Содержание
Памятка: ключевые шаги при сокращении штата
- Определите законные причины для сокращения.
- Выберите вид сокращения (реальное или формальное).
- Уведомите сотрудника за 2 месяца под подпись.
- Уведомите центр занятости в установленные сроки.
- Издайте приказ об увольнении.
- Проведите инвентаризацию (если требуется).
- Выдайте трудовую книжку или СТД-Р.
- Подготовьте расчетный лист и произведите выплаты.
- Проверьте, нет ли сотрудников в отпуске или на больничном.
- Оцените риски судебных разбирательств.
- Установите обязанность предупреждать о больничном.
- Сохраните все документы для отчетности.
Причины для сокращения
Чем отличается увольнение от сокращения? В Трудовом кодексе РК увольнение по сокращению — это отдельное основание прекращения трудового договора по инициативе работодателя. В отличие от увольнения «по соглашению сторон» или «по собственному желанию», сокращение требует соблюдения строгой процедуры — обязательно нужно уведомить сотрудника и центр занятости, выплатить компенсации, также есть ограничения — не всех можно сократить.
По закону работодатель не обязан объяснять причины сокращения — он может принять решение в рамках свободы предпринимательской деятельности. Однако на практике лучше подготовить экономическое или организационное обоснование. Это пригодится, если уволенный сотрудник решит оспаривать решение в суде.
Чаще всего сокращение происходит при снижении объема работ, внедрении новых технологий, реорганизации структуры, оптимизации затрат или других процессов, которые позволяют обойтись меньшим количеством сотрудников — даже если объемы остаются прежними или растут.
Виды сокращений
В законе нет четкого деления на виды сокращений, но на практике различают два варианта:
- сокращение штата — когда полностью убирается конкретная должность, например, компания решает, что ей больше не нужен PR-менеджер
- сокращение численности — когда уменьшают количество сотрудников на одной и той же должности, например, было три бухгалтера, стало два
Оба варианта допустимы, главное — правильно оформить документы и соблюсти процедуру.
Уведомление о сокращении
Нужно издать акт о сокращении и за месяц уведомить сотрудника о решении. Можно отправить уведомление и раньше, если это предусмотрено трудовым или коллективным договором.
Уведомление центра занятости
Процедура сокращения требует уведомить центр занятости населения через Биржу труда за месяц, указав список сокращаемых работников и должностей, уровень их квалификации и зарплаты, даты, когда планируется увольнение.
Приказ
Издается приказ о расторжении трудового договора по инициативе работодателя с указанием основания — сокращение численности или штата работников.
Выдача документов
В день увольнения сотруднику выдается документ о трудовой деятельности, вносится запись о сокращении — дата, основание и номер приказа. С 2019 года сведения о работе можно посмотреть на в личном кабинете в разделе «Трудовая деятельность».
По запросу сотрудника выдается справка о зарплате и стаже, а также характеристика или рекомендация.
Расчетный лист
В течение трех дней после сокращения нужно выплатить сотруднику заработную плату за последний месяц и другие компенсации:
- зарплата за отработанные дни, включая переработки, ночные, праздничные и выходные дни
- компенсация за неиспользованный отпуск
- компенсация за потерю работы — в размере одной средней месячной зарплаты. Если увольнение связано не только с сокращением, но и с ухудшением экономического состояния работодателя из-за снижения объема производства, работ или услуг, то размер компенсации увеличивается — работнику выплачивается двухмесячная компенсация
- дополнительные выплаты, если они прописаны во внутренних документах компании
Инвентаризация
- проверить наличие материальных обязательств у работника — долги, невозвращенное имущество, обучение за счет работодателя
- отозвать доверенности, если работник представлял интересы компании
- организовать прием-передачу имущества, документов, печатей, электронных ключей и т.д.
После всех этапов работодателю нужно внести изменения в штатное расписание, исключив сокращенные должности, бухгалтеру нужно закрыть табель учета рабочего времени по дате увольнения, а также написать заявление в банк, чтобы убрать сотрудника из зарплатного проекта, а затем закрыть его личное дело и сдать в архив компании.
Риски работодателя
Уволенные сотрудники могут оспорить сокращение в суде, даже если все кажется правильно оформленным. Сокращение может быть признанным фиктивным, если:
- на место уволенного быстро взяли нового человека
- его функции отдали на аутсорс другой компании
- после увольнения заключили с бывшим сотрудником договор ГПХ на ту же работу
- сохранили должность под другим названием
Все это повышает риск проигрыша в суде и восстановления сотрудника на работе. Чтобы снизить риски, можно иметь в виду следующее:
- не нанимать новых сотрудников на сокращенную должность в течение срока давности по трудовым спорам — работник может обратиться в суд в течение трех месяцев со дня, когда узнал о нарушении, но не позднее года со дня увольнения
- при повторном создании аналогичных должностей тщательно документировать причины
- обязательно соблюдать процедуру, оформлять все письменно
Сокращение — это не просто приказ, а четкий юридический процесс. Работодателю нужно за месяц уведомить сотрудника и центр занятости, выплатить компенсацию, не нанимать новых людей на сокращенную должность в течение трех месяцев. Нарушение этих шагов — это риск суда и восстановления сотрудника на работе. Чтобы избежать проблем, важно фиксировать все действия письменно и заранее готовить обоснование сокращения.
Установите обязанность предупреждать о больничном
Уволить работника по сокращению во время болезни или отпуска нельзя. Поэтому дату увольнения в уведомлении укажите с оговоркой о том, что если день увольнения придется на период больничного или отпуска, то уволите его в первый рабочий день после их окончания.
Отследить период отпусков сотрудников можете по приказам. А вот узнать, что сотрудник на больничном, сможете, только если он вас об этом предупредит. При этом сотрудник может намеренно скрыть эту информацию, а потом обратиться в суд с иском о восстановлении на работе. Исход спора будет зависеть от того, сможете доказать факт злоупотребления со стороны сотрудника или нет, п. 27 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2.
Чтобы обезопасить компанию, пропишите в уведомлении условие о том, что, если больничный пришелся на день увольнения, работнику следует уведомить об этом работодателя. Определите способы уведомления — СМС-сообщением, по электронке и др. Если возникнет спор, в суде сможете доказать, что сотрудник злоупотребил своим правом, когда не сообщил о болезни.
Пример
Сотрудницу уволили по сокращению штата в период временной нетрудоспособности. Она обжаловала увольнение в суде. Суд встал на сторону работодателя. Сотрудница злоупотребила своим правом. Она знала о сокращении должности с 1 сентября и о предстоящем увольнении, но сообщила работодателю о своей нетрудоспособности только 3 сентября, апелляционное определение Московского городского суда от 06.12.2016 по делу № 33-44610/2016.
Часто задаваемые вопросы о сокращении штата
Вопрос: Какие основные причины для сокращения штата?
Ответ: Основные причины — экономические (снижение прибыли), организационные (реорганизация структуры) и технологические (автоматизация).
Вопрос: Какие виды сокращений существуют?
Ответ: Выделяют реальное сокращение (ликвидация должности) и формальное (изменение штатного расписания).
Вопрос: Как правильно уведомить сотрудника о сокращении?
Ответ: Уведомление вручается под подпись не менее чем за 2 месяца до даты увольнения.
Вопрос: Нужно ли уведомлять центр занятости?
Ответ: Да, работодатель обязан уведомить службу занятости за 2 месяца до сокращения (за 3 месяца при массовом увольнении).
Вопрос: Какие документы нужно оформить при сокращении?
Ответ: Приказ об увольнении, уведомление сотрудника, расчетный лист, трудовая книжка (или СТД-Р).
Вопрос: Какие риски существуют для работодателя при сокращении?
Ответ: Основные риски — судебные иски, выплата компенсаций за незаконное увольнение, штрафы от трудовой инспекции.
Вопрос: Нужно ли проводить инвентаризацию перед сокращением?
Ответ: Инвентаризация обязательна, если сотрудник материально ответственное лицо, для сверки имущества.
Вопрос: Как сократить сотрудника, если он на больничном?
Ответ: Увольнение по сокращению в период больничного запрещено, необходимо дождаться выхода сотрудника.
Вопрос: Какие выплаты положены сотруднику при сокращении?
Ответ: Выходное пособие (среднемесячный заработок), сохранение среднего заработка на 2-3 месяца, компенсация за неиспользованный отпуск.
Вопрос: Можно ли сократить сотрудника без его согласия?
Ответ: Да, сокращение — это инициатива работодателя, согласие сотрудника не требуется, но процедура должна быть соблюдена.
