Содержание
Памятка: ключевые шаги при сокращении численности штата
- Проверьте, кого из сотрудников нельзя уволить по закону.
- Определите преимущественное право на оставление на работе.
- Издайте приказ о сокращении численности или штата.
- Уведомите сотрудников за 2 месяца до увольнения.
- Предложите все имеющиеся вакансии в письменной форме.
- Уведомите профсоюз (если есть) и службу занятости.
- Подготовьте расчет выходного пособия и компенсаций.
- Оформите приказы об увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
- Выдайте трудовые книжки и произведите полный расчет.
- Сохраните документы, подтверждающие процедуру сокращения.
Что такое штатная численность и зачем ее устанавливать
Штатная численность — это количество кадров компании. В их числе и те, кто трудится неполный рабочий день. Каждый работник — одна штатная единица. Временные сотрудники, владельцы бизнеса и специалисты, которые работают по ГПХ, не учитываются.
- Чтобы избежать штрафов. Расписание сотрудников запрашивают трудовые и налоговые инспекторы. Еще его может запросить ПФР — например, чтобы сопоставить реальные зарплаты с теми, что указаны в документах. Если компания не подсчитывает штатную численность, то избежать ответственности в случае обнаружения нарушений не удастся.
- Не забывать об открытых вакансиях. В расписании всегда указывают вакантные должности — бизнесу важно стремится к тому, чтобы своевременно их закрывать. Иначе остальные кадры будут перерабатывать, а сверхурочная работа оплачивается в 1,5–2 раза больше. Сотрудники быстрее устают, их мотивация и лояльность к компании-работодателю падают.
- Анализировать эффективность бизнес-процессов. Это поможет следить за состоянием фонда заработной платы, реорганизовывать штатные структуры, оптимизировать работу персонала. Также эта мера позволит компании успешно защищать свои интересы в судебных делах, связанных с сокращением сотрудников.
Чтобы удостовериться, что расходы на рекламу себя окупают, подключите Сквозную аналитику Calltouch. Сервис собирает данные со всех площадок, каналов и CRM — и формирует единый отчет, в котором собраны нужные вам метрики. С его помощью вы сможете строить и анализировать воронку продаж, улучшать маркетинговую стратегию и сокращать расходы на продвижение.
Оценивайте эффективность всех рекламных кампаний в одном окне от клика до ROI
Отличие от остальных видов численности работников
Чаще всего штатную численность путают с фактической. Но это разные термины: штатная численность определяется по документам, а фактическая — по реальной ситуации, то есть методом обычного подсчета работников.
Бывает, что штатная и фактическая численность не совпадают — это нормально. Такое часто происходит, если в компании есть вакантные позиции. Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35.
Пример: предприниматель Иван открывает маленькую кофейню. Он полагает, что ему достаточно четырех сотрудников: двух продавцов, бариста и пекаря — это нормативная численность.
Через месяц Иван понял, что четырех сотрудников не хватает — в кофейню нужны администратор и уборщик. Он внес их в более реалистичную штатную численность — плановую.
1 марта 2026 года Иван решил узнать явочную численность сотрудников. Он зашел в кофейню и увидел, что в этот день там работает бариста, продавец и администратор. Явочная численность — три работника.
В тот же день 1 марта 2026 владелец кофейни решил узнать среднесписочную численность сотрудников за месяц. Иван вспомнил, что в феврале нанял двух новых сотрудников, поэтому его расчеты выглядели так:
Методики расчета штатной численности
Для бюджетных организаций Росздравнадзор утвердил рекомендации по определению штатной численности сотрудников. Но ими могут пользоваться и частные предприятия. Вот формула, которую приводит служба:
Для частных компаний обычно используется методика, которая основана на сопоставлении двух показателей — выручки и рабочего времени. Вот формула:
Как рассчитать штатную численность: примеры
Отдел бухгалтеров в компании состоит из 15 человек. Чтобы узнать, можно ли уменьшить количество специалистов, кадровик взял исходные данные:
Чтобы рассчитать КВ, необходимо разделить плановую выработку на фактическую. Плановая выработка известна — 755 000 рублей/мес. В качестве фактической кадровик использовал показатель за предыдущие полгода — он составил 644 373 рублей / месяц. Расчеты выглядят так: КВ = 755 000 / 644 373. Итого — 1,17.
Теперь остается подставить все данные в формулу: 58 000 000 / (1 047 × 4 327 × 1,17) = 10,94. Округляем до 11 сотрудников. Выходит, что штатную численность можно сокращать с 15 до 11 работников.
Кадровый состав с учетом человеческого фактора
Важно понимать, что предыдущая формула дает только примерные показатели. Всегда нужно учитывать реальную нагрузку на предприятие и человеческий фактор.
Для этого используют метрику КН — коэффициент невыхода. Специалисты могут уйти в отпуск, взять декрет или больничный. Он определяется по формуле:
Если вернуться к предыдущему примеру с бухгалтерами, то выходит, что каждый из них берет отпуск 28 дней — это 252 часа.
Теперь остается только рассчитать штатную численность с учетом КН по формуле:
Получается 11 × 1,13 = 12,43. Округляем до 13, чтобы избежать переработок.
Это означает, что в отделе бухгалтеров компании должно остаться не 11, а 13 сотрудников.
Часто задаваемые вопросы о сокращении штатной численности
Вопрос: Что означает сокращение численности штата?
Ответ: Это процедура, при которой работодатель уменьшает количество штатных единиц или должностей в организации.
Вопрос: В чем разница между сокращением численности и сокращением штата?
Ответ: Сокращение численности уменьшает количество работников по одной должности, а сокращение штата — убирает саму должность.
Вопрос: Какие выплаты положены при сокращении?
Ответ: Выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также средний заработок на период трудоустройства (до 2-3 месяцев).
Вопрос: Кого нельзя сократить по закону?
Ответ: Беременных женщин, женщин с детьми до 3 лет, одиноких матерей с детьми-инвалидами до 18 лет и другие льготные категории.
Вопрос: Как происходит процедура уведомления о сокращении?
Ответ: Работодатель обязан письменно уведомить сотрудника под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения.
Вопрос: Нужно ли предлагать другие вакансии при сокращении?
Ответ: Да, работодатель обязан предложить все имеющиеся вакантные должности, соответствующие квалификации сотрудника.
Вопрос: Что делать, если работник не согласен с сокращением?
Ответ: Можно обратиться в трудовую инспекцию или суд для обжалования увольнения в течение одного месяца.
Вопрос: Как рассчитывается выходное пособие при сокращении?
Ответ: В размере среднемесячного заработка, который рассчитывается исходя из фактически отработанного времени и начисленной зарплаты за последние 12 месяцев.
Вопрос: Влияет ли сокращение на пенсионные накопления?
Ответ: Период получения выходного пособия не засчитывается в страховой стаж, но сам факт сокращения не влияет на пенсионные права.
Вопрос: Можно ли уволить пенсионера при сокращении штата?
Ответ: Да, пенсионеры сокращаются на общих основаниях, но имеют преимущественное право на оставление на работе при равной производительности труда.
