Сведения об увольнении работника: куда подать и какие документы выдать

Памятка: что нужно сделать при увольнении сотрудника

1. Издать приказ об увольнении.
2. Подготовить трудовую книжку или СТД-Р.
3. Сформировать расчетный листок.
4. Подготовить выписку из ЕФС-1.
5. Подготовить выписку из Раздела 3 РСВ.
6. Подготовить выписку из отчета Персонифицированные сведения.
7. Выдать ранее предоставленные работником документы.
8. Подать сведения в СФР (ЕФС-1) не позднее следующего рабочего дня.
9. Подать сведения в ФНС (РСВ и Персонифицированные сведения).
10. Уведомить военкомат, если сотрудник — военнообязанный.
11. Выдать документы по запросу (копии приказов, справки).
12. Зафиксировать факт выдачи документов в журнале.

Обязательные документы

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку, если ее продолжают вести, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, заверенные выписки, в том числе из сведений о страховом стаже, и раздела 3 расчета по страховым взносам.

Трудовая книжка или СТД-Р

Основной документ каждого работника — его трудовая книжка. Она может быть классической бумажной или электронной. В бумажной книжке следует сделать запись об увольнении и выдать ее в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Если же сотрудник прежде написал заявление об отказе от бумажной трудовой или начал свой трудовой путь после 1 января 2026 года, ему нужно предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ). Они выдаются в виде справки СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда РФ от 10.11.2026 № 713н.

Выдать СТД-Р при увольнении можно либо на бумаге, либо в виде электронного документа, подписанного КЭП работодателя.

Важно! Закон обязывает работодателя формировать СТД-Р только для сотрудников, у которых нет бумажной трудовой. Но эту справку вправе запросить и тот, у кого она имеется. В этом случае компания может пойти навстречу и сделать СТД-Р, но обязанности такой у нее нет (письмо Минтруда от 16.06.2026 № 14-2/ООГ-8465).

Расчетный листок

В последний день работы в компании сотрудник должен получить все причитающиеся ему деньги (ст. 140 ТК РФ). Как правило, это часть зарплаты до дня увольнения и компенсация за неиспользованный период отпуска. Но могут быть дополнительные суммы, например, выплаты по больничному или выходное пособие при сокращении.

Каждая выплата сопровождается письменным оповещением работника (ст. 136 ТК РФ). Для этого оформляется расчетный листок. Его необходимо включить в комплект документов и при увольнении.

Обязательная форма расчетного листка не утверждена — компании разрабатывают ее сами.

Расчетный листок можно оформить на бумаге или передать в электронном виде, но есть нюанс. Прежде Минтруд не возражал против того, чтоб документ направлялся на email работника. Однако вышло письмо от 20.01.2026 № 14-6/ООГ-296, из которого следует, что такой способ не соответствует требованиям трудового законодательства.

Поэтому если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то можно без опаски слать электронный расчетный листок. Если же КЭДО не применяется, в случае направления расчетных листков на email есть риск возникновения спора.

Выписка из ЕФС-1

• Подраздел 1.1 — на всех работников, в отношении которых были кадровые события;
• Подраздел 1.2, Подраздел 2 — только на тех, у кого есть право на досрочную пенсию;
• Подраздел 3 — на тех, за кого страхователь платит дополнительные взносы.

Чтобы не рисковать и не давать повода для споров, следует все же сделать выписку из ЕФС-1 при увольнении сотрудника. Тем более Минтруд этого не запрещает, а говорит лишь о том, что она не требуется.

Не забудьте подать в СФР Подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на уволенного сотрудника! Это нужно сделать не позже следующего рабочего дня.

Выписка из Раздела 3 РСВ

Как и раньше, работнику при увольнении нужно выдать сведения из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ). Но с 2026 года форма РСВ изменилась, поэтому сведения о начисленных взносах по единому тарифу выдавайте по новой форме.

Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении сформируйте отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения — 20.05.2026, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2026 года.

Выплаты при увольнении (окончательный расчет, компенсация за отпуск и так далее) и взносы с них должны попасть в подраздел 3.2.1. Поэтому в программе сначала проведите все начисления по сотруднику, расчет взносов и только после этого формируйте выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.

Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В поле «Календарный год» укажите год увольнения, в поле «Расчетный период» — код периода отчета, на который приходится увольнение (квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Если дата увольнения — 20.05.2026, то период формирования РСВ — полугодие «31». В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.

Раздел 3: заполните персональные данные сотрудника в подразделе 3.1, а также сведения о выплатах и взносах по месяцам — в подразделе 3.2.1. Подраздел 3.2.2 заполните, только если начисляли пенсионные взносы по доптарифу с выплат конкретному работнику. Подробнее о заполнении этой формы — в статье.

Выписка из отчета Персонифицированные сведения

Отчет заменил отмененную СЗВ-М, которая входила в комплект документов при увольнении. Так что на покидающего компанию сотрудника вместо СЗВ-М теперь нужно сделать выписку из Персонифицированных сведений. Период выписки — текущий месяц.

Ранее предоставленные работником документы

Если отдел кадров хранит копии документов сотрудника, например, диплома, СНИЛС или военного билета, при увольнении их необходимо вернуть. Иначе потом их придется уничтожать.

Важно знать, что и в период работы человека держать у себя его документы можно только при наличии его письменного согласия. Если такого согласия нет, а документы (или их копии) в компании хранятся, то она нарушает закон о персональных данных. Это подтверждают ответы представителей Роструда на портале онлайнинспекция.рф.

Что же касается ранее предоставленных сотрудником в отдел кадров справок, то их оригиналы работодатель возвращать не обязан. Вместе с тем у увольняющегося есть право запросить любые документы, связанные с работой. И если такой запрос поступит, эти справки придется выдать.

Документы по запросу

Прочие документы работодатель не обязан выдавать сотруднику, если тот не напишет заявление.

Копия приказа об увольнении

Сотрудник должен подтвердить, что прочитал приказ об увольнении, и поставить свою подпись. Он также вправе запросить заверенную копию этого приказа. Она может пригодиться ему, например, на случай споров с бывшим работодателем.

Если такой запрос поступил, сотруднику нужно выдать заверенную копию приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах

Справка нужна работнику для предъявления в разные органы и организации для подтверждения его платежеспособности или права на вычеты.

Справка о зарплате 182н

Справка 182н — это устоявшееся название справки о сумме среднего заработка. Ее форма была утверждена приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н, отсюда и ее название. Эту справку предъявляли следующему работодателю для расчета пособий, в том числе больничного.

Теперь все данные передаются в СФР. Поэтому с начала 2026 года приказ № 182н был отменен. Получается, оформлять эту справку больше не нужно, даже если работник ее запросил? Нужно — говорят специалисты Роструда в ответах на вопросы работников.

Проблема в том, что взаимодействие между компаниями и СФР не всегда оперативно. Практика показала, что в действительности фонд зачастую не располагает данными, нужными для расчета пособий. В итоге человеку с высоким доходом начисляют больничный исходя из МРОТ.

Специалисты Роструда напоминают, что работник может подать запрос на выдачу любых документов, связанных с работой, в том числе справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах (ст. 62 ТК РФ). И работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней.

Другие документы, связанные с работой

И когда человек уволится, эти документы уже не будут иметь к нему никакого отношения.

Когда выдать

Обязательные документы выдаются работнику в день увольнения, то есть в его последний трудовой день в компании. Прочие справки и приказы следует выдать не позднее трех рабочих дней с даты поступления от сотрудника запроса.

Выдачу документов желательно зафиксировать. Можно передать их по описи, составить акт приема-передачи или взять с работника расписку о том, что он все получил.

Бывает, что своевременно передать документы работнику невозможно. Например, он болеет или по какой-то причине отказывается их получать. В таком случае следует направить ему уведомление о необходимости забрать документы или согласиться с их пересылкой по почте (ст. 84.1 ТК РФ).

Задерживая выдачу документов, работодатель нарушает закон. Однако со дня отправки сотруднику уведомления компания освобождается от ответственности за такое нарушение.

Если бумажной трудовой книжки у человека нет, то СТД-Р можно направить ему почтой.

Если работник не забрал документы своевременно, но явился за ними позже, с него следует взять письменное обращение. Сведения по форме СТД-Р он может запросить по email — если такой порядок принят в компании. Он также может выбрать способ получения документа — на бумаге или в электронном формате с КЭП компании, если она есть.

Что будет, если не выдать документы

Если своевременно не выдать увольняющемуся документы, компанию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП за нарушение трудового законодательства. Для ИП штраф составит 1-5 тыс. рублей, для организации — 30-50 тыс. рублей.

За задержку выдачи трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности по своей вине работодатель должен выплатить сотруднику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). Для этого человек может обратиться в суд и доказать, что отсутствие трудовой книжки помешало ему работать. А сам он прилагал усилия, чтобы получить ее обратно.

Если это удастся, то период между днем увольнения и выдачей трудовой будет признан судом вынужденным прогулом. Его нужно оплатить исходя из среднего заработка, рассчитанного по правилам ст. 139 ТК РФ.

Кроме того, бывший работник может потребовать от компании возмещения морального вреда, нанесенного ему задержкой документов.

Кратко про увольнения в 2026 году

Расторжение трудового договора нужно проводить по закону: работодатель должен рассчитаться с бывшим коллегой и подготовить для него обязательный пакет документов. Если запоздать с оформлением бумаг, можно нарваться на штраф — для компаний он может составить 70 000 ₽.

Сотрудник имеет право получить любые типы сведений, которые связаны с его работой: приказы, справки, выписки. Часть из них работодатель выдает в день увольнения, еще часть можно получить, направив письменный запрос.

Сотрудник может уволиться по собственному желанию, либо его могут уволить «по статье», например, за прогул или кражу. При этом увольнение — самый строгий вид наказания, кроме него к работнику на трудовом договоре можно применить замечание или выговор. В блоге рассказали, чем отличаются виды дисциплинарных взысканий и в каких случаях их использовать.

Обмен кадровыми документами в 1С

Сформировать перечень документов при увольнении можно в облачной версии 1С, подойдет конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом». Вы можете протестировать «1С:ЗУП» бесплатно в течение 14 дней, а также продлить бесплатный период до 28 дней.

Кроме того, для автоматизации обмена сведениями с персоналом подойдет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Он поможет ускорить обработку и обмен заявлениями, справками, расчетными листками и другими кадровыми документами. Это удобное решение, если сотрудник работает удаленно или не может подойти в офис чтобы забрать нужные бумаги.

Что изменилось в документах при увольнении с 2026 года

С 2026 года изменились формы отчетов РСВ и ЕФС‑1, отдельные разделы из которых нужно выдать сотруднику при увольнении.

Остальные изменения в составе форм, выдаваемых при увольнении, введены в 2026 году и продолжают действовать и в 2026 году. Например, вместо отчета СЗВ‑М — персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).

Как заполнить и выдать документы для увольняемого

Далее подробно рассмотрели требования к каждому документу для увольняемых сотрудников.

• Трудовая книжкаТрудовую книжку с внесенной записью об увольнении выдавайте работникам, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК).С 2026 года введен новый бланк бумажной трудовой, но он понадобится только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся работнику вы выдаете ту книжку, которая хранится у вас.О получении бумажной трудовой работник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем, он обязателен для ведения.Как заполнитьПорядок заполнения утвержден приказом Минтруда от 19.05.2026 № 320н.В графе 1 проставьте номер записи — следующий по порядку.В графу 2 впишите дату увольнения.В графе 3 укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать ТК РФ с указанием подпункта, пункта и статьи кодекса, без сокращений. Общие основания увольнения прописаны в статье 77 ТК РФ, основания увольнения по инициативе работодателя — в статье 81 ТК РФ.В графу 4 впишите реквизиты документа-основания. Обычно указывается номер и дата приказа об увольнении. Образец записи об увольнении в бумажной трудовой книжкеЗапись об увольнении заверьте подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек, например менеджера по персоналу или руководителя отдела кадров. Проставьте печать работодателя при наличии. Запись об увольнении вносите в последний рабочий день. Если заполните книжку заранее, есть риск, что увольнение отменится или перенесется. Например, работник может передумать увольняться по собственному желанию. Тогда внесенную запись придется исправлять или отменять.
• Сведения по форме СТД-РСведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдайте тем работникам, на которых не ведете бумажные трудовые. К ним относятся совместители, а также основные работники, которые отказались от бумажных книжек или впервые устроились на работу начиная с 2026 года.Вы не обязаны выдавать СТД-Р тем работникам, на которых ведете бумажные трудовые книжки (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности работник может получить и самостоятельно: через СФР, МФЦ или личный кабинет на «Госуслугах».С 2026 года форма и порядок заполнения СТД-Р изменились:в тексте формы указан новый фонд СФР (вместо ПФР), а также новый приказ Минтруда об утверждении — от 10.11.2026 № 713н;код выполняемой функции в графе 5 теперь нужно прописывать в формате XXXX.X, а не -X-X. Если сотрудники были мобилизованы, в справке отразите новые кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора. Образец заполнения СТД‑Р при увольненииКак заполнитьФорма и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 10.11.2026 № 713н.В шапке укажите общие сведения о работнике и работодателе.В поле «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» проставьте дату заявления работника об отказе от бумажной трудовой, если вы принимали такое заявление, а не другой работодатель.В табличной части отразите сведения обо всех кадровых мероприятиях, которые произошли у вас (аналогично бумажной трудовой): от приема работника к вам и до увольнения. При увольнении не нужно заполнять наименование трудовой функции в графе 4. В графе 5 укажите код трудовой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) № ОК 010-2014.Если выдаете СТД-Р на бумаге, заверьте подписью директора или уполномоченного сотрудника, проставьте печать. Если направляете сведения в электронном виде — заверьте ЭЦП работодателя.
• Сведения о стажеДо 2026 года в обязательном порядке увольняющимся выдавали сведения о стаже по форме СЗВ‑СТАЖ за текущий год. С 2026 года форма СЗВ‑СТАЖ отменена, вместо нее работодатели сдают подраздел 1.2 раздела 1 единого отчета ЕФС‑1. Причем с 2026 года действует новая форма ЕФС‑1. Поэтому при увольнении выдайте работнику сведения о стаже по новой форме.Работникам с правом на досрочную пенсию дополнительно выдайте подраздел 2 раздела 1 отчета ЕФС-1.Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику, а не по всем. Образец сведений о стаже при увольненииКак заполнитьФорма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2026 № 2281.Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.Подраздел 1 раздела 1: заполните сведения о работнике.Подраздел 1.2 раздела 1: в поле «Отчетный период» проставьте год увольнения. Например, если сотрудник увольняется 20.05.2026, укажите «2026». В поле «Тип формы» отметьте «Исходная». В графах 2 и 3 укажите период работы — с начала года (или с даты трудоустройства, если она приходится на год увольнения) по дату увольнения. Остальные графы заполните при наличии сведений. Подробнее о порядке заполнения этой формы — в статье.
• Выписка из раздела 3 отчета РСВКак и раньше, работнику при увольнении нужно выдать сведения из раздела 3 расчета по страховым взносам (РСВ). Но с 2026 года форма РСВ изменилась, поэтому сведения о начисленных взносах по единому тарифу выдавайте по новой форме.Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении сформируйте отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения — 20.05.2026, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2026 года.Выплаты при увольнении (окончательный расчет, компенсация за отпуск и так далее) и взносы с них должны попасть в подраздел 3.2.1. Поэтому в программе сначала проведите все начисления по сотруднику, расчет взносов и только после этого формируйте выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам. Образец раздела 3 формы РСВ при увольненииКак заполнитьФорма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2026 № ЕД‑7‑11/878@ в редакции от 29.09.2026 № ЕА‑7‑11/696@.Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В поле «Календарный год» укажите год увольнения, в поле «Расчетный период» — код периода отчета, на который приходится увольнение (квартал, полугодие, 9 месяцев, год). Если дата увольнения — 20.05.2026, то период формирования РСВ — полугодие «31». В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.Раздел 3: заполните персональные данные сотрудника в подразделе 3.1, а также сведения о выплатах и взносах по месяцам — в подразделе 3.2.1. Подраздел 3.2.2 заполните, только если начисляли пенсионные взносы по доптарифу с выплат конкретному работнику. Подробнее о заполнении этой формы — в статье.
• Выписка из персонифицированных сведений о физлицахДо 2026 года работодатели обязаны были выдавать работнику при увольнении форму СЗВ‑М, которую сдавали в ПФР. С 2026 года форма СЗВ‑М отменена, вместо нее сдаем перссведения по работникам, но уже в ИФНС. При увольнении выдайте работнику выписку из указанных перссведений по конкретному работнику. Отчет заполняется помесячно, поэтому при увольнении сформируйте перссведения за месяц, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения — 20.05.2026, то перссведения нужно выдать за май 2026.Данные из перссведений дублируются в разделе 3 формы РСВ, но в законе о персучете не прописано, какую именно форму выдавать при увольнении (п. 8 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому безопаснее выдать обе. Образец персонифицированных сведений при увольненииКак заполнитьФорма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2026 № ЕД‑7‑11/878@.Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В поле «Календарный год» укажите год увольнения, в поле «Период, за который представляются сведения» — код месяца увольнения. Если дата увольнения — 20.05.2026, то код периода — «05». В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.Раздел «Персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу»: в строках 020–060 заполните данные сотрудника. В строке 070 укажите общую сумму выплат за месяц увольнения, она должна быть равна сумме из графы 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 формы РСВ за соответствующий месяц.
• Расчетный листокВ день увольнения выдайте работнику расчетный листок за тот период, за который производите окончательный расчет. Если увольняете до официальной даты выплаты зарплаты за прошлый месяц, выдайте расчетный листок за прошлый месяц и за текущий.Все начисления при увольнении должны войти в расчетный лист за текущий месяц, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать той, которую перечислите сотруднику.Форма расчетного листка не установлена законодательно, вы можете самостоятельно разработать и утвердить форму. Обычно форма соответствует той, что формирует ваша зарплатная программа.
• Справка о заработкеБланк справки о заработке № 182н и обязанность ее выдавать при увольнении отменены с 2026 года. Но в интересах сотрудника лучше выдать справку, подтверждающую заработок за год увольнения и за два предыдущих года, а также об исключаемых периодах. На ее основе следующий работодатель сможет корректно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности, если СФР не передаст сведения о заработке за 2026 и 2026 годы (или сведения о заработке будут неверны).Поскольку бланк справки 182н отменен с 2026 года, выдайте сведения о заработке и исключаемых периодах в произвольной форме.
• Сведения для работников с дополнительными пенсионными взносамиЕсли вы перечисляли дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию сотрудника, то в день увольнения выдайте ему выписку из подраздела 3 раздела 1 формы ЕФС-1. Этот отчет заменяет форму ДСВ-3 с 2026 года. Выписка должна быть только по конкретному работнику, а не по всем.Как заполнитьФорма и порядок заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2026 № 2281.Титульный лист: он будет общим со сведениями о стаже (подраздел 1.2 раздела 1 ЕФС-1).Подраздел 3 раздела 1: заполните по каждому платежному поручению на уплату дополнительных взносов за тот квартал, на который приходится увольнение. В табличной части укажите данные о сотруднике.
• Оригиналы документовВ день увольнения сотруднику необходимо вернуть все оригиналы его документов, которые хранятся у вас:медицинскую книжку (даже если она приобретена за счет работодателя);дипломы;свидетельства;другие документы.

Как заполнить

• В графе 1 проставьте номер записи — следующий по порядку.
• В графу 2 впишите дату увольнения.
• В графе 3 укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать ТК РФ с указанием подпункта, пункта и статьи кодекса, без сокращений. Общие основания увольнения прописаны в статье 77 ТК РФ, основания увольнения по инициативе работодателя — в статье 81 ТК РФ.
• В графу 4 впишите реквизиты документа-основания. Обычно указывается номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении заверьте подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек, например менеджера по персоналу или руководителя отдела кадров. Проставьте печать работодателя при наличии.

Запись об увольнении вносите в последний рабочий день. Если заполните книжку заранее, есть риск, что увольнение отменится или перенесется. Например, работник может передумать увольняться по собственному желанию. Тогда внесенную запись придется исправлять или отменять.

Какие документы выдать по заявлению работника

Кроме обязательных документов, перечисленных в предыдущем разделе, вы должны выдать работнику любые другие документы, связанные с его работой (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Сотрудник может запросить копии уже оформленных документов или справки по себе.

• Копии документовРаботник может запросить копии документов, связанных с его работой. Примеры таких документов:трудовой договор (даже если у работника есть оригинал);приказы о приеме, переводе, увольнении;записки-расчеты;личная карточка;локальные нормативные акты (ЛНА). Например, должностные инструкции, положение о премировании.Вы можете представить не копию всего документа, а выписку из него. Например, если приказ об увольнении составлен на нескольких сотрудников, выдайте выписку из него одним из способов:укажите реквизиты приказа об увольнении, а также изложите основную информацию из приказа: сведения о сотруднике (ФИО, должность, подразделение), основание и дату увольнения, должность и ФИО подписанта;укажите реквизиты приказа об увольнении и скопируйте нужный фрагмент приказа по конкретному сотруднику.
• СправкиРаботник вправе запросить различные справки о работе и заработке, например:о доходах и суммах удержанного НДФЛ (бывшая 2‑НДФЛ). Справку по доходам с 2026 года заполняйте по новой форме из приложения 4 к приказу ФНС от 19.09.2026 № ЕД‑7‑11/649@. Для справок за более ранние годы используйте бланки, которые действовали в конкретном году;о доходах для службы занятости. Форма справки утверждена приказом Минтруда от 27.07.2026 № 604н;о доходах для центра соцзащиты населения;о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, о северной надбавке.

В каком порядке выдавать документы по заявлению сотрудника

Чтобы получить нужные документы от работодателя, сотрудник оформляет заявление на бумаге с личной подписью или в электронном виде с ЭЦП. При этом он не обязан сообщать цель получения документов, а количество запросов одних и тех же документов законом не ограничено.

Срок выдачи документов — 3 рабочих дня, если заявление поступило до или после дня увольнения. Если работник подал заявление в день увольнения, придется выдать документы в этот же день.

Зафиксируйте дату получения заявления от сотрудника. Бумажное заявление зарегистрируйте, например, в журнале входящих документов или проставьте отметку о приеме на самом заявлении. Для электронного заявления подтверждением даты получения может быть квитанция о приеме документа.

В какой срок выдать документы при нестандартном увольнении

Срок выдачи документов — последний рабочий день (день увольнения). Что считать таким днем и когда выдавать документы в нестандартных ситуациях — смотрите в таблице.

Таблица №1

Ситуация	Что считать датой увольнения	Когда выдать документы и рассчитать
Предоставлен отпуск с последующим увольнением	Последний день отпуска (ч. 2 ст. 127 ТК РФ)	Последний рабочий день перед отпуском (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1)
Срок трудового договора истек в выходной день	Ближайший следующий рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК РФ)	В день увольнения
Сотрудник заболел на дату увольнения (за исключением увольнения по инициативе работодателя)	Последний рабочий день по заявлению на увольнение, по соглашению сторон, по срочному трудовому договору (ст. 80 ТК РФ)	В день увольнения

Что делать, если сотрудник не вышел на работу в день увольнения

Составьте акт об отсутствии на рабочем месте. Пусть документ подпишут минимум два свидетеля.

Отметьте отсутствие в табеле учета рабочего времени. Например, проставьте обозначение «ПР» — прогул.

Внесите в приказ об увольнении и личную карточку (если ведете) запись о невозможности ознакомить работника. Например: «С приказом не ознакомлен по причине отсутствия на рабочем месте в день увольнения». Укажите реквизиты акта об отсутствии, проставьте дату (дату увольнения) и подпись ответственного сотрудника. Как только сотрудник появится на работе — ознакомьте его под подпись, но уже текущей датой.

Составьте уведомление о необходимости получить бумажную трудовую книжку или дать письменное согласие на ее отправку почтой. Такое уведомление отправьте сотруднику почтой в день увольнения ценным письмом с описью и уведомлением о вручении. Безопаснее отправить не только по адресу прописки, но и по другим адресам, где может находиться сотрудник, если они вам известны.

Отправка уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой снимет с вас ответственность за несвоевременную выдачу (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Без письменного согласия работника запрещено отправлять его бумажную трудовую книжку по почте.

Если вы не ведете бумажную трудовую книжку на сотрудника, то в день увольнения направьте ему сведения СТД-Р в бумажном виде ценным письмом с описью и уведомлением о вручении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Это ваша прямая обязанность, согласие на их отправку от сотрудника не требуется.

Как поступить с остальными документами, которые обязаны выдать работнику при увольнении, ТК РФ не разъясняет. Безопаснее в день увольнения выслать работнику уведомление о необходимости явиться за документами. Эту информацию можно включить в уведомление о получении бумажной трудовой или отправить одним письмом с СТД-Р. Такое уведомление подтвердит, что на день увольнения вы подготовили необходимые документы и были готовы их выдать.

Перечислите окончательный расчет в день увольнения. Если зарплату выдаете через кассу, то выдайте ее на следующий день после того, как сотрудник обратится за расчетом.

Отправьте работнику подготовленные документы. Сделайте это после того, как получите письменное согласие от работника на отправку трудовой и других документов по почте. Подтверждением будет опись, почтовый чек, информация об отслеживании почтового отправления с сайта «Почты России». Если сотрудник не получит письмо и оно вернется к вам, храните его в запечатанном виде.

До тех пор пока не получите согласие от работника, документы остаются у вас. Как только работник обратится с заявлением на выдачу книжки и документов, выдайте их в течение 3 рабочих дней со дня обращения.

Что учесть, если выдаете документы увольняемому на бумаге

• если у работодателя не введен кадровый электронный документооборот (КЭДО) в отношении этих документов или сотрудник не дал согласие на применение КЭДО (если оно требуется);
• если КЭДО введен, но сотрудник в заявлении указал способ получения документов на бумажном носителе (ч. 11 ст. 22.3 ТК РФ). В этом случае выдавайте заверенные копии электронных документов.

Копии документов, которые выдаете сотруднику, должны быть заверены, иначе они не будут иметь юридической силы. Обычно для заверения используют такой порядок:

• на копии под реквизитом «Подпись» сделайте надпись «Верно» или «Копия верна». Если заверяете бумажную копию электронного документа, можно уточнить — «Копия электронного документа верна»;
• впишите должность, подпись и расшифровку подписи работника, заверившего копию. Заверять копии кадровых и других документов для сотрудников может сам директор или другой уполномоченный сотрудник;
• проставьте дату заверения, печать (при наличии);
• если выдаете копию для представления в другую организацию, укажите, что подлинник документа находится в вашей организации.

Все надписи о заверении (кроме личной подписи) можно проставлять с помощью штампа.

Выдачу бумажных документов нужно подтвердить. Как — рассказали в таблице.

Таблица №2

Способ выдачи документов	Что подтвердит выдачу
Лично сотруднику	Опись передаваемых документов с подписью сотрудника и датой получения либо отметка о получении документов в соответствующих журналах (книгах учета) с подписью сотрудника и датой получения
Представителю сотрудника	Опись документов или отметка в журналах с подписью представителя и датой получения. Также нужно заявление от сотрудника на передачу документов представителю. У самого представителя должна быть нотариальная доверенность (ст. 185, 185.1 ГК РФ)
Почтой ценным письмом с описью вложения	Опись, почтовый чек, информация о получении. Например, информация об отслеживании почтового отправления с сайта «Почты России». Также для отправки бумажной трудовой обязательно письменное согласие работника

Что учесть, если у вас КЭДО

Нельзя выдавать электронно, даже если у вас действует КЭДО, следующие документы:

• бумажную трудовую книжку;
• СТД-Р. Исключение: если в заявлении работник указал именно электронный способ получения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);
• приказ об увольнении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ). Этот документ работодатель обязан подписать у работника на бумаге.

Если увольняете дистанционного работника, приказ об увольнении вы можете подписать у работника в электронном виде. Но потом обязаны направить ему по почте бумажную копию приказа. Срок для направления — 3 рабочих дня с момента издания приказа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). Если этот порядок нарушить, дистанционный работник сможет оспорить увольнение.

Как организовать электронное подписание документов с работниками, узнайте в статье про электронный кадровый документооборот.

Оставьте заявку и мы покажем вам, как происходит электронное оформление увольнения в Saby

Какие документы выдать при расторжении ГПД

Исполнителям по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), с выплат которым начисляли страховые взносы, нужно выдать следующие документы в день прекращения договора (п. 2 и 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• выписку из подраздела 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) с подразделом 1 и титульным листом. В этом отчете укажите реквизиты договора и периоды выполнения работ или оказания услуг;
• выписку из подраздела 1.2 раздела 1 отчета ЕФС-1 (сведения о стаже). Если исполнитель выполнял работы, дающие право на досрочную пенсию, выдайте ему также выписку из подраздела 2 раздела 1 отчета ЕФС-1. Заполните отчеты аналогично сведениям на сотрудников;
• выписки из перссведений и из раздела 3 РСВ. Заполните их аналогично сведениям на сотрудников.

Не нужно выдавать выписки из отчетов тем исполнителям по договорам ГПХ, выплаты которым не облагаются страховыми взносами. Например, исполнителям, которые имеют статус ИП или самозанятого (плательщика НПД), а также по договорам аренды, купли-продажи, займа.

Ответы на частые вопросы о подаче сведений об увольнении

Вопрос: Куда подавать сведения об увольнении работника?
Ответ: Сведения подаются в СФР (бывший ПФР) и ФНС, а также в военкомат, если сотрудник — военнообязанный.

Вопрос: В какой срок нужно подать сведения об увольнении?
Ответ: Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении.

Вопрос: Какие документы нужно выдать работнику в день увольнения?
Ответ: Трудовую книжку (или СТД-Р), расчетный листок, выписки из ЕФС-1, Раздела 3 РСВ и отчета Персонифицированные сведения.

Вопрос: Нужно ли подавать сведения об увольнении в военкомат?
Ответ: Да, если работник состоит на воинском учете, сведения подаются в военкомат в течение двух недель.

Вопрос: Что будет, если не подать сведения вовремя?
Ответ: Штраф для должностных лиц — от 300 до 500 рублей, для организации — от 300 до 500 рублей за каждый случай.

Вопрос: Как подать сведения об увольнении через 1С?
Ответ: В 1С формируются отчеты ЕФС-1, РСВ и Персонифицированные сведения, которые отправляются через оператора ЭДО.

Вопрос: Какие сведения подаются в ФНС при увольнении?
Ответ: В ФНС подается Раздел 3 РСВ (персонифицированные данные) и Персонифицированные сведения о физических лицах.

Вопрос: Нужно ли подавать сведения об увольнении, если сотрудник работал по ГПД?
Ответ: Да, если договор ГПД расторгается, сведения подаются в том же порядке, что и при увольнении штатного сотрудника.

Вопрос: Как подать сведения, если сотрудник не забрал документы в день увольнения?
Ответ: Направьте уведомление о необходимости явиться за документами или дать согласие на отправку почтой.

Вопрос: Какие изменения в подаче сведений с 2026 года?
Ответ: С 2026 года введены новые формы отчетности и уточнены сроки подачи сведений в СФР и ФНС.