Содержание
Краткая памятка по заверению трудового договора
- Убедитесь, что трудовой договор подписан обеими сторонами.
- Прошейте все страницы договора ниткой.
- На обороте последней страницы закрепите узел и наклейте бумажную наклейку.
- На наклейке напишите количество прошитых страниц.
- На каждой странице поставьте штамп «Верно» или «Копия верна».
- Укажите должность, фамилию и инициалы заверяющего лица.
- Поставьте подпись и дату заверения на каждом листе.
- Если требуется нотариальное заверение, обратитесь к нотариусу.
- Храните оригинал договора в отделе кадров.
- Для банков и госорганов уточните требования к заверению заранее.
- Проверьте, что печать организации четко читается на каждой странице.
- Сделайте копию заверенного договора для личного архива.
Случаи, при которых нужен трудовой договор
Работодателю заверение копии трудового договора, как правило, не требуется. Но с этой просьбой может обратиться сотрудник. Только правильно заверенный трудовой договор имеет реальную юридическую силу и может быть использован в жизни человека.
- Получение ссуды или кредита в банке.
- Оформление документов на загранпаспорт или визу.
- Поступление на работу и оформление резюме.
- При судебных разбирательствах.
- Обращение в ФМС.
- При подсчете пенсии.
Причем важно учесть, в государственных учреждениях (ФМС, паспортный стол) можно обойтись официально заверенной копией трудового договора, а в Пенсионном фонде требуют оригинал, и для этой цели работодатель должен его предоставить.
Порядок заверения копии трудовой книжки и трудового договора
В обязательном порядке трудовой договор должен быть составлен в соответствии с нормативными актами и положениями Трудового кодекса РФ, а только потом его можно правильно заверить.
Чтобы заверить трудовую книжку, необходимо сделать копии первой страницы и последней, при этом на каждой откопированной странице надо написать от руки дату заверения, подпись уполномоченного лица (с расшифровкой Ф.И.О.) и поставить печать предприятия-работодателя. Копию трудового договора должен заверить нотариус либо уполномоченные лица предприятия-работодателя:
- Главный бухгалтер.
- Директор,
- Кадровик.
- Собственник организации.
На практике, чаще всего заверяет трудовой договор именно кадровый работник, что ускоряет эту процедуру и не требует привлечения директора и иных лиц.
Чтобы заверить копию трудового договора, необходимо предоставить нотариусу оригинал трудового договора, оплатить данную услугу совместно с государственной пошлиной.
Пример заверения трудовой
Заверять копию документа необходимо ниже реквизита: поставить подпись заверителя с расшифровкой (уполномоченного лица) и надпись: «Копия верна». Далее необходимо поставить дату заверения. Если заверяет работодатель, то обязательно должна стоять печать предприятия, если нотариус – соответственно, он ставит свою печать.
При заверении трудовой книжки очень важно все сделать без ошибок и опечаток. Исправления тоже неприемлемы. Обязательно не стоит забывать о сроке действия копии трудового документа, подписи уполномоченного лица и ее расшифровки.
Срок действия заверенной копии ТД
Срок действия документа – это важнейший нюанс, поскольку по истечении срока документ не будет иметь юридической силы. Особенно это касается заверения на предприятии (в отделе кадров), где срок составляет всего 30 дней. А вот нотариальное заверение является бессрочным, что достаточно удобно. Один раз следует заверить копию трудовой, и она будет действовать на постоянной основе.
- При внесении изменений в оригинал трудовой автоматически копия теряют свою юридическую силу.
- Копия трудового документа, которая нотариально заверена, приравнивается к оригиналу, однако если ее предоставляют более чем через месяц со дня заверения, большой риск того, что в учреждении потребуют оригинал ТД.
Часто задаваемые вопросы о заверении трудового договора
Вопрос: Нужно ли заверять каждую страницу трудового договора?
Ответ: Да, если договор состоит из нескольких листов, каждый лист заверяется отдельно, чтобы избежать подмены страниц.
Вопрос: Кто имеет право заверять копию трудового договора?
Ответ: Обычно это делает работодатель или уполномоченное лицо (например, сотрудник отдела кадров).
Вопрос: Какой штамп ставится при заверении каждой страницы?
Ответ: Ставится штамп организации и подпись ответственного лица с расшифровкой.
Вопрос: Обязательно ли прошивать трудовой договор перед заверением?
Ответ: Да, для многостраничных документов прошивка обязательна, чтобы зафиксировать целостность.
Вопрос: Сколько стоит заверение трудового договора у нотариуса?
Ответ: Стоимость зависит от региона и тарифов нотариуса, обычно от 100 до 500 рублей за страницу.
Вопрос: Можно ли заверить трудовой договор электронной подписью?
Ответ: Да, если договор заключен в электронном виде и используется усиленная квалифицированная электронная подпись.
Вопрос: Что писать на каждой странице при заверении?
Ответ: Пишут «Верно», ставят подпись, расшифровку, дату и печать организации.
Вопрос: Нужно ли заверять трудовой договор для банка?
Ответ: Да, банки часто требуют нотариально заверенную копию или заверение работодателем.
Вопрос: Какой срок действия у заверенной копии трудового договора?
Ответ: Заверенная копия считается бессрочной, если не указано иное, но некоторые организации требуют свежее заверение (не старше 1 месяца).
Вопрос: Что делать, если в трудовом договоре больше 10 страниц?
Ответ: Каждую страницу заверяют отдельно, либо прошивают и заверяют на обороте последней страницы.
