Прописываем выдачу форменной одежды в трудовом договоре: бухучет, налоги и порядок

Памятка: ключевые шаги при оформлении выдачи формы

1. Определите перечень должностей, обязанных носить форму.
2. Разработайте локальный акт о форменной одежде.
3. Пропишите условие о выдаче формы в трудовом договоре.
4. Укажите сроки носки и порядок возврата при увольнении.
5. Оформите ведомость выдачи или личную карточку.
6. Определите способ учета: в составе МПЗ или ОС.
7. Настройте налоговый учет: расходы, НДФЛ, взносы.
8. Проверьте, не облагается ли выдача НДС.
9. Организуйте контроль за возвратом формы.
10. Ведите журнал учета списания изношенной одежды.

Отличие форменной одежды от спецодежды

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты. Организация обязана выдать ее сотрудникам, которые заняты:

Такой порядок предусмотрен абзацем 6 части 2 статьи 212 и части 7 статьи 209 Трудового кодекса РФ.

Кто обязан носить форму

Некоторые категории сотрудников обязаны носить форменную одежду по законодательству. Среди них:

Помимо этого обязанность ношения форменной одежды может быть закреплена за сотрудниками в трудовом и (или) коллективном договоре.

Необходимость форменной одежды

• сотрудники ж/д транспорта;
• сотрудники охранных предприятий;
• работник торговых залов;
• гостиничный персонал.

Обоснование необходимости приобретения формы

Наличие форменной одежды в фирме может быть предусмотрено законодательством, ведомственными документами, либо внутренними документами компании. Подтвердить обоснованность экономических затрат в первом и втором случае сложности не представляет. А по поводу самостоятельного решения компании, у налоговиков могут возникнуть некоторые вопросы.

Для того чтобы избежать ненужных споров при проверке налоговыми органами, необходимо грамотно прописать свое решение в распорядительных документах компании.

Такими документами могут выступать приказ или положение об обеспечении формой сотрудников компании. В данных актах следует прописать должности тех сотрудников, ношение формы для которых является обязательным условием, нормы, порядок получения и возврата (в случае если это предусмотрено) одежды сотрудником, срок ношения и учет. Иногда, наличие формы требует заказчик. В этом случае, при заключении с ним договора на оказание услуг необходимо закрепить данное требование

Порядок выдачи

Порядок выдачи форменной одежды должен быть определен внутренним документом организации (например, в Правилах трудового распорядка). В нем нужно установить:

Организация может предоставить форменную одежду в пользование. В этом случае право собственности на форменную одежду сохраняется за организацией, а сотрудники могут носить ее только в течение рабочего времени. С сотрудниками, которым выдается форменная одежда, следует заключить договоры о материальной ответственности. При увольнении сотрудник обязан вернуть форменную одежду организации.

Бухгалтерский учет одежды

Для того, чтобы определиться как принять к учету форменную одежду (ФО), нужно определиться с тем, чьей собственностью она будет являться – персонала или организации. Форменная одежда остается собственностью организации. Выдача сотруднику такой одежды установлена в виде временного пользования, учитываться она должна либо в составе МПЗ, либо в составе ОС.

В составе материально-производственных запасов форма учитывается в том случае, если стоимость ее составляет менее 40 тыс. рублей. При этом срок эксплуатации не имеет значения. Списание можно проводить следующими способами:

Таблица №1

Операция	Дебет	Кредит
Оплачена форменная одежда	60	51
Отражен НДС	19	60
Форменная одежда оприходована	10 субсчет «ФО»	60
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование	20 (26)	10 субсчет «ФО»

Так как при данном виде учета расходы на одежду в полном объеме списываются в себестоимость продукции, необходимо обеспечить контроль за формой, если срок ее использование более года. Например, организовать журнал учета движения и состояния форменной одежды.

Операция Дебет Кредит Оплачена форменная одежда 60 51 Отражен НДС 19 60 Форменная одежда оприходована 10 субсчет «ФО на складе» 60 Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование 10 субсчет «ФО в эксплуатации» 10 субсчет «ФО на складе» Списана на себестоимость часть стоимости одежды (данная проводка делается ежемесячно до окончания срока эксплуатации) 20 (26) 10 субсчет «ФО в эксплуатации»

Таблица №2

Операция	Дебет	Кредит
Оплачена форменная одежда	60	51
Отражен НДС	19	60
Форменная одежда оприходована	10 субсчет «ФО на складе»	60
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование	10 субсчет «ФО в эксплуатации»	10 субсчет «ФО на складе»
Списана на себестоимость часть стоимости одежды (данная проводка делается ежемесячно до окончания срока эксплуатации)	20 (26)	10 субсчет «ФО в эксплуатации»

В составе ОС форму учитывают в том случае, если ее стоимость более 40 тыс. руб., а срок использования более 1 года. Срок использования устанавливается компаниями на свое усмотрение, но учитывая рекомендаций производителя. В учетной политике необходимо прописать метод, которым будет начисляться амортизация.

Операция Дебет Кредит Оплачена форменная одежда 60 51 Отражен НДС 19 60 От поставщика получена одежда 08 60 Принята к учету форменная одежда 01 08 Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование 01 субсчет «ОС в эксплуатации» 01 субсчет «ОС на складе» Начислена амортизация по одежде (ежемесячно) 20 (26) 02

Таблица №3

Операция	Дебет	Кредит
Оплачена форменная одежда	60	51
Отражен НДС	19	60
От поставщика получена одежда	08	60
Принята к учету форменная одежда	01	08
Выдана сотрудникам форменная одежда в пользование	01 субсчет «ОС в эксплуатации»	01 субсчет «ОС на складе»
Начислена амортизация по одежде (ежемесячно)	20 (26)	02

Операция Дебет Кредит Оплачена форменная одежда 60 51 Отражен НДС 19 60 Форменная одежда оприходована 10 60 Передана сотрудникам форменная одежда 91-2 10 Начислен НДС 91-2 68

Таблица №4

Операция	Дебет	Кредит
Оплачена форменная одежда	60	51
Отражен НДС	19	60
Форменная одежда оприходована	10	60
Передана сотрудникам форменная одежда	91-2	10
Начислен НДС	91-2	68

Дополнительными проводками при передаче форменной одежды сотруднику будут следующие:

Операция Д К Удержан из з/платы НДФЛ с одежды 70 68 Начислены страховые взносы на стоимость формы 20(26) 69

Таблица №5

Операция	Д	К
Удержан из з/платы НДФЛ с одежды	70	68
Начислены страховые взносы на стоимость формы	20(26)	69

Особенности учета форменной одежды

Потеря формы сотрудником или ее порча дает право работодателю взыскать него стоимость одежды, учитывая при этом сумму износа на дату порчи.

Нередко компании обязывают сотрудников покупать у работодателя форму. В этом случае она естественно переходит в собственность сотрудника, а в компании учитывается в качестве обычной реализации.

Бухучет: выдача в пользование

В зависимости от срока полезного использования и стоимости форменную одежду, выданную сотруднику в пользование, можно учитывать:

Если срок полезного использования форменной одежды не превышает 12 месяцев, учтите ее в составе материалов и отражайте на счете 10 субсчет «Форменная одежда». Аналогичным образом учитывают форменную одежду со сроком полезного использования более 12 месяцев, если ее стоимость не превышает 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

Выдача в пользование: учет в составе МПЗ

Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе материалов, отразите проводкой:

– требованием-накладной по форме № М-11 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);

– лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Поскольку в момент выдачи форменной одежды ее стоимость переносится на затраты, организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета форменной одежды в эксплуатации или открыть забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».

По окончании сроков носки форменной одежды и выдачи взамен нового комплекта составьте акт о ее списании.

Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в пользование. Форменная одежда учитывается в составе материалов

Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации в мае ООО «Торговая фирма «Гермес»» приобрело для продавца Н.И. Коровиной два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. В июне один комплект был передан во временное пользование сотрудницы.

В декабре (по истечении шести месяцев) Коровиной был выдан новый комплект форменной одежды. В этом же месяце был составлен акт на списание старого комплекта форменной одежды.

Выдача в пользование: учет в составе ОС

Если срок полезного использования форменной одежды превышает 12 месяцев, а стоимость больше 40 000 руб., учтите ее в составе основных средств (п. 4 и 5 ПБУ 6/01).

Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе основных средств, отразите проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»

Передачу форменной одежды отразите в акте по форме № ОС-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Ежемесячно в течение срока использования форменной одежды начисляйте амортизацию:

По окончании срока полезного использования и выдачи взамен нового комплекта в учете сделайте проводку:

Акт на списание форменной одежды, учтенной в составе основных средств, составьте по форме № ОС-4 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).

Бухучет: передача в собственность сотрудника

Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено условие о том, что сотрудник компенсирует всю или часть стоимости форменной одежды, то такая передача признается перепродажей. В этом случае форменную одежду учтите на счете 41 «Товары» субсчет «Форменная одежда».

Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.

Сумма компенсации может быть удержана из зарплаты сотрудника либо внесена им наличными в кассу. В последнем случае организация обязана пробить чек (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Внесение сотрудником денежных средств в счет стоимости форменной одежды отразите проводкой:

– внесена сумма компенсации стоимости форменной одежды в кассу организации.

Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в собственность

Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации ООО «Торговая фирма «Гермес»» приобрело для сотрудников форменную одежду на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.). Форменная одежда передана сотрудникам в собственность. Из зарплаты сотрудников удержана предусмотренная трудовыми договорами компенсация в размере 50 процентов стоимости форменной одежды.

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – 763 руб. (5000 руб. × 18/118%) – начислен НДС с реализации форменной одежды;

Дебет 70 Кредит 73 – 5000 руб. – удержана компенсация из зарплаты сотрудников.

Если организация передаст в собственность работника форменную одежду, ранее переданную в пользование, в бухучете нужно отразить реализацию.

О том, как учесть при налогообложении расходы на выдачу форменной одежды сотрудникам, см. Как отразить в налоговом учете выдачу форменной одежды сотрудникам. Как отразить в налоговом учете выдачу форменной одежды сотрудникам

Налоговый учет формы

Для целей налогообложения учет формы также зависит от того передается она в пользование сотруднику или останется в собственности фирмы.

Но когда законодательством это не предусмотрено, необходимо соблюдение условий, выдвигаемых контролирующими организациями. А именно:

1. Форменная одежда выполняться должна в единой цветовой гамме, едином стиле и содержать логотип, товарный знак фирмы либо эмблему. Такие отличительные знаки должна содержать именно одежда, а не отдельные ее элементы, такие как значки, галстуки или косынки;
2. Выдача ее должна предусматриваться в коллективном или трудовом договоре.

При передаче одежды сотруднику стоимость ее учесть следует в составе расходов по оплате труда.

При ситуации, когда форменная одежда передана в собственность сотрудника, передачу ее признают реализацией и, соответственно, с рыночной стоимости одежды нужно начислить НДС. За налоговую базу при этом принимают цену одежды на момент покупки.

Проблемы отнесения на расходы

Приобретение спецодежды и форменной одежды для сотрудников организации будет относиться к категории материальных расходов. Согласно подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ к материальным расходам относятся и затраты налогоплательщика на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной защиты, предусмотренных законодательством и не являющихся амортизируемым имуществом. Кроме того, приобретение таких средств защиты за счет средств работодателя предусматривается и трудовым законодательством.

В соответствии с типовыми отраслевыми нормами работодатель затратил на приобретение спецодежды 300 000 руб. из расчета один комплект спецодежды на год. Данные расходы будут полностью отнесены на расходы, включаемые в расчет налоговой базы по налогу на прибыль, так как они соответствуют типовым отраслевым нормам. Спецодежда будет выдаваться работникам бесплатно.

Определенной проблемой являются нормы, устанавливаемые работодателем с учетом мнения профсоюзного органа или иного представительного органа работников, которые будут превышать типовые отраслевые нормы. Согласно письму Минфина РФ от 14.11.2007 г. № 03-03-05/254 затраты на приобретение спецодежды и средств индивидуальной защиты относятся на расходы в пределах норм, установленных статьей 221 Трудового кодекса. А согласно указанной статье нормами будут считаться как типовые отраслевые, так и установленные самим работодателем. В любом случае расходы будут полностью относиться в уменьшение расчета по налогу на прибыль.

В соответствии с решением профсоюзного собрания работников предприятия работодатель затратил на приобретение спецодежды 600 000 руб., исходя из расчета два комплекта на год, что превышало отраслевую норму в один комплект на год и на общую сумму в 300 000 руб. Однако все понесенные материальные расходы будут включаться в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Но следует обратить внимание на такой факт, что затраты на спецодежду будут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только в том случае, если выдача спецодежды предусмотрена законодательством РФ. В случае же если спецодежду организация выдает определенным категориям работников по своей инициативе, могут возникнуть проблемы с отнесением затрат на приобретение в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

В составе хозяйственного подразделения предприятия имеется подразделение рабочих, ремонтирующих офисную мебель. Для этих рабочих была приобретена спецодежда на сумму 100 000 руб. Так как типовыми отраслевыми нормами не предусматривается приобретение спецодежды для данной категории работников, то расходы будут производиться за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении организации (за счет фондов).

Именно такой позиции будут придерживаться налоговые органы при проверке организаций-налогоплательщиков. При этом инспекторы будут руководствоваться и нормами письма Минфина от 13.11.2007 г. № 03-03-06/1/811, которое прямо связывает отнесение затрат на приобретение спецодежды к материальным расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, с тем фактором, предусмотрено это нормами законодательства РФ или нет.

Ряд налоговых инспекций слишком прямолинейно трактует указания Минфина и относит к материальным расходам расходы на приобретение спецодежды, только если она приобреталась в соответствии с отраслевыми нормами, и не признает в качестве расходов нормы, установленные самой организацией по согласованию с профсоюзом.

Однако такая позиция противоречит и налоговому законодательству, и требованиям письма Минфина РФ № 03-03-06/1/811. Данное письмо связывает уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль с тем, что такие нормы предусмотрены законодательством РФ. Законодательным актом, устанавливающим нормы расхода на спецодежду, является статья 221 Трудового кодекса, в которой указано, что для приобретения спецодежды организации могут руководствоваться как отраслевыми нормами, так и локальными нормами, установленными по договоренности с профсоюзом или советом трудового коллектива.

В ряде случаев наименование приобретенной спецодежды может отличаться от наименований спецодежды, предусмотренных законодательством РФ. Это касается, в частности, кредитных организаций, которые приобретают спецодежду для инкассаторов по нормам, законодательно предусмотренным для охранников. Такие расходы также можно отнести в состав материальных расходов. Для обоснования своей позиции следует ссылаться на письмо Минфина РФ от 05.04.2006 г. № 03-03-04/1/320, которое это прямо допускает и разрешает.

Для того чтобы затраты на спецодежду для работников, специальности которых не поименованы в отраслевых нормах, можно было бы отнести на расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль, а «одевать» такой персонал в какую-либо спецодежду все-таки необходимо, организации следует руководствоваться именно теми нормами статьи 221 Трудового кодекса, в которых предусмотрена возможность применения локальных норм, установленных самим предприятием. Другой вариант – отнесение расходов на чистую прибыль, что не всегда возможно из-за финансово-экономического положения самой организации.

Расходы на приобретение специальной одежды при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль в составе материальных расходов будут учитываться в полном объеме по мере передачи ее в пользование работника в соответствии с установленными нормами. В налоговом учете для расходов на приобретение спецодежды необходимо ввести специальный регистр или счет налогового учета (в зависимости от технологической системы налогового учета, принятой в организации). Выдаваемая спецодежда передается работникам только в пользование, собственником спецодежды является организация-работодатель.

К материальным расходам, учитываемым при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, будут относиться и расходы организации на стирку, сушку, хранение, утилизацию специальной одежды. Это обусловлено как нормами трудового законодательства, так и пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, согласно которому расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты. А затраты на приведение спецодежды в порядок и в соответствие с санитарно-гигиеническими нормами отвечают требованиям трудового законодательства. Кроме того, такая возможность должна быть обязательно прописана в коллективном договоре (или в трудовых договорах). Тогда вышеуказанные затраты можно будет отнести к материальным расходам, не опасаясь претензий со стороны налоговых органов.

Более сложной проблемой является приобретение форменной одежды для сотрудников. Минфин РФ придерживается мнения, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть в составе материальных расходов только в том случае, если форменная одежда передается в собственность работника (письма Минфина от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156; от 25.06.2007 г. № 03-03-06/1/394; от 10.03.2006 г. № 03-03-04/1/203). Причем в этих письмах Минфин однозначно указал, что такие расходы организация не сможет включать в состав расходов, даже если они зафиксированы в трудовом или коллективном договоре.

Таким образом, Минфин сознательно сузил возможность законного уменьшения налоговой базы, не заботясь о том, что Налоговый кодекс вообще не рассматривает проблемы пользования и собственности. При этом главное финансовое ведомство страны также нарушило нормы гражданского законодательства, вольно трактуя термин «собственность».

В другом своем письме от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99 Минфин указал, что расходы на приобретение форменной одежды можно учесть в случае, если ее приобретение обусловлено трудовым или коллективным договором. Однако налоговые инспекции будут руководствоваться при проверке удобным для них документом, сужающим расходную часть налоговой базы по налогу на прибыль.

Организация затратила на приобретение спецодежды и форменной одежды 1 000 000 руб. (700 000 руб. + 300 000 руб.). К расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, будут отнесены 700 000 руб. А 300 000 руб. организация должна уплачивать за счет чистой прибыли (фондов).

Однако позиция Минфина противоречит статье 255 Налогового кодекса, в пятом пункте которой указывается, что расходы относятся к материальным и включаются в расчет налоговой базы по налогу на прибыль в случае, если одежда передается в личное пользование работника. Эта норма налогового законодательства соответствует требованиям гражданского законодательства. Позиция Минфина может быть оспорена только в судебном порядке. Причем в ходе арбитражного процесса организации будет необходимо сделать акцент на экономической обоснованности произведенных расходов и на их связанности с ее основной деятельностью.

В ряде случаев организации, желая минимизировать налоговые последствия безвозмездной передачи форменной одежды в собственность работника, относят ее на рекламные расходы. Но такие действия являются абсолютно неправомерными и непрофессиональными. Перечень рекламных расходов четко регламентирован Налоговым кодексом. Такие действия могут быть квалифицированы налоговыми инспекциями в качестве незаконной оптимизации налогообложения и повлекут применение серьезных штрафных санкций. Кроме того, ношение форменной одежды нельзя будет отнести к рекламным акциям, так как одетый «по форме» сотрудник не участвует в продвижении каких-либо изделий, продуктов и т.п. на рынке, а выполняет строго определенные функции, зафиксированные в трудовом договоре и его должностной инструкции.

Организация может выдавать форменную одежду работнику бесплатно, но может и выдавать ее за плату. Хозяйственная практика в данном вопросе обычно предусматривает частичную (неполную) оплату стоимости форменной одежды работником. При этом расходы, понесенные организацией на приобретение форменной одежды и компенсируемые работником, будут относиться к доходам от реализации согласно пунктам 1 и 2 статьи 249 Налогового кодекса.

Организация выдала своим работникам в личное и постоянное пользование форменную одежду на условиях ее частичной оплаты. Стоимость одного комплекта форменной одежды составляет 5 000 руб. Работник оплачивает 50 процентов ее стоимости (с учетом НДС). Следовательно, затраты будут распределены следующим образом:

• 2 500 руб. будут включены в состав расходов на оплату труда;
• 2 950 руб. (2 500 руб. – компенсируемая стоимость одежды + 450 руб. – НДС) будут учитываться в составе доходов от реализации.

Конечно, такая система возможна, так же как и бесплатная выдача форменной одежды в личное и постоянное пользование. Но несмотря на привлекательную возможность частичной компенсации затрат, она имеет важный недостаток – необходимость исчислить и уплатить НДС. А сумма полученной частичной компенсации увеличит доходную часть расчетной налоговой базы по налогу на прибыль.

В связи с изложенным интересна позиция, указанная в письме УФНС РФ по г. Москве от 05.07.2007 г. № 20-12/064121. В нем Московское налоговое управление считает возможным отнести к расходам на оплату труда расходы на приобретение и изготовление форменной одежды, выдаваемой работникам в личное постоянное пользование. Но налоговое управление указало, что данное правило действует и в случае «… возврата данной форменной одежды при увольнении работника и ее последующей передачи вновь принятому работнику».

Вышеуказанная проблема, из-за ее небольших финансовых объемов, еще не приняла масштабов значительного налогового бедствия для организаций. Однако противоречивость федерального законодательства и нормативных актов Министерства финансов впоследствии может потребовать от судебных инстанций четкого определения позиции по данному вопросу.

Выдача одежды и обложение НДФЛ и ЕСН

С приобретением и выдачей спецодежды проблем у организаций-налогоплательщиков с зарплатными налогами не возникает – спецодежда выдается работникам для защиты от вредного воздействия производственной и окружающей среды и для защиты их жизни и здоровья, и собственно выдача предусмотрена нормами трудового законодательства. А вот с выдачей форменной одежды возникают более серьезные налоговые последствия.

Выдачу форменной одежды работникам можно рассмотреть с позиции экономической логики и с позиции налогового администрирования. Если рассматривать выдачу форменной одежды с позиции экономической логики, то у работника не возникает дохода, так как выданная форменная одежда предназначена для использования только в период нахождения на работе и используется им для более эффективного исполнения своих обязанностей. А если руководствоваться статьей 41 Налогового кодекса, то у работника вообще не возникает налогооблагаемого дохода. С точки зрения налогового администрирования у работника возникает налогооблагаемый доход, так как ему в личное и постоянное пользование передана некая вещь, имеющая стоимость. Поэтому имеет место безвозмездная передача, являющаяся реализацией.

Минфин при этом не смущает даже полная абсурдность собственной позиции и ее несоответствие нормам налогового законодательства. Если следовать логике Минфина, то в состав налоговой базы по НДФЛ должна включаться стоимость канцелярских товаров, календарей и ежедневников с фирменной символикой, потому что они также передаются в личное и постоянное пользование работникам и также имеют стоимостную оценку. Понять причины такой позиции можно: появляется возможность дополнительных налоговых платежей в бюджет. Однако в этом случае позиция финансового ведомства поддерживается и рядом арбитражных судов (см., в частности, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 19.04.2004 г. № А43-10420/2003-16-498).

Но Министерство финансов «подстраховало» себя, указав, что включение расходов на приобретение форменной одежды в состав материальных расходов возможно только в случае, если она передается в собственность работников (письмо Минфина РФ от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156). При этом Минфин сознательно упускает тот факт, что затраты на приобретение форменной одежды учитываются в составе расходов на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль.

В отношении НДФЛ действует следующая норма: налог исчисляется и уплачивается со стоимости выдаваемого каждому работнику комплекта форменной одежды, так как возникает доход, полученный в натуральной форме, согласно статье 211 Налогового кодекса. Налог исчисляется исходя из стоимости форменной одежды, по ставке 13 процентов. Ряд налоговых инспекций считает, что в указанном случае налог должен исчисляться по ставке 35 процентов. Однако такая позиция безосновательна, и для ее опровержения можно сослаться, помимо норм налогового законодательства, еще и на судебную практику, в частности, на постановление ФАС Волго-Вятского округа от 22.03.2004 г. № А43-8632/2003-11-372.

Организация приобрела для своих сотрудников 50 комплектов форменной одежды по цене 3 000 руб. за комплект. Форменная одежда была передана работникам в личное пользование. С каждого работника был удержан НДФЛ в сумме 390 руб. Сумма удержанного налога со всех работников составила 19 500 руб.

Если же организация передала сотруднику форменную одежду на условиях ее частичной оплаты, то обложению НДФЛ подлежит не оплачиваемая сотрудником часть ее стоимости.

Организация приобрела для своих сотрудников 50 комплектов форменной одежды по цене 3 000 руб. за комплект. Форменная одежда была передана работникам в личное пользование на условиях 50%-й оплаты ее стоимости. С каждого работника будет удержан НДФЛ в сумме 195 руб., с оставшейся суммы в 1 500 руб. Сумма удержанного налога со всех работников составит 9 750 руб.

Наличие большого количества документов Минфина, казалось бы, не позволяет и отнести расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, и не уплачивать налог на доходы физических лиц. Однако такая возможность имеется, и поможет в этом организациям сам Минфин.

Согласно письму Минфина от 09.02.2007 г. № 03-04-06-02/19 «в случае, если форменная одежда принадлежит организации и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды не является доходом работника и не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц». Аналогичная позиция изложена и в письмах Минфина от 04.04.2007 г. № 03-03-06/1/214 и от 23.04.2007 г. № 03-04-06-01/128. Позиция Минфина подкрепляется нормами пункта 1 статьи 210 Налогового кодекса.

Таким образом, для того чтобы расходы на приобретение форменной одежды можно было отнести в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, и одновременно не требовалось передавать ее в собственность работников с последствиями в виде уплаты НДФЛ и ЕСН, необходимо, чтобы форменная одежда выдавалась работникам во временное пользование, на период исполнения ими своих должностных обязанностей (в течение рабочего времени). В этом случае у работников не возникает экономической выгоды и налоговых последствий.

Для того чтобы организация могла реализовать такую возможность, необходимо осуществить следующие мероприятия.

Форменная одежда должна выдаваться только для осуществления производственной деятельности. Выдача одежды должна производиться строго в соответствии с нормами, установленными самой организацией.

Нормы и порядок выдачи спецодежды, а также обязанность организации ее выдавать должны быть закреплены в трудовом и коллективном договорах и во внутренних документах организации (технических порядках, положениях, нормах и т.п.). Из внутренних документов должно четко и однозначно следовать, что собственником форменной одежды является организация, а работникам она передается для эффективного исполнения ими своих должностных обязанностей, с последующим возвратом ее работодателю. Также необходимо приказом руководителя организации четко определить круг лиц, которым форменная одежда выдается. Во внутренних документах нужно установить срок носки всех категорий форменной одежды.

Передача форменной одежды должна быть оформлена документально. Факт получения форменной одежды должен быть зафиксирован в специальной ведомости, в которой сотрудник обязан расписаться в получении.

Наличие документального подтверждения факта передачи форменной одежды, кроме того, поможет обосновать и правомерность отнесения расходов на ее приобретение в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, так как в данном случае необходимо будет подтвердить производственный характер расходов.

Возврат форменной одежды должен быть документально оформлен. Факт ее сдачи на склад должен быть зафиксирован в специальной ведомости (так же, как и выдача).

Факт утилизации форменной одежды должен быть оформлен соответствующим актом, подписанным членами инвентаризационной комиссии, назначенной приказом руководителя организации.

Только при соблюдении всех вышеуказанных условий к организации не будут предъявлены обвинения в том, что она не исполнила обязанности налогового агента по уплате НДФЛ и ЕСН по перешедшей в постоянное личное пользование работников форменной одежде.

Ситуация с обложением передаваемой форменной одежды единым социальным налогом также неоднозначна. В соответствии с пунктом 1 статьи 236 Налогового кодекса объектом обложения ЕСН для организаций-налогоплательщиков признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиком в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг). Обложению ЕСН подлежит форменная одежда, выдаваемая работнику в соответствии с локальными нормативными актами и трудовым договором. Кроме того, в этом случае у организации также возникает обязанность по уплате страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование. Выдача форменной одежды в данном случае будет относиться к категории «системных выплат». Объект обложения ЕСН возникает в момент выдачи форменной одежды работнику.

Согласно письму Минфина от 09.02.2007 г. № 03-04-06-02/19 стоимость форменной одежды, передаваемой в пользование работникам на время исполнения ими своих должностных обязанностей, не признается выплатой по трудовому договору и не подлежит обложению ЕСН. Только при этом необходимо, чтобы обязанность работодателя обеспечить своих работников на время исполнения ими своих трудовых обязанностей была зафиксирована не только в локальных нормативных актах, но и в нормативных актах общефедерального значения.

Гостиница категории «четыре звезды» приобрела форменную одежду для своих сотрудников на 300 000 руб. Сотрудникам гостиницы выдается специальная форменная одежда, которую они носят в течение своей рабочей смены. Данная обязанность работодателя зафиксирована как в трудовых договорах, так и в приказе Ростуризма РФ от 21.07.2005 г. № 86, согласно которому сотрудники гостиниц категории от «двух звезд» до «пяти звезд» должны быть обеспечены форменной одеждой. Следовательно, полученная форменная одежда не является выплатой по трудовому договору. У организации не возникает налоговых последствий.

Также не подлежит обложению ЕСН стоимость форменной одежды, выдаваемой работникам бесплатно или с частичной оплатой (подп. 11 п. 1 ст. 238 НК РФ). А согласно пункту 3 статьи 236 Налогового кодекса не подлежит обложению ЕСН и форменная одежда, выдаваемая работодателем по собственной инициативе, в случае если ее выдача не закреплена ни в трудовом договоре, ни в нормативных актах федерального уровня.

Следовательно, основным условием исчисления и уплаты ЕСН по форменной одежде, получаемой сотрудником, является факт ее передачи в собственность работнику, зафиксированный документально. Поэтому для избежания необходимости уплачивать единый социальный налог организация должна действовать по аналогии с налогом на доходы физических лиц в части документального оформления своих действий. Однако в данном случае важно помнить, что:

• наличие обязанности выдавать работникам форменную одежду должно быть закреплено в федеральных (отраслевых) нормативных актах;
• форменная одежда, выдаваемая работникам, должна выдаваться им на время исполнения должностных обязанностей, а не в постоянное личное владение.

Выдача одежды и уплата НДС

Как и в ситуации с «зарплатными» налогами, обязанность исчислить и уплатить НДС со спецодежды, выдаваемой работникам в обязательном порядке, у организации не возникает. Вопросы необходимости уплаты также возникают только по форменной одежде.

Если форменная одежда передается организацией работнику в его полную личную собственность, то передача подлежит обложению налогом на добавленную стоимость. При этом не имеет значения, передавалась ли она бесплатно либо за плату. Безвозмездная передача является объектом обложения НДС согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 146 Налогового кодекса, так как представляет собой реализацию. Именно такая позиция изложена и в письме Минфина РФ от 01.09.2005 г. № 03-04-11/218. Налоговая база по НДС будет определяться в соответствии со статьей 154 Налогового кодекса, то есть как ее рыночная стоимость.

Организация приобрела для сотрудников форменную одежду на сумму 300 000 руб. Стоимость одного комплекта одежды составляет 3 000 руб. При безвозмездной его выдаче сотруднику начисляется НДС в сумме 540 руб.

В случае если форменная одежда выдается за плату, например, в размере 50% от стоимости, НДС составит 270 руб.

Суммы НДС, предъявленные организации в момент приобретения форменной одежды, принимаются к вычету на основании выставленных счетов-фактур и внутренних документов организации, подтверждающих принятие данных материальных запасов к учету и документов, подтверждающих факт выдачи форменной одежды работникам. Следует учитывать тот факт, что НДС принимается к вычету только в том случае, если стоимость приобретаемой форменной одежды включается в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.

Если же форменная одежда остается в собственности организации, то есть передается работникам только во временное пользование, она не подлежит обложению налогом на добавленную стоимость. В этом случае отсутствует факт реализации и суммы НДС нельзя будет принять к вычету.

Законодательная база для расчетов

Таблица №6

Законодательный акт	Содержание
ПБУ 6/01 Приказ Минфина России №26н от 30.03.2001	«Учет основных средств»
Приказ Минфина России №119н от 28.12.2001	«Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ»
Приказ Минфина России №135н от 26.12.2002	«Методические указания по бухучету спецоборудования, спецодежды»
Подп.3 п.1 ст.254 НК РФ	«О включении стоимости форменной одежды в состав МПЗ»
Ст.255 НК РФ	О расходах на оплату труда в налоге на прибыль
П.1 Ст.422 НК РФ	«Суммы не подлежащие обложению страховыми взносами»

Таблица №7

Правовые проблемы и пути их разрешения

В
ыдача организацией специальной и форменной одежды своим работникам регламентируется требованиями норм статьи 22 Трудового кодекса, согласно которой работодатель обязан обеспечивать своих работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими своих трудовых и должностных обязанностей. Именно к категории «иных средств» и относится спецодежда.

Необходимо различать две категории одежды, выдаваемой работодателем своим работникам: спецодежда, выдаваемая работникам, занятым на вредном производстве, и специальная одежда – корпоративная форма, или форменная одежда. Каждый вид одежды, приобретаемой для работников, имеет свои особенности.

В соответствии с требованиями статьи 221 Трудового кодекса для выполнения работ с вредными и/или опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением, работникам бесплатно выдаются сертифицированные специальные одежда и обувь. Такая одежда и обувь выдается в соответствии с:

• «Типовыми отраслевыми нормами», утв. постановлением Минтруда РФ от 30.12.1997 г. № 69 (далее – Постановление № 69);
• «Правилами обеспечения работников специальной одеждой, обувью и другими средствами индивидуальной защиты», утв. постановлением Минтруда РФ от 18.12.1998 г. № 51 (далее – Постановление № 51).

Приобретение средств индивидуальной защиты и обеспечение ими работников в соответствии с требованиями охраны труда производится за счет средств работодателя (ст. 212 и ст. 219 ТК РФ). Порядок обеспечения работников спецодеждой и спецсредствами защиты должен быть зафиксирован в трудовом (коллективном) договоре.

В соответствии с нормами трудового законодательства работодатель имеет право, с учетом мнения профсоюзной организации или иного представительного органа, избранного трудовым коллективом (например, Совет трудового коллектива, по своим правам и полномочиям являющийся аналогом профсоюзной организации), и исходя из финансового положения данной организации, устанавливать нормы выдачи спецодежды, отличные от отраслевых.

Для того чтобы к организации не были предъявлены претензии со стороны налоговых органов в неправомерном занижении налоговой базы по налогу на прибыль, особые нормы должны быть оговорены коллективным договором, внесены в трудовые договоры с сотрудниками и введены в действие внутренними нормативными документами организации. В ряде случаев организации, желая минимизировать бумажную работу, ограничиваются только внесением соответствующих пунктов в коллективный или трудовой договоры. Организации при этом исходят из того, что спецодежда предназначена для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и опасных факторов и в защите от загрязнения, что связано только с трудовыми отношениями.

Однако это слишком узкое рассмотрение проблемы. Так как расходы на приобретение спецодежды в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса относятся к расходам на оплату труда, то эту категорию расходов надо прописать во внутренних документах организации. Кроме того, к расходам на оплату труда будут относиться и расходы на ремонт, замену, стирку, сушку спецодежды. Так как бремя доказательства обоснованности и оправданности расходов законодатель возлагает на налогоплательщика, то необходимо обосновать их необходимость во внутренних документах, а также прописать порядок учета и выдачи спецодежды в учетной и налоговой политиках организации.

Получаемая сотрудниками спецодежда остается в собственности организации. Такая спецодежда учитывается в составе материальных запасов. Так как ввиду особых условий работы срок ее полезного использования не превысит одного года, то пришедшая в негодность одежда списывается на основании актов.

Большие правовые и налоговые проблемы возникают с форменной одеждой (корпоративной формой). Определение термина «форменная одежда» дано в письме Минфина РФ от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99: форменная одежда не защищает работника от вредного и опасного воздействия окружающей среды или производственных факторов. Цель ношения производственной одежды состоит в доведении до потребителей информации о принадлежности работников к определенной организации. Логотип данной организации должен быть нанесен на саму одежду, а не на какие-либо ее элементы (например, галстук, шейный платок и т.д.). Позиция Минфина в части логотипа, конечно, спорна, но из-за отсутствия каких-либо других регламентирующих документов по этому вопросу, все-таки подлежит исполнению. В названном письме Минфин указал и другие требования к одежде, на основании которых она может быть признана в качестве форменной:

• одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и на ней должен быть товарный знак или логотип фирмы;
• товарный знак должен быть нанесен непосредственно на одежду;
• форменная одежда выполняет представительские, а не защитные функции.

Выдача форменной одежды, соответствующей всем вышеприведенным требованиям, будет возможна только для работников сферы услуг (ресторанов, гостиниц, автосалонов). Но трудно представить себе работников банков или страховых компаний, одевающихся абсолютно одинаково и напоминающих, скорее, военнослужащих, чем финансистов. Обычно такие организации выдают своим сотрудникам, да и то только занятым непосредственным обслуживанием клиентов, какие-то элементы форменной одежды «фирменных» цветов: галстуки, косынки, шейные платки. Эти элементы одежды не будут считаться форменной одеждой.

Порядок и необходимость выдачи форменной одежды должен быть закреплен в трудовом и/или коллективном договоре. Кроме того, затраты на приобретение форменной одежды должны быть обоснованы, то есть направлены на получение прибыли. Причем перечень приобретаемых элементов форменной одежды не ограничен.

Предприятие общественного питания включило в состав расходов затраты на приобретение женских колготок для официанток. ИФНС № 22 по г. Москве эти расходы не признала в качестве обоснованных, заявив, что колготки – это предмет личного потребления. Однако ФАС Московского округа встал на сторону организации-налогоплательщика, подтвердив обоснованность затрат и то, что колготки являются необходимым элементом форменной одежды (постановление ФАС Московского округа от 02.08.2006 г. № КА-А40/6794-06).

Вообще в данном вопросе суды делают акцент на экономической обоснованности расходов и их направленности на получение прибыли (например, постановления ФАС Московского округа от 05.03.2005 г. № КА-А41/1387-05; Уральского округа от 07.06.2006 г. № Ф09-4680/06-С7). То есть в случае предъявления претензий со стороны налоговых органов у налогоплательщиков есть очень большая вероятность выиграть процесс, опираясь на положительную для них судебную практику. Для снижения риска проиграть процесс организации необходимо зафиксировать во внутренних документах порядок обеспечения сотрудников форменной одеждой, порядок ее выдачи и списания. Такое требование выдвигается и Минфином в письме от 01.11.2005 г. № 03-03-04/2/99, причем он почему-то делает акцент только на коллективном и/или трудовом договоре.

Еще одной важной проблемой является определение того, выдается форменная одежда работникам в пользование или в собственность. По мнению Минфина России, учесть затраты на приобретение форменной одежды в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, можно только в том случае, если одежда передается сотрудникам в собственность (письмо от 09.10.2006 г. № 03-03-04/4/156). А статья 255 Налогового кодекса разрешает учесть расходы, если одежда передается в пользование работника. Передача форменной одежды в собственность приведет к возникновению налоговых последствий как у работников, так и у организации. Но эта проблема будет рассмотрена ниже.

Таким образом, Минфин произвольно сужает рамки расходов на форменную одежду: во-первых, с позиции внешнего вида форменной одежды; во-вторых, с точки зрения перехода ее в собственность работника. Такая точка зрения противоречит как требованиям налогового законодательства, так и элементарной экономической логике. Однако с ней нельзя не считаться, и, чтобы налоговые инспекторы не обернули ее против организации-налогоплательщика, необходима аргументированная и продуманная защита.

Часто задаваемые вопросы о выдаче форменной одежды

Вопрос: Нужно ли указывать в трудовом договоре обязанность носить форму?
Ответ: Да, это обязательное условие, если форма введена работодателем.

Вопрос: Как правильно сформулировать пункт о выдаче формы в договоре?
Ответ: Укажите перечень предметов, сроки носки и порядок возврата.

Вопрос: Можно ли выдать форму без записи в договоре?
Ответ: Нет, это нарушение, так как форма становится собственностью работника.

Вопрос: Облагается ли выдача формы НДФЛ?
Ответ: Нет, если форма выдается в пользование и не переходит в собственность.

Вопрос: Как учесть форму, если она передается в собственность?
Ответ: Как доход сотрудника, облагаемый НДФЛ и взносами.

Вопрос: Какие документы подтверждают выдачу формы?
Ответ: Ведомость учета выдачи, личная карточка учета.

Вопрос: Что делать, если сотрудник увольняется и не возвращает форму?
Ответ: Удержать стоимость из зарплаты или взыскать через суд.

Вопрос: Можно ли списать форму на расходы сразу?
Ответ: Да, если стоимость не превышает лимита для основных средств.

Вопрос: Какой срок полезного использования формы?
Ответ: Устанавливается работодателем, обычно 1-2 года.

Вопрос: Нужно ли маркировать форму?
Ответ: Да, для идентификации принадлежности сотруднику.