, комплектации, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2026 № 77). Коммерческие компании не обязаны их соблюдать — они могут разработать свой порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих ЛНА, например, Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК). Что учесть в работе из-за новых правил Росархива, подсказала редакция «Кадрового дела».
Порядок архивирования документов: какую документацию отправить в архив
Согласно действующему законодательству, работодатель обязан архивировать кадровые документы и сдавать их в архив. За хранение документации по личному составу ответственность несет кадровая служба. В коммерческих организациях обязанность по обеспечению сохранности регламентирована в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
По каким видам проводится архивирование документов в организации
- документам по личному составу;
- бухгалтерским бумагам.
В уставе ООО прописывают правила архивирования документов в организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). При этом акционерные общества должны хранить документы в порядке, который установлен постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс. Виды архивирования документов и правила, по которым в подразделениях производится отбор документов, передающихся в архив, быть прописаны в локальном нормативном акте, например, в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Какие кадровые документы отправить в архив
К кадровым относятся документы по личному составу. Это документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Так, к основным кадровым документам относятся приказы о приёме, переводе, увольнении, личные дела, лицевые счета, трудовые договоры и так далее. Весь список бумаг по личному составу с указанием сроков их хранения приведен в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236. (далее — Перечень).
- документы по личному составу;
- личные дела;
- табели и журналы учета рабочего времени;
- Правила трудового распорядка;
- штатные расписания;
- подлинники личных документов работников и пр.
Архивирование кадровых документов производится по общим правилам — по окончании оперативного хранения они формируются в дела и подшиваются в папки.
Подготовка кадровых документов в архив
Хранение и архивирование документов производится после того, как отобраны документы, подлежащие передаче в архив. Здесь следует действовать в соответствии с перечнем работ по подготовке всей документации для передачи на хранение.
Важно.
С 17 сентября Росархив изменил правила, по которым нужно передавать кадровые документы в архив. Их утвердили в приказе от 31.07.2026 № 77. При этом коммерческие организации не обязаны соблюдать все требования, которые привели в Правилах № 77 (абз. 3 п. 2 Правил № 77). Коммерческие организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК).
Независимо от установленного порядка, работодатель назначает сотрудника, ответственного за подготовку и передачу всех документов, в том числе кадровых, для архивного хранения. Обязанности на ответственного сотрудника возлагают приказом руководителя компании. Затем проводят экспертизу ценности кадровых документов и оформляют её результаты.
Приказ о назначении сотрудника, ответственного за подготовку кадровых документов к передаче в архив организации
Электронный архив кадровых документови
Электронные документы передавайте на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Сдавайте в архив электронные документы постоянного срока хранения и документы с временными сроками хранения более 10 лет, в том числе документы по личному составу (п. 47 Правил № 77).
Электронные документы передают на архивное хранение через информационно-телекоммуникационные сети по защищенным каналам связи или на физически обособленных носителях (п. 143 Правил № 77).
Чтобы передать электронные документы в архив, проведите экспертизу ценности и оформите описи электронных документов по форме из приложения 12 к Правилам № 77. В каждой описи укажите:
- номер электронного архивного документа по описи;
- индекс дела по номенклатуре дел;
- заголовок дела по номенклатуре дел;
- вид, заголовок;
- регистрационный номер документа;
- дату документа;
- указание на категорию документов (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);
- срок хранения;
- примечания.
В предисловии к описи дополнительно укажите наименование и версию программного обеспечения, с использованием которого были созданы электронные документы, и наименование программного обеспечения для их воспроизведения.
К описям составьте реестры файлов электронных документов. В них учитывайте каждый файл электронного документа с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата. Реестры файлов электронных документов составляют и хранят в электронном виде.
Как архивировать документы в организации на электронных носителях
- обеспечивают проверку физического состояния всех носителей электронных документов;
- производят запись электронных документов на машинные носители;
- проверяют качество записи;
- проставляют архивные шифры на единицах хранения (на футлярах);
- описывают электронные документы и подготавливают комплект сопроводительной информации (в том числе составляют опись).
Архивация кадровых документов в организации: пошаговая инструкция
Шаг 1.
Проведите экспертизу ценности документов. В соответствии с общим правилом перед тем, как провести архивацию документов в организации, осуществляют экспертизу ценности документов, которую нужно проводить в начале каждого календарного года. Для проведения экспертизы создают экспертную комиссию (п. 14 Правил № 77). Для этого работодатель издает приказ в произвольной форме.
Приказ о создании комиссии по проведению экспертизы ценности документов
Шаг 2.
Отсортируйте документы по срокам хранения. Документы передавайте на хранение в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Сдавайте в архив документы постоянного срока хранения и документы с временными сроками хранения более 10 лет, в том числе документы по личному составу (п. 47 Правил № 77).
Шаг 3.
Составьте описи всех дел по результатам экспертизы ценности документов. Рекомендуемый образец описи обычных бумажных документов – в приложении 7, электронных документов – в приложении 8 к Правилам № 77. Описи составляйте в двух экземплярах (п. 62 Правил № 77). Описи составляйте отдельно:
- на дела постоянного хранения;
- дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- дела по личному составу;
- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.);
- электронные и аудиовизуальные документы.
Такой порядок закрепили в пункте 63 Правил № 77. Реестр описей оформляйте на бланке из приложения 26 к Правилам № 77.
Шаг 4.
Передайте дела в архив организации. Все дела постоянного, а также долговременного хранения, включая материальные носители по личному составу, передают в архив не позднее чем через 3 года после их завершения участия в делопроизводстве. Дела передают по графику, который установлен архивом. График согласуют с руководителями всех структурных подразделений и утверждают у руководителя организации.
Передаются материальные носители в архив по описям дел. Описи необходимо составлять в трех экземплярах, в том числе один экземпляр оформлять в электронном виде. Все документы должны быть переданы по акту приема-передачи. Его оформляют в двух экземплярах. За нарушение правил комплектования, подготовки и учета предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП).
Как правильно архивировать документы в организации: подготовка архивохранилища
Для обеспечения сохранности материальных носителей организации могут создавать собственные архивы (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил). В этом случае архивация документов будет проводиться для всех структурных подразделений. Кадровая служба будет передавать в архивохранилище материальные носители по личному составу, в отношении которых законодательство установило предельный срок хранения.
Все бумаги и электронные носители с истекшими сроками хранения уничтожают. Для того чтобы упростить процесс уничтожения, документы с разными сроками хранения формируют в отдельные дела.
Часто задаваемые вопросы об архивации трудовых договоров
Вопрос: Какие сроки хранения трудовых договоров в архиве?
Ответ: Трудовые договоры хранятся 50 лет, если они заключены после 2003 года, и 75 лет — для договоров, заключенных до 2003 года.
Вопрос: Нужно ли нумеровать листы в трудовых договорах перед сдачей в архив?
Ответ: Да, все листы в деле должны быть пронумерованы, чтобы обеспечить сохранность документов.
Вопрос: Можно ли подшивать трудовые договоры в твердую обложку?
Ответ: Да, для постоянного хранения рекомендуется использовать твердые обложки для защиты документов.
Вопрос: Какой переплет использовать для архива трудовых договоров?
Ответ: Используется твердый переплет или сшивание в 4 прокола с последующим опечатыванием.
Вопрос: Обязательно ли составлять опись для архива трудовых договоров?
Ответ: Да, внутренняя опись документов дела обязательна для архивного хранения.
Вопрос: Можно ли хранить трудовые договоры в электронном виде без бумажного носителя?
Ответ: Да, при условии, что документы подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Вопрос: Как часто нужно проводить экспертизу ценности трудовых договоров?
Ответ: Экспертиза ценности проводится ежегодно при формировании дел для архива.
Вопрос: Что делать с трудовыми договорами уволенных сотрудников?
Ответ: Они формируются в отдельные дела и сдаются в архив по месту хранения кадровых документов.
Вопрос: Нужно ли заверять копии трудовых договоров при сдаче в архив?
Ответ: В архив сдаются только подлинники, копии не принимаются.
Вопрос: Какой максимальный объем дела при подшивке трудовых договоров?
Ответ: Рекомендуемый объем одного дела — не более 250 листов.
