Сроки выплаты компенсации за отпуск по закону: замена деньгами, расчет дней и выплата при увольнении

Краткая памятка: сроки и правила получения компенсации за отпуск

1. При увольнении компенсация выплачивается в последний рабочий день.
2. Без увольнения компенсацию можно получить только за дни отпуска, превышающие 28 календарных дней.
3. Заявление на компенсацию подается в свободной форме.
4. Отпускные за ежегодный отпуск выплачиваются не позднее чем за 3 дня до его начала.
5. За задержку выплат работодатель обязан уплатить проценты (1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день).
6. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ.
7. При увольнении компенсация положена за все неиспользованные отпуска, включая прошлые годы.
8. Сумма компенсации рассчитывается исходя из среднего дневного заработка.
9. Если работник отработал менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально.
10. Штраф за нарушение сроков выплаты для должностных лиц — до 20 000 рублей, для юрлиц — до 50 000 рублей.
11. Работник имеет право обратиться в суд в течение 1 года с момента, когда узнал о нарушении своих прав.

Компенсация, связанная с увольнением

Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. По какому именно, значения не имеет. Компенсация положена в любом случае. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.

• внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода; если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо);
• работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время; и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, то компенсацию выплачивать не нужно).

Как получить компенсацию за отпуск при увольнении

Когда работник увольняется, деньги за неиспользованный отпуск бухгалтер должен рассчитать и выдать ему вместе с расчётным листком. В этой выписке можно проверить, из чего складывается сумма, выплаченная при увольнении: оклада, премии, компенсации.

Деньги за неиспользованный отпуск должны перечислить работнику на карту в последний рабочий день вместе с причитающейся зарплатой. Никаких дополнительных заявлений на выплату подавать не нужно.

Работник не успел сходить в отпуск и увольняется

В этом случае компенсацию за отпуск посчитает бухгалтер, а затем деньги выплатят одновременно с последней зарплатой.

Компенсация, не связанная с увольнением

Бухгалтеру придется рассчитать и начислить данную выплату, если работник увольняется по одному из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. По какому именно, значения не имеет. Компенсация положена в любом случае. В том числе и при увольнении в порядке перевода в другую компанию.

• внешнего совместителя перевели на основное место работы в компании (имеется в виду именно случай перевода; если же совместитель сначала написал заявление на увольнение, а потом заявление о приеме на работу, то выплатить компенсацию необходимо);
• работник трудился в компании менее половины месяца (бухгалтеру надо посчитать, сколько календарных дней приходится на отработанное время; и если это составляет менее половины от общего количества календарных дней в данном месяце, то компенсацию выплачивать не нужно).

Замена отпуска денежной компенсацией

Если работник хочет получить компенсацию за неотгулянный отпуск без увольнения, порядок её оформления выглядит так:

1. Нужно написать заявление руководству с просьбой провести замену отпуска деньгами. О том, как правильно его составить, расскажем чуть ниже.
2. Руководитель может принять заявление о выплате компенсации либо отказать — тогда отпуск придётся отгуливать. Если начальство согласно компенсировать неотгулянные дни деньгами, то в бухгалтерии должны оформить соответствующий приказ и обязательно ознакомить с ним работника.
3. Затем рассчитывается компенсация. Деньги перечисляют вместе с зарплатой.

Работник просит заменить деньгами отпуск, который превышает 28 календарных дней

• педагогов и медиков;
• инвалидов;
• работников, чей труд связан с вредными и опасными условиями;
• людей, живущих в районах Крайнего Севера;
• работников с ненормированным графиком.

По желанию все вышеперечисленные категории работников могут обратиться к работодателю с просьбой выплатить деньги за лишние отпускные дни (ст. 126 ТК РФ).

Для каждой из этих категорий количество дополнительных дней отдыха разное. Оно устанавливается Трудовым кодексом. Например, инвалидам отдых удлиняется на два дня. А за работу в опасных условиях компенсацию можно получить не за весь дополнительный отпуск, а только за его часть, превышающую семь календарных дней. Некоторые категории работников не могут заменить деньгами не только основной, но и дополнительный отпуск. К ним относятся несовершеннолетние сотрудники и беременные женщины.

СХОДСТВО. Как определить время, за которое работнику полагается отпуск

Чтобы посчитать компенсацию, сначала необходимо определить то время, за которое работнику не предоставлялся отпуск и за которое отдых полагается. Дело в том, что есть периоды, которые не дают права на отпуск. Это:

• время, когда работник отсутствовал на работе без уважительных причин (в том числе если его отстранили от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 Трудового кодекса РФ);
• время отпусков по уходу за ребенком;
• время отпусков без сохранения заработной платы, которые были предоставлены работнику по его просьбе и если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Такой перечень приведен в статье 121 Трудового кодекса РФ. Обратите внимание, что период, когда женщина находилась в отпуске по беременности и родам, дает право на отпуск. Это следует из статей 261 и 121 Трудового кодекса РФ. А поэтому при увольнении работницы за это время ей также полагается компенсация (конечно, при условии, что она не успела его отгулять).

РАЗЛИЧИЯ. Как определить количество календарных дней, за которые положена компенсация

Организация обязана предоставлять работникам отпуска каждый год. Соответственно, надо посмотреть, за какие годы работник не использовал отпуск. При этом надо ориентироваться не на календарные годы, а на рабочие годы увольняемого. Так, если первый день работы 20 мая 2008 года, то первый рабочий год, за который работнику полагается отпуск, закончится 19 мая 2009 года.

Если работник не использовал отпуск за полный рабочий год

В этом случае надо выплатить компенсацию за 28 календарных дней (при условии, что в году не было периодов, которые права на отпуск не дают). В таком же размере компенсация полагается и в случае, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно. Кроме того, не забудьте про дополнительные отпуска. При увольнении нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска, положенные работнику в данной организации, — как основной, так и дополнительные.

Также отметим, что если работник не брал отпуска несколько лет, то организация обязана выплатить ему компенсацию за все неотгулянные дни, накопившиеся с момента поступления работника в компанию (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Если у работника есть время, которое дает право на отпуск, но это время составляет менее 11 месяцев

В этом случае количество неиспользованных дней отпуска, за которые положена компенсация, определяют по следующей формуле: количество неиспользованных календарных дней отпуска = продолжительность полного ежегодного отпуска: 12 мес. *количество полных отработанных месяцев.

При этом полные отработанные месяцы исчисляют следующим образом. Излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие половину месяца и более, округляются до полного месяца.

Такой порядок прописан в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

Иванов Н.П. работает в ООО «Прибой» с 14 марта 2006 года. 20 мая 2008 года он уволился из организации по собственному желанию. За весь период работы Иванов не был в отпуске (дополнительных отпусков работнику не положено).

Иванов отработал в организации два полных рабочих года: с 14 марта 2006 года по 13 марта 2007 года и с 14 марта 2007 года по 13 марта 2008 года. Получается, что за это время Иванову полагается компенсация за 56 календарных дней неиспользованных отпусков (28 +28).

С 14 марта 2008 года по 20 мая 2008 года Иванов отработал два полных месяца (с 14 марта по 13 апреля и с 14 апреля по 13 мая). Излишки дней с 14 по 20 мая составляют менее половины месяца, а потому исключаются из подсчета.

Рассчитаем общее количество календарных дней отпуска, за которые Иванову полагается компенсация: 56 дн. + 28 дн.: 12 мес. * 2 = 60,66 к.дн.

Заменить деньгами можно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней за год. То есть если у работника накопилось неиспользованных отпусков за два года, то выплачивать компенсацию можно только за те дни, которые полагаются сверх 56 календарных дней (28 дн. * 2 г.). Такие ограничения установлены статьей 126 Трудового кодекса РФ. Фактически это означает, что работники могут получить деньги вместо отдыха только по дополнительным отпускам.

Если работник не использовал дополнительный отпуск за полный рабочий год

В этом случае надо выплатить компенсацию за все дни дополнительного отпуска (при условии, что в году не было периодов, которые права на отпуск не дают). Также полагается компенсация за полное количество дней дополнительного отпуска, если за год отработано от 11 до 12 месяцев включительно.

В случае если работник не отгулял дополнительные отпуска за несколько лет, компенсация полагается за все дни, которые работник не отдыхал.

СХОДСТВО. Как определить сумму компенсации

Дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка. Методика его расчета полностью аналогична той, которая применяется при определении суммы отпускных. То есть главный документ тут — Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное {$}постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922.

Мы не будем подробно останавливаться на алгоритме расчета, так как привели его в «Главбухе» № 9, 2008.

То есть в итоге, определив среднедневной заработок, бухгалтер просто умножит его на то количество дней, за которые уволенному работнику полагается компенсация. Полученный результат и будет компенсацией за не использованный работником отпуск.

РАЗЛИЧИЯ. В какой момент выдать работнику компенсацию

Деньги работнику надо выдать в его последний рабочий день, то есть в день увольнения.

Бывает, что работники берут отпуск перед тем, как уйти из организации. Тогда выдать компенсацию придется в последний рабочий день, предшествующий отдыху. Такой вывод следует из статьи 80 Трудового кодекса РФ. Ведь именно в последний день работы организация должна произвести окончательный расчет с работником, выдать ему трудовую книжку и другие документы, связанные с работой (по письменному заявлению).

При этом в трудовой книжке последним днем работы будет указан последний день отпуска (ст. 127 Трудового кодекса РФ).

Четких сроков для выплаты денег трудовое законодательство не устанавливает. Это связано с тем, что работодатель не обязан выплачивать компенсацию за неиспользованные отпуска. Поэтому сроки согласовываются индивидуально между работником и руководством организации. Обычно компенсацию выдают вместе с очередной заработной платой.

Если работник не ходил в отпуск несколько лет

Согласно статье 122 Трудового кодекса РФ, организация обязана предоставлять работникам отпуска ежегодно. То есть в принципе ситуация, когда работник не отдыхал более года, является нарушением трудового законодательства. И если трудовые инспекторы при проверке это обнаружат, то скорее всего выпишут компании предписание устранить данное нарушение. А впоследствии могут и оштрафовать (подробно о том, как проходят трудовые проверки, читайте в статье «Чего ожидать от трудовых инспекций»).

Однако если данная ситуация все-таки сложилась в организации и такой работник решил уволиться, то компенсацию ему необходимо выплатить за все дни, которые он не отгулял. Такой вывод следует из статьи 127 Трудового кодекса РФ. Там сказано, что при увольнении работнику выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска.

Когда можно получить компенсацию за неиспользованный отпуск

По Трудовому кодексу у каждого работника есть священное право за каждый отработанный год получить 28 календарных дней отпуска. За этот срок работник должен отдохнуть и набраться сил. Но даже когда сам сотрудник не против, заменить положенные по закону дни отдыха денежной компенсацией невозможно. Но есть исключения.

Как правильно написать заявление на компенсацию неотгулянного отпуска

Фиксированного образца нет. Заявление на компенсацию за отпуск пишется в свободной форме. В интернете полно образцов заполнения, выбирайте любой, но не забудьте:

• сослаться на статью 126 ТК РФ;
• прописать число дней отпуска, за которое вы хотите получить компенсацию;
• указать год, на который дополнительный отпуск был предоставлен.

Как рассчитывается компенсация в 2026 году

Самостоятельно проводить расчёты не нужно, размер компенсации за неиспользованный отпуск должен посчитать бухгалтер. Но чтобы примерно знать, из чего складывается сумма, попробуем разобраться.

Шаг 1. Считаем количество неотгулянных дней отпуска, накопившихся за год

На деле, кажется, всё просто: если на год полагается 28 дней, то нужно просто вычесть количество дней, когда сотрудник отдыхал. Но тут есть нюанс: по закону за каждый отработанный месяц дают 2,33 дня отпуска. Разберём на примере.

Ирину взяли на работу 1 июня 2026 года, а в августе 2026 года она решила уволиться. За последний год она отработала только восемь месяцев, поэтому заслужила 18,64 дня отпуска. По законодательству РФ, число округляется в большую сторону. Значит, Ирине должны компенсировать 19 дней отпуска.

Средний дневной заработок — это плата за один день работы. Для его расчёта берут все деньги, выплаченные работнику за последний год, и делят сначала на 12 (число месяцев в году), а потом на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Так, если Ирина из нашего примера уходит с работы в августе, то средний дневной заработок считается с августа 2026 года по июль 2026 года включительно. Все выплаты, которые получила Ирина за этот период, нужно сложить вместе, поделить на 12 и на 29,3

• Число рабочих дней за полностью отработанный месяц — 29,3.
• Расчётный период — 365 дней.
• Учитываются все денежные поступления: заработная плата, бонусы, премии и т. д.
• Если были командировки, отпуска или больничные — они вычитаются из периода расчёта. За них компенсации не будет.

1. Если за расчётный период сотрудник не брал отгулов, не ходил в отпуск и на больничный, формула будет такой: (Сумма выплат за расчётный период / 12) / 29,3, где 12 — число месяцев в году, а 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.
2. Если в расчётном периоде были не полностью отработанные месяцы, например сотрудник брал неоплаченный отпуск, то формула будет другой: Сумма за расчётный период / ((29,3 × Число полностью отработанных календарных месяцев) + Число календарных дней в неполных календарных месяцах). Число календарных дней в неполностью отработанных месяцах также рассчитывается по отдельной формуле: 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных в течение месяца дней. Попробуем разобрать на примере. Ирина получает 55 700 рублей в месяц. Она полностью отработала шесть месяцев. В феврале женщина была на больничном семь дней, а в июне она брала неоплачиваемый отпуск на неделю. Сначала считаем, сколько дней она отработала в феврале: (29,3 / 28) × (28 − 7) = 21,97. А затем в июне: 29,3 / 30 × (30 − 7) = 22,31. Затем считаем, сколько дней отработала Ирина за последний год: (29,3 × 6) + 21,97 + 22,31 = 220,08 дня. Теперь считаем средний заработок (сумму, заработанную за год, — 55 700×12 = 690 000, нужно разделить на количество отработанных дней): 690 000 / 220,08 = 3 135 рублей.

Если за расчётный период сотрудник не брал отгулов, не ходил в отпуск и на больничный, формула будет такой:

где 12 — число месяцев в году, а 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

Если в расчётном периоде были не полностью отработанные месяцы, например сотрудник брал неоплаченный отпуск, то формула будет другой:

Сумма за расчётный период / ((29,3 × Число полностью отработанных календарных месяцев) + Число календарных дней в неполных календарных месяцах).

Число календарных дней в неполностью отработанных месяцах также рассчитывается по отдельной формуле:

29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество отработанных в течение месяца дней.

Ирина получает 55 700 рублей в месяц. Она полностью отработала шесть месяцев. В феврале женщина была на больничном семь дней, а в июне она брала неоплачиваемый отпуск на неделю.

Сначала считаем, сколько дней она отработала в феврале: (29,3 / 28) × (28 − 7) = 21,97.

Затем считаем, сколько дней отработала Ирина за последний год: (29,3 × 6) + 21,97 + 22,31 = 220,08 дня.

Теперь считаем средний заработок (сумму, заработанную за год, — 55 700×12 = 690 000, нужно разделить на количество отработанных дней): 690 000 / 220,08 = 3 135 рублей.

Замена отпуска деньгами считается так: дни отпуска умножаются на средний дневной заработок — 19 × 3 135 = 59 565. Осталось вычесть из суммы налоги, и всё — компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении рассчитана.

Cемейная подписка МТС Premium позволяет экономить на мобильной связи, развлекательных и других сервисах. Здесь — доступ к музыке, онлайн-кинотеатру KION, дополнительные гигабайты мобильного интернета, защита от спам-звонков и другие полезные скидки и бонусы. Одной подпиской за 349 рублей в месяц можно пользоваться четверым.

За сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные

136
Оплата отпуска происходит за три дня до его начала (ст. ТК РФ). Подразумевается плановый отдых по графику или внеплановый, но с условием, что работник принес заявление за три дня до того, как пойдет отдыхать.

На практике часто возникал вопрос: когда нужно оплатить отпуск, то есть с какого момента отсчитывать три дня, чтобы ничего не нарушить. В законодательстве не было четких правил, как считать этот период, нужно ли брать календарные дни или только рабочие.

Судебная практика сложилась противоречивая. Например, если у работника отдых начинался с понедельника, то одни суды допускали, что отпускные стоит выдать в пятницу. То есть день перечисления денег считался за полный день.

Другие не соглашались и утверждали, что средства нужно перевести в четверг, чтобы между перечислением и уходом в отпуск у сотрудника оставалось три полных дня.

Третьи полагали, что в расчет берут только рабочие дни, а значит, выплатить отпускные нужно было во вторник.

Позже Роструд в своем письме разъяснил, что стоит учитывать именно календарные дни (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Таблица №1

Обратите внимание! Если день выплаты отпускных попадает на выходной или праздник, то деньги нужно выдать накануне этого дня.

236
Если работодатель нарушит трехдневный срок выплаты отпускных, то придется оплатить работнику компенсацию по статье ТК РФ. Она рассчитывается исходя из 1/150 ставки Центробанка за каждый день задержки денежных средств.

Но иногда бывают ситуации, когда сотрудник уходит отдыхать не по графику, внепланово. Такое право имеют беременные женщины, юные труженики до 18 лет, внешние совместители, почетные доноры или многодетные родители с детьми до 14 лет. А также те сотрудники, которых из предыдущего отпуска отозвали по производственной необходимости.

Обычно с выше указанных работников требуют заявление за три дня до начала отдыха, но в некоторых случаях люди не успевают уложиться в этот срок. Например, работник уходит срочно в отпуск для ухода за больным родственником. Начальник может пойти навстречу и отпустить человека, но возникает сложность с выплатой отпускной компенсации.

Чтобы не попасть на штраф компании «выкручиваются» следующим образом: к примеру, сотрудник хочет уйти на отдых с 20 сентября, заявление приносит 19 числа. Работодатель предлагает ему оформить неоплачиваемые дни за свой счет: на 20, 21 и 22 сентября, а с 23 написать еще одно заявление на обычный оплачиваемый отпуск.

Таким образом, у работодателя есть время, чтобы выплатить отпускные 19 числа и не нарушить закон. Это оптимальный компромисс между компанией и работником.

Таблица №2

Обратите внимание! Даже если вдруг сам работник не против, чтобы ему выплатили деньги в день ухода в отпуск или позже и письменно это подтвердит, стоит помнить, что оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня – это закон! Его нарушение грозит компании неприятностями.

В других организациях договариваются с человеком устно, отпускают его в отпуск с того числа, с которого он хочет, но просят написать заявление датой на три дня позже фактического ухода, перечисляют выплаты в законный срок, как полагается, а потом сотрудник просто выходит из отпуска на три дня раньше.

Такая схема тоже рабочая, но опасная. Если с работником что-то случится в эти три дня, заболеет или ногу сломает, и при этом формально он будет находиться в отпуске, то компания рискует получить еще больший штраф, чем за несвоевременную выплату отпускных.

Таблица №3

Совет. Трудовой кодекс не запрещает устанавливать другой срок оплаты отдыха. Установите срок выплаты отпускных не за три дня, как требует статья 136 ТК РФ, а другой, который улучшает положение работника по сравнению с законом. Например, за пять дней. Тем самым подстрахуете компанию. Тогда до ухода сотрудника на отдых точно будет оставаться три полных календарных дня, и никаких возражений со стороны проверяющих органов не последует.

Суммы штрафов за нарушенный срок выплаты отпускных

Если трудовая инспекция при проверке выявила, что работодатель нарушил срок оплаты отпускных, то должностному лицу придется уплатить от 10 000 до 20 000 рублей, ИП – от 1 000 до 5 000 рублей, юрлицу – от 30 000 до 50 000 рублей.

• для директора от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификация от года до трех лет;
• для ИП от 10 000 до 30 000 рублей;
• для компании от 50 000 до 100 000 рублей.

192
Более того, на должностных лиц могут наложить дисциплинарное взыскание по статье ТК РФ и даже привлечь к уголовной ответственности по статье 145.1 УК РФ.

Таблица №4

Читайте на сайте статьи по теме Как предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск Когда можно взять отпуск частями Дополнительный отпуск: понятие, особенности и виды Неиспользованные дни отпуска: как компенсировать работникам Что делать, если отпуск работника попадает на праздничные дни Когда выгодно брать отпуск в 2026 году

Часто задаваемые вопросы о сроках выплаты компенсации за отпуск

Вопрос: В какой срок работодатель обязан выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?
Ответ: В последний рабочий день сотрудника, который является днем увольнения.

Вопрос: Когда выплачивается компенсация за отпуск без увольнения?
Ответ: В ближайший день выплаты зарплаты, установленный в организации, после одобрения заявления.

Вопрос: За сколько дней до отпуска должны перечислить отпускные?
Ответ: Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска.

Вопрос: Что делать, если работодатель задерживает выплату компенсации?
Ответ: Обратиться в трудовую инспекцию или суд, так как за задержку полагаются проценты (денежная компенсация).

Вопрос: Можно ли получить компенсацию за все неиспользованные отпуска за несколько лет?
Ответ: Да, при увольнении работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска.

Вопрос: Входит ли компенсация за отпуск в расчет среднего заработка?
Ответ: Нет, сама компенсация не учитывается при расчете среднего заработка для других выплат.

Вопрос: Какой срок выплаты компенсации, если сотрудник увольняется, не отработав 11 месяцев?
Ответ: Срок тот же — последний рабочий день, сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Вопрос: Облагается ли компенсация за отпуск налогами?
Ответ: Да, сумма компенсации облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Вопрос: Когда должны выплатить компенсацию, если сотрудник умер?
Ответ: Сумма компенсации выплачивается его наследникам в установленном законом порядке.

Вопрос: В какой срок выплачивается компенсация за дополнительный отпуск?
Ответ: Правила те же: при увольнении — в последний день, без увольнения — в день зарплаты.