Выбор времени отпуска по закону: как составить график и выбрать выгодные месяцы

Памятка: ключевые моменты при выборе времени отпуска

1. Проверьте свой график отпусков, утвержденный работодателем.
2. Помните, что отпуск можно разделить на части, но одна часть должна быть не менее 14 дней.
3. Учитывайте, что праздничные дни не входят в число календарных дней отпуска.
4. Планируйте отпуск на месяцы с наибольшим количеством рабочих дней для максимальной выгоды.
5. Используйте право на выбор удобного времени, если относитесь к льготной категории.
6. Подавайте заявление на отпуск за 2 недели до его начала.
7. Убедитесь, что отпускные выплачены за 3 дня до начала отпуска.
8. Не забывайте, что больничный во время отпуска продлевает его.
9. Согласовывайте перенос отпуска с работодателем в письменной форме.
10. Храните копию заявления на отпуск и приказ о его предоставлении.

Когда брать отпуск

Правильный выбор дат очередного ежегодного оплачиваемого отпуска может принести дополнительный доход в личный бюджет работника. Ведь от того, на какой период выпадет время заслуженного отдыха, напрямую зависит то, сколько денег он получит. Объясним подробнее.

Какие месяцы выбрать?

Поскольку расчет отпускных производится исходя из среднего заработка, то с материальной точки зрения наиболее целесообразно брать отпуск в те месяцы, на которые приходится больше рабочих дней и меньше выходных и праздников.

При любом режиме работы средняя зарплата рассчитывается исходя из фактически начисленной зарплаты и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата.

Если весь 12-месячный расчетный период отработан полностью, то средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последний год путем деления суммы начисленной зарплаты на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).

Применяется формула: средний заработок за дни отпуска = (зарплата за расчетный период: 12: 29,3) х количество календарных дней отпуска.

Если же один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось определенное время (например, были больничный, командировки или отпуск), то средний заработок исчисляется по формуле: средний заработок за дни отпуска = [зарплата за расчетный период: (29,3 х количество полных календарных месяцев + количество календарных дней в неполных календарных месяцах)] х количество календарных дней отпуска.

При этом количество календарных дней в неполных календарных месяцах высчитывается отдельно для каждого неполного календарного месяца (количество календарных дней в неполном календарном месяце = 29,3: количество календарных дней в месяце x количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время).

При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат (независимо от их источников), применяемые у работодателя.

Стоимость рабочего и отпускного дня отличается, так как зарплата считается за отработанное время с учетом количества рабочих дней, а отпускные – по среднему заработку за последний год с учетом календарных дней. Так, при зарплате в 60 тыс. руб. в месяце, в котором 21 рабочий день, стоимость одного рабочего дня составит 2857 руб., а отпускного дня – только 2047 руб. (60 000 / 29,3 = 2047). Поэтому если отпуск выпадет только на рабочие дни, то работник получит на 810 руб. меньше. А если захватит и выходной – то на 2047 руб. больше. Это связано с тем, что в период отпуска выходные оплачиваются, а в рабочий период – нет.

Также не стоит забывать о том, что в расчете отпуска учитывается только официальный доход. Серая зарплата, выплаченная в конверте, значения для оплаты заслуженного отдыха не имеет. Нужно быть готовыми и к тому, что после отпуска зарплата придет не за весь месяц, а только за фактически отработанные за рамками отпуска дни.

Можно ли не включать в отпуск выходные дни?

Об этом же упоминал Минтруд России в своем письме от 7 декабря 2018 г. № 14-2/ООГ-9754. «Кодексом не установлен запрет на предоставление отпуска работнику в случае, если начало отпуска приходится на выходной и (или) нерабочий праздничный день», – указывалось в разъяснениях.

Так, например, возможен такой график стандартного 28-дневного ежегодного оплачиваемого отпуска:

• одна часть – 14 календарных дней подряд;
• 5 дней отдыха – с понедельника по пятницу;
• еще 5 дней – с понедельника по пятницу;
• 4 дня – с понедельника по четверг.

Между тем предоставление отпуска исключительно в выходные дни, по мнению Минтруда России, не будет соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.

Стоит обратить внимание и на нюанс, связанный с финансовой составляющей. Если выходные дни включены в период отпуска, то они оплачиваются. Поэтому если, к примеру, отпуск намечен с понедельника по пятницу, то отпускные начислят за 5 дней, хотя сам период отдыха с учетом предшествующих и последующих выходных растянется на 9 дней. Напротив, если отдых начнется с субботы и закончится в следующее воскресенье, то отпускные выплатят за все 9 дней.

Учитываются ли в периоде отпуска праздничные дни?

• 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – Новогодние каникулы;
• 7 января – Рождество Христово;
• 23 февраля – День защитника Отечества;
• 8 марта – Международный женский день;
• 1 мая – Праздник Весны и Труда;
• 9 мая – День Победы;
• 12 июня – День России;
• 4 ноября – День народного единства.

Если на период отпуска выпадет одна из перечисленных дат, то отпуск увеличится. Но это касается только указанных праздников. Если выходной был перенесен по решению Правительства РФ на другой день (например, как в 2026 году будет с 8 марта – праздник и так придется на выходной (субботу), поэтому его сдвинули на 13 июня), то день переноса не повлияет на продолжительность отпуска, так как сам по себе он не праздничный, а лишь перенесен с праздничного. Зато за счет праздничных дней можно сделать свой отпуск немного (а если он придется на новогодние каникулы – то и намного) длиннее. Решение зависит только от работника и его приоритетов – длительный отдых или прибыльные отпускные, а также от его умения договориться с начальством.

Как составить график отпусков

Для начальства и кадровой службы планирование на следующий год связано, в первую очередь, с составлением графика отпусков. Часть 1 ст. 123 ТК РФ предписывает ежегодно утверждать его не позднее чем за две недели до наступления календарного года. В этом году такой срок приходится на 17 декабря включительно. Но озаботиться формированием этого документа можно и заранее.

Для организаций, созданных в течение календарного года, на который утверждается график отпусков (то есть после установленной даты его утверждения – например, с начала года), действует свое правило – им разрешено составлять график отпусков и дополнять его по мере трудоустройства работников. В этом случае документ целесообразно утвердить вместе с приемом на работу первого работника, включая и руководителя компании.

Обязателен ли график отпусков и надо ли согласовывать его с работниками?

Документ с запланированными датами отпуска всех сотрудников обязателен – причем как для работодателя, так и для работника. Конституционный Суд Российской Федерации в своем определении от 2 марта 2006 г. № 60-О, отмечал, что именно в указанный в графике календарный период работодатель должен предоставить, а работник – использовать ежегодный отпуск.

Что касается вопроса с разделением отпуска на части при утверждении графика, то работнику и работодателю требуется согласовать и сам факт разделения отпуска, и продолжительность каждой его части. Для этого достаточно либо получить от работника заявление с указанием продолжительности частей отпуска, либо заключить с ним соглашение, либо дополнить график отпусков специальной графой с отметкой о согласии подчиненного с разделением отпуска на части.

Обязательно ли знакомить работников с графиком отпусков?

Если признать график отпусков локальным нормативным актом, то, руководствуясь прямой нормой ТК РФ об обязательности ознакомления работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), следует знакомить работников и с графиком отпусков.

Но так как отдельной нормы об обязанности работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись в ТК РФ нет, равно как и прямой нормы об отнесении графика отпусков к локальным нормативным актам, то не должна применяться и ответственность за неознакомление с этим документом. Для исполнения обязанности работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в данном случае достаточно заблаговременного (не позднее чем за две недели) извещения конкретного работника о времени начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как составить график отпусков?

С 2004 года действует унифицированная форма № Т-7 для графика отпусков, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Но она носит рекомендательный характер. Форму графика работодатель может разработать и самостоятельно. Обычно она представляет собой таблицу с указанием в отношении каждого работника периодов отпуска в конкретном календарном году.

При составлении графика лучше указывать конкретную дату начала ежегодного оплачиваемого отпуска и его продолжительность. Документ должен быть подписан начальником отдела кадров и руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Пример заполнения Графика отпусков (подготовлено экспертами компании «Гарант»)

После утверждения графика отпусков одностороннее его изменение будет невозможно. Если у работника или работодателя возникнет необходимость сдвинуть даты отпуска, то сторонам нужно будет согласовать такое изменение (определение Московского городского суда от 26 марта 2015 г. № 33-5833/15). А для отражения в графике данных о новых сотрудниках, как правило, потребуется заполнить отдельную форму, утвержденную как дополнение к графику.

Кого включать в график и кто имеет право на выбор удобных дат отпуска?

График определяет очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков каждого работника, поэтому в него следует включать всех сотрудников (в том числе руководителей). Имеются в виду те лица, у которых право на отпуск будет в том году, на который составляется график, и с которыми действует трудовой договор на момент утверждения плана отпусков.

Но Роструд в своих ответах на вопросы пользователей портала «Онлайнинспекция.РФ» и в письмах упоминал о некоторых категориях работников, которых можно не упоминать в графике. Например, это касается, женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком и осуществляющих трудовую деятельность в режиме неполного рабочего времени. Их нужно отражать в графике только тогда, когда достоверно известно, что они желают воспользоваться ежегодным оплачиваемым отпуском.

«Женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом работающей на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно ТК РФ не предусматривает», – пояснял Пленум Верховного Суда Российской Федерации в п. 20 своего постановления от 28 января 2014 г. № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Не запрещено указывать информацию о нахождении работника в отпуске по уходу за ребенком в графике отпусков, например, в графе «Примечания».

При этом при формировании графика стоит учитывать, что ТК РФ предусматривает приоритетное право выбора периодов отдыха для некоторых категорий трудящихся. Это касается:

• работников, имеющих трех и более детей в возрасте до 18 – они могут взять отпуск по своему желанию в удобное время до достижения младшим из детей возраста 14 лет (ранее такое право предоставлялось тем, кто имеет детей до 12 лет) (ст. 262.2 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников – имеют право не только на более продолжительный ежегодный основной оплачиваемый отпуск (31 календарный день), но и могут использовать его в удобное для себя время (ст. 267 ТК РФ);
• одного из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ).

Аналогичные трудовые гарантии другими федеральными законами установлены для:

• инвалидов войны и ветеранов боевых действий (ст. 15 Федерального закона от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ «О ветеранах»);
• Героев РФ и полных кавалеров ордена Славы, Героев Советского Союза (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I);
• Героев труда и полных кавалеров ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Федерального закона от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ);
• почетных доноров (ст. 23 Федерального закона от 20 июля 2012 г. № 125-ФЗ) и т. п.

Еще одна категория работников, которым положен отпуск в удобное время, – это супруги военнослужащих. Для них правило актуально в случаях, когда они хотят использовать свой отпуск одновременно с мужем или женой. Причем продолжительность отпуска по их желанию может быть равной длительности отпуска военнослужащих. Но ту часть отдыха, которая превысит обычную по основному месту работы, предоставят без сохранения зарплаты (ст. 11 Федерального закона от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Отпуском не по графику могут воспользоваться и супруг – в период, когда его законная супруга находится в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст.123 ТК РФ) и беременные женщины и женщины, ухаживающие за ребенком (им разрешено присоединить свой очередной оплачиваемый отпуск к отпуску по беременности и родам или к отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). В этом же списке – работники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК РФ), совместители (им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ).

Работодатель также обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) по просьбе одного из родителей (опекунов, попечителей), работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Речь идет о случаях, когда такой отпуск нужен для сопровождения несовершеннолетнего ребенка в другую местность до ссуза или вуза, куда он планирует поступить (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).

Должен ли работодатель отслеживать график отпусков и хранить его?

По общему правилу, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Следовательно, обязанность отслеживать график отпусков лежит на работодателе. Обычно этим занимаются отдел кадров, служба персонала и т. п. Для оформления отпуска по графику достаточно издания приказа о предоставлении отпуска. Дополнительное заявление работника может потребоваться только в случае, если он желает перенести свой отпуск на другие даты. График отпусков нужно хранить в течение одного года (ст. 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который оформлен документ (п. 1.4 Перечня). Следовательно, график отпусков на 2026 год, который закончит свое действие 31 декабря следующего года, придется хранить весь 2026 год, а график отпусков на 2026 год – до конца 2027 года.

Зачем нужен график отпусков

График отпусков — не прихоть работодателя или государства. Это инструмент, который помогает руководителям сохранить бесперебойную работу компании — в нем фиксируют отпуска всех сотрудников. С наглядным графиком не получится, что в отпуск уйдет весь отдел сразу или несколько человек одной должности. Так компания сможет стабильно работать круглый год, а сотрудники — уходить на заслуженный отдых.

С графиком отпусков все руководители и кадровые менеджеры сразу увидят, что определенные даты уже «заняты» отпуском коллеги. В результате они не согласуют отпуск, а предложат одному из разработчиков выбрать другое время.

Пример. Два разработчика одного ПО собрались в отпуск в одни даты. Если уйдут оба, то некому будет выполнять задачи. Заменить обоих сразу никто не сможет, особенно если экспертиза по продукту есть только у них. Работа попросту застынет.

Работники могут выбрать любые даты, когда брать отпуск и на какое количество дней, но всегда обсуждают это с руководителем и HR-менеджером. Ограничения и возможности прописаны в главе 19 Трудового Кодекса и в локальных нормативных актах компании. К примеру, по ТК РФ одна часть должна быть не меньше 14 дней. А в ЛНА часто бывает правило, что отпуск должен быть кратен семи дням. График становится ориентиром для коллектива. С ним сотрудники могут прикинуть, когда из-за отпуска коллеги возрастет нагрузка или кому можно передать дела на время своего отдыха.

Руководитель отдела кадров составляет и утверждает график отпусков до 17 декабря каждого года. К этому дню график отпусков всех сотрудников уже должен быть готов, иначе работодатель может получить штраф.

Несмотря на то, что график утвержден, он может меняться, если необходимо. К примеру, когда кто-то увольняется или уходит на больничный. Для этого нужно обратиться к руководителю или кадровому специалисту.

Когда сотрудник уходит в отпуск, он пишет заявление, а отдел кадров — приказ, который подписывают работник и директор. Процесс небыстрый, особенно если многие работают удаленно или руководитель часто в командировках. Чтобы подписывать бумаги и обмениваться ими в пару кликов, используйте кадровый электронный документооборот в Битрикс24 КЭДО.

Подписывайте кадровые документы онлайн. Без доплат за каждого сотрудника.

Часто задаваемые вопросы о выборе времени отпуска по закону

Вопрос: Можно ли взять отпуск на 1 день?
Ответ: Да, по соглашению сторон трудового договора отпуск можно разделить на части, одна из которых должна быть не менее 14 дней.

Вопрос: Через сколько месяцев работы положен первый отпуск?
Ответ: Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы.

Вопрос: Может ли работодатель отказать в отпуске в желаемые даты?
Ответ: Да, если это нарушает производственный процесс, но приоритетное право на выбор времени имеют льготные категории работников.

Вопрос: Входят ли больничные в отпуск?
Ответ: Нет, больничный лист продлевает отпуск на количество дней нетрудоспособности.

Вопрос: Можно ли перенести отпуск на следующий год?
Ответ: Да, но только по соглашению сторон и при условии, что отпуск будет использован не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года.

Вопрос: Как оплачивается отпуск?
Ответ: Отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска, исходя из среднего заработка.

Вопрос: Сколько дней отпуска положено по закону?
Ответ: Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней.

Вопрос: Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией?
Ответ: Только за часть отпуска, превышающую 28 дней, или при увольнении.

Вопрос: Влияет ли отпуск на расчет зарплаты?
Ответ: Да, отпускные рассчитываются отдельно, а за отработанные дни начисляется зарплата.

Вопрос: Что делать, если работодатель не отпускает в отпуск по графику?
Ответ: Обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру, так как нарушается трудовое законодательство.